10 Regeln für die richtige Etikette für geschäftliche Besprechungen

Die Einhaltung der richtigen Etikette für ein Geschäftstreffen schafft Respekt unter den Teilnehmern, hilft beim Meeting, pünktlich zu beginnen und zu enden, und fördert eine Atmosphäre der Zusammenarbeit. Fehlende Etikette und schlechte Planung sind zwei der Hauptgründe, warum viele Geschäftstreffen scheitern. Bringen Sie Ihren Mitarbeitern bei, wie Sie geschäftliche Meetings durchführen, um sicherzustellen, dass die Meetings Ihres Unternehmens effektiv sind.

1. Früh ankommen (keine Ausreden)

Kommen Sie mindestens 15 Minuten früher am Ort des Geschäftstreffens an. Dies zeigt Respekt und ermöglicht es Ihnen, einen Sitzplatz zu finden und sich zu positionieren, bevor das Meeting beginnt.

2. Folgen Sie der Agenda

Der Versammlungsleiter sollte jedem Teilnehmer mindestens eine Woche im Voraus eine Versammlungsagenda zukommen lassen. Die Teilnehmer sollten den Vorsitzenden mindestens 48 Stunden vor der Sitzung anrufen, um Bedenken bezüglich der Tagesordnung zu äußern. Der Vorsitzende und der betroffene Teilnehmer haben dann Zeit, um festzustellen, ob Änderungen vorgenommen werden müssen. Die Tagesordnung sollte auch die Start- und Endzeiten des Meetings enthalten.

3. Seien Sie sorgfältig vorbereitet

Jeder Teilnehmer sollte mit allen Materialien und Daten, die er benötigt, und dem Verständnis des Besprechungsthemas zum Meeting kommen. Der ganze Zweck des Treffens besteht darin, das Thema zu diskutieren. Sie haben alle Zeit verschwendet, wenn Sie nicht bereit sind, einen Beitrag zu leisten.

4. Machen Sie regelmäßige Pausen

Die Besprechungen sollten alle zwei Stunden eine Pause einlegen, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer konzentriert bleiben. Streben Sie nach Pausen von ca. 20 Minuten und Mahlzeiten von ca. 30 Minuten.

5. Befolgen Sie die Kleiderordnung

Der Vorsitzende sollte angeben, welche Art von Kleidung für die Besprechung erforderlich ist, ob geschäftlich oder geschäftlich, und die Teilnehmer sollten dieser Regel folgen. Eine repräsentative Auflistung der Kleidung wäre hilfreich, da die Teilnehmer möglicherweise unterschiedliche Ansichten darüber haben, was Business Casual und Business Formal sind. Wenn Sie beispielsweise die Besprechung als Geschäftsformell auflisten, können Sie angeben, dass ein Button-Down-Hemd und Khaki-Hosen ausreichend sind.

6. Sprechen Sie nacheinander

Halten Sie das Meeting organisiert, indem Sie nur sprechen, wenn Sie das Wort haben. Stellen Sie während des vorgesehenen Zeitraums Fragen und heben Sie Ihre Hand, um vom Vorsitzenden als das Wort erkannt zu werden. Unterbrechen Sie niemanden, während Sie sprechen oder eine Frage stellen.

7. Hören Sie, hören Sie wirklich zu

Möglicherweise stellen Sie fest, dass viele der Fragen, die Sie zu einem Thema haben, durch den Inhalt des Meetings beantwortet werden. Hören Sie aufmerksam zu dem Meeting und machen Sie sich Notizen. Aktives Zuhören ist respektvoll und bietet Ihnen eine solide Basis für die Formulierung Ihrer Antwort.

8. Bleib ruhig

Vermeiden Sie nervöse Angewohnheiten, z. B. einen Stift auf den Tisch zu schlagen, mit dem Mund hörbare Geräusche zu machen, Papiere rascheln zu lassen oder mit den Füßen auf den Boden zu klopfen. Dies ist für andere Teilnehmer ablenkend und lässt Sie ängstlich aussehen, auch wenn Sie es nicht sind.

9. Seien Sie höflich mit Ihrem Telefon

Schalten Sie Ihr Mobiltelefon vor Beginn des Meetings aus. Wenn Sie mit einem dringenden Anruf rechnen, stellen Sie Ihr Telefon so ein, dass es vibriert und entschuldigt sich von der Besprechung, wenn der Anruf eingeht. Wenn Laptops nicht für die Besprechung genehmigt wurden, schalten Sie den Bildschirm aus, und senken Sie den Bildschirm, damit Sie niemanden behindern Aussicht.

10. Keine Gäste mitbringen

Bringen Sie nicht unangemeldete Gäste zu einem Meeting. Wenn Sie jemanden haben, den Sie zu einer Besprechung mitbringen möchten, wenden Sie sich an den Vorsitzenden, um die Erlaubnis zu erhalten, Ihren Gast mitzubringen. Wenn keine Erlaubnis erteilt wird, bringen Sie ihn nicht mit.

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