10 Tipps für Business-E-Mail-Etikette

In geschäftlichen E-Mails wird die gedruckte Korrespondenz fast vollständig ersetzt. Dies bedeutet jedoch nicht, dass diese schnellere Herangehensweise an die Kommunikation weniger professionell sein sollte als die der herkömmlichen Kollegen. Für geschäftliche E-Mail-Etikette gelten möglicherweise mehr Anforderungen als für das Versenden von E-Mails, insbesondere wenn E-Mail-Funktionen wie Weiterleiten, CC und BCC verwendet werden.

Verwenden Sie eine informative Betreffzeile

Durch die Auswahl der richtigen Betreffzeile wird nicht nur die Aufmerksamkeit auf Ihre E-Mail gelenkt, sondern auch eine intelligente Möglichkeit, auf das betreffende Thema aufmerksam zu machen und Verwirrung zu vermeiden. Wenn Sie schreiben, um eine Telefonkonferenz zu planen, ist „Con Call“ keine gute Betreffzeile. „Telefonkonferenz mit Joe's Warehouse“ bietet Empfängern mehr Informationen und erleichtert das Durchsuchen Ihres Posteingangs und von Referenzdateien, wenn Sie in Zukunft etwas abrufen müssen.

Seien Sie in der Send To Line vernünftig

Jeder, der jemals an einer unendlichen Kette einer E-Mail „Antworten an alle“ beteiligt war, erkennt, dass nicht jeder ständig in jede E-Mail kopiert werden muss. Fragen Sie sich bei der Entscheidung, wer Ihre E-Mail erhalten soll, ob diese Person wirklich auf dem Laufenden sein muss. Wenn Sie eine Besprechung mit Ihrem CEO planen, kopieren Sie auf jeden Fall Ihren Assistenten und den Assistenten Ihres Chefs, um den Prozess zu koordinieren. Es ist jedoch nicht erforderlich, andere Personen in eine Schleife zu bringen, es sei denn, sie haben einen berechtigten Einsatz für das Meeting oder das Ergebnis.

Wissen wer zu CC

Natürlich gibt es Zeiten, in denen es angebracht ist, mehrere andere Parteien zu kopieren oder zu kopieren. Dies beinhaltet, wenn die E-Mail

  • Suche nach Zeiten für ein Gruppentreffen

  • Bitte um Anregungen zu einer Idee oder einem Projektentwurf

  • Halten Sie jemanden wie einen Projektmanager in der Konversationsschleife

Viele verwenden die CC-Funktion von Business-E-Mail, um anderen zu zeigen, dass Maßnahmen ergriffen werden. Wenn Sie sich beispielsweise mit einem potenziellen Kunden in Verbindung setzen, können Sie Ihren Chef mit CC beauftragen, um anzuzeigen, dass die Interaktion als Höflichkeit oder FYI gut funktioniert.

Verwenden Sie Blindkopie primär für den Datenschutz der Empfänger

Das blinde Kopieren ist mehr eine Frage des gesunden Menschenverstandes als eine Frage der Etikette, aber es gibt Zeit und Ort für seine Verwendung, insbesondere als Datenschutzmerkmal. Wenn Sie beispielsweise eine große Gruppen-E-Mail senden, z. B. an eine bestimmte Kundengruppe, können Sie mit der BCC-Funktion die Empfängerliste privat halten. Missbrauchen Sie die Funktion jedoch nicht, indem Sie unangemessene Parteien mit einer Konversation verbinden, die als privat erscheint.

Seien Sie vorsichtig mit Vorwärts

Die Weiterleitungsfunktion von E-Mail ist eine praktische, jedoch potenziell gefährliche E-Mail-Methode, wenn sie nicht ordnungsgemäß verwendet wird. Lesen Sie beim Weiterleiten einer E-Mail sorgfältig den Inhalt der gesamten Nachricht, insbesondere wenn es sich um eine Kette handelt, bevor Sie auf Senden klicken. In Gruppennachrichten wird manchmal ein Empfänger hinzugefügt oder abgelegt, insbesondere wenn eine ständige Konversation stattfindet. Sie möchten nicht unabsichtlich etwas weiterleiten, das ein Gespräch oder Material anzeigt, das nicht für ihre Augen bestimmt ist.

Antworten Sie nicht regelmäßig auf alle

Wie unendliche CCs und Forwards kann die Funktion "Allen antworten" hilfreich oder ärgerlich sein. Überlegen Sie, ob Sie wirklich auf alle Personen in einer Gruppen-E-Mail antworten müssen oder ob nicht beteiligte Parteien aus der Kette fallen können. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie sich mit E-Mail-Gruppenlisten beschäftigen.

Referenzanhänge in Ihrer E-Mail

E-Mails erleichtern das schnelle Teilen von Dokumenten, Präsentationen, Folien und Fotos. Bei der Weiterleitung eines Anhangs lassen die meisten Systeme jedoch nach ein bis zwei Runden Anlagen ab, um Platz auf dem Server zu sparen. Wenn Sie jemandem einen Anhang senden, verweisen Sie ihn in Ihrer E-Mail und überprüfen Sie vor dem Senden, ob er angehängt ist.

Hören Sie auf, "Ja" zu sagen

Und hör auch auf, "nein" zu sagen. Geschäfts-E-Mails sind eine schnelle Möglichkeit, Kollegen schnelle Fragen zu stellen, und auch wenn Sie mit einem schnellen Ja oder Nein leicht antworten können, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Antwort klar ist und keine Klarstellung erfordert. Wenn jemand zwei Fragen in einer E-Mail stellt, antworten Sie mit zwei Antworten und machen Sie Ihre Nachricht präzise.

Beachten Sie grundlegende Feinheiten

In geschäftlichen E-Mails ist nach wie vor Professionalität gefragt, insbesondere wenn Sie Vorgesetzte oder Kunden per E-Mail benachrichtigen und heikle Kundenprobleme lösen. Insbesondere sollte der erste Abschnitt einer E-Mail-Kette mit einer Anrede wie "Hallo" oder "Sehr geehrte Person" beginnen. Verwenden Sie am Ende Ihrer E-Mail einen Signaturblock, der auch Ihren Titel und Ihre Kontaktinformationen enthält.

Missbrauchen Sie nicht die Funktion mit hoher Priorität

Seien Sie nicht der Junge, der den Wolf geweint hat, indem Sie alles als "Urgent" gekennzeichnet haben. Es ist irritierend, und Ihre Kollegen und Kunden werden sich darüber ärgern. Eine Änderung der Tagesordnung für ein Treffen mit dem Chef, das in fünf Minuten beginnt, ist dringend. Kostenlose Donuts im Pausenraum am kommenden Freitag nicht.

Wenn es um Geschäftskorrespondenz geht, ist es immer besser, sich auf die Seite der Professionalität und der traditionellen Korrespondenzprotokolle zu begeben, als auf den ersten Blick als flippig oder schlampig empfunden zu werden.

Empfohlen

Ideen für kostengünstige Mitarbeiteranreize
2019
So ermitteln Sie die wichtigsten Ziele der internen Kontrolle in Bezug auf die Personalabrechnung
2019
Die Vorteile eines zentralen Büros
2019