3 Arten von Geschäftsdokumenten

Unternehmen beschäftigen sich mit Hunderten verschiedener Arten von Dokumenten, aber die Dokumente können normalerweise als informativ, negativ oder überzeugend eingestuft werden. Die Arten von Nachrichten können sich überschneiden. Beispielsweise könnte eine Nachricht sowohl negativ als auch informativ sein. Nahezu alle Geschäftsdokumente versuchen, die Nachricht des Dokuments zu nutzen, um den Goodwill aufzubauen, indem sie sich an die Bedürfnisse der beabsichtigten Zielgruppe anpassen. Autoren passen Dokumente an eine Reihe von Publikumsvariablen an, einschließlich Größe, Position und Eigenschaften des Publikums.

Informative Dokumente

Informative Dokumente umfassen Jahresabschlüsse, Newsletter, Forschungsberichte, Zusammenfassungen, Dankesnotizen und Kontoanpassungen. Übertragungen sind eine andere Form von Informationsnachrichten, die erklären, was gesendet wird. Faxe und E-Mails mit Anhängen werden häufig mit Übermittlungsschreiben geliefert. Um die beabsichtigte Nachricht zu liefern, sollten informative Dokumente relevant und kurz sein oder einfach, wenn kurze nicht möglich sind. Positive informative Dokumente benötigen nicht das gleiche Maß an Goodwill-Aufbau wie überzeugende oder negative Dokumente, aber informative Botschaften sollten dennoch Rücksicht auf das beabsichtigte Publikum nehmen.

Negative Dokumente

Negative Dokumente werden für eine Reihe von Zwecken verwendet, oft um sich zu entschuldigen oder eine negative Situation zu erklären. Negativdokumente sind beispielsweise Ablehnungen, Disziplinarverfahren, negative Leistungsbeurteilungen, Entlassungen und Entlassungen. Um einen guten Willen aufzubauen oder zu reparieren, können Autoren negativer Dokumente versuchen, die Informationen als positiv oder überzeugend zu überarbeiten. Verfasser von Negativdokumenten müssen sicherstellen, dass die negativen Elemente noch verstanden werden und das Publikum die beabsichtigte Botschaft des Dokuments versteht.

Persuasive Dokumente

Überzeugende Dokumente versuchen das Publikum zu überzeugen, den Standpunkt der Schriftsteller zu unterschreiben. Anzeigen, Lebensläufe, Leistungsbeurteilungen und Spendenaufrufe sind allesamt überzeugende Dokumente. Das Schreiben eines überzeugenden Dokuments kann etwas mehr Strategie erfordern als das Schreiben anderer Arten von Dokumenten, da der Verfasser potenzielle Einwände des Publikums vorhersehen und darauf eingehen muss. Persuasive Dokumentschreiber können Einwände gegen das Publikum ansprechen, indem sie Emotionen ansprechen und Gründe für sofortige Maßnahmen angeben.

Goodwill bauen

Zusätzlich zu den anderen Zwecken bilden Geschäftsdokumente in der Regel einen guten Willen mit der beabsichtigten Zielgruppe. Goodwill informiert das Publikum darüber, dass der Absender des Dokuments nachdenklich und freundlich ist. Diese Überlegung macht das Publikum wahrscheinlicher, die Dokumentnachricht zu verstehen und darauf zu reagieren. Dokumentautoren zeigen guten Willen, indem sie Informationen an die Bedürfnisse des Publikums anpassen, positive Informationen hervorheben, Höflichkeit zeigen und das Dokument gemäß den Geschäfts- und Branchenstandards strukturieren