5 Verfahren zur Gewährleistung der Sicherheit von Abrechnungsinformationen

Die entscheidende Funktion der Personalabteilung in Verbindung mit den sensiblen Mitarbeiterinformationen bedeutet, dass Sicherheit ein zentrales Anliegen ist. Die Art der Informationen und die Art und Weise, in der sie gespeichert werden, trägt dazu bei, wie Sie die finanziellen Informationen, die rechtlichen Aspekte und die persönlichen Informationen Ihrer Mitarbeiter schützen.

Sichere physische Umgebung

Das physische Layout der Personalabteilung beeinflusst die Sicherheit der Informationen. Alle physischen Kopien von Dokumenten, die persönliche Informationen enthalten, müssen jederzeit gesperrt sein. Aktenschränke mit Schlössern funktionieren gut für diesen Zweck. Stellen Sie die Schreibtische so auf, dass die Computerbildschirme weder von der Tür noch von den Personen in der Nähe sichtbar sind. Lassen Sie die Türen zum Gehaltsbüro gesperrt, und haben Sie nur Zutritt zu Mitarbeitern und autorisiertem Management. Wenn Dokumente außerhalb des Standorts gespeichert werden, wählen Sie einen Ort, an dem Sie die Dokumente für den Zugriff nur durch autorisiertes Personal sperren können.

Zugriff einschränken

Zusätzlich zu den physischen Vorsichtsmaßnahmen muss ein Unternehmen Richtlinien für den Zugriff auf die Abrechnungsinformationen festlegen. Beispielsweise können einzelne Mitarbeiter normalerweise auf ihre eigenen Datensätze zugreifen, andere Mitarbeiter sollten jedoch nicht auf die Informationen der Kollegen zugreifen können. Bestimmen Sie, wer Zugriff auf die Datensätze der einzelnen Mitarbeiter hat und wie der Zugriff behandelt wird. Bringen Sie die spezifischen Informationen zum Mitarbeiter, anstatt ihm zu erlauben, sie abzurufen. Die Überwachung, während sich der Mitarbeiter in der Personalabteilung befindet, ist auch für die Aufrechterhaltung der Sicherheit von entscheidender Bedeutung.

Elektronische Sicherheit herstellen

Da der Großteil der Lohnabrechnung elektronisch abgewickelt wird, ist die Wahl der Software und der elektronischen Sicherheit des Unternehmens von wesentlicher Bedeutung. Ihr Unternehmen benötigt eine Firewall, um Ihre Computersysteme und Datenbanken zu schützen. Der Passwortschutz an allen Rechnerstationen bietet einen weiteren elektronischen Schutz. Arbeiten Sie mit der IT-Abteilung oder mit einem unabhängigen Berater zusammen, um Ihre Sicherheit zu verbessern, und überprüfen Sie regelmäßig, ob das System ordnungsgemäß funktioniert.

Externe Anfragen standardisieren

Externe Anfragen zu Abrechnungsinformationen machen Sie für einen potenziellen Verstoß offen. Während Gläubiger, Hypothekenunternehmen und andere Unternehmen mit einem finanziellen Interesse Sie möglicherweise kontaktieren, besteht keine Möglichkeit zu überprüfen, wer sich tatsächlich am anderen Ende der Leitung befindet. Möglicherweise erhalten Sie Anrufe, um das Einkommen eines Mitarbeiters oder von Gläubigern, die Löhne zahlen wollen, zu überprüfen. Erstellen Sie ein Standardsystem, um diese Informationen schriftlich abzufragen. Im Falle einer Pfändung müssen die richtigen legalen Wege befolgt werden. Schulung aller Mitarbeiter der Personalabrechnung in den korrekten Verfahren zum Freigeben von persönlichen Informationen über Mitarbeiter.

Entsorgung ordnungsgemäß handhaben

Eine geringere Anzahl an Dokumenten und Informationen bedeutet weniger Sicherheitslücken. Begrenzen Sie nach Möglichkeit die Anzahl der aufbewahrten Gegenstände, sofern dies nicht aus Steuer- oder Prüfungsgründen erforderlich ist. Wenn Sie Dokumente loswerden, ist eine ordnungsgemäße Entsorgung unerlässlich. Erstellen Sie Richtlinien für den Umgang mit sensiblen Dokumenten, die ein sicheres Zerkleinern der Materialien einschließen sollten.