5 Schritte zum Kommunikationsprozess am Arbeitsplatz
Als Inhaber eines kleinen Unternehmens verbringen Sie wahrscheinlich den größten Teil des Tages damit, mit Ihren Mitarbeitern, Kunden, potenziellen Kunden, Anbietern und anderen Personen zu kommunizieren. Es scheint also eine kluge Idee zu sein, die Erinnerung an die fünf Schritte des Kommunikationsprozesses aufzufrischen, damit Sie Ihre Fähigkeiten verbessern können. Der Elektroingenieur Claude Elwood Shannon veröffentlichte 1948 in einer Mathematikzeitschrift die als "Mutter" aller Kommunikationsmodelle bekannt geworden. Seine Ideen leben weiter, verbunden mit einigen zeitgemäßen Herausforderungen, denen kleine Unternehmer oft am Arbeitsplatz gegenüberstehen.
Formulieren Sie eine Idee
Für viele Unternehmer ist das Formulieren einer Idee für eine Nachricht der einfachste Schritt in einem fünfstufigen Prozess, da es Impulse gibt. Die Nachricht fällt oft unter die Kategorie "Gute Nachrichten" (" Ich gebe Ihnen eine Promotion! ") Oder die Kategorie "Nicht so gute Nachrichten" (" Dieser unzufriedene Kunde von Ihnen hat eine weitere Beschwerde eingereicht .")
Herausforderung für den Kleinunternehmer: Wenn Sie einmal die Aufmerksamkeit von jemandem genutzt haben, kann es verlockend sein, auch andere Dinge auf den Tisch zu bringen. Aber riskieren Sie nicht, Ihre Botschaft zu verwässern oder zu verwirren. Bleiben Sie bei einem Thema und behalten Sie den Fokus allein darauf.
Kodieren und entwickeln Sie die Nachricht
„Kodieren“ ist eine weitere Möglichkeit, eine Idee in eine Nachricht umzuwandeln oder umzusetzen. Wenn Sie jemals gedacht haben: „Ich weiß, was ich sagen möchte; Ich weiß einfach nicht, wie ich es sagen soll “, dann bleiben Sie wahrscheinlich beim Kodieren. Es kann schwieriger sein, als viele kleine Unternehmer denken.
Herausforderung für den Kleinunternehmer: Nehmen Sie sich Zeit für diesen wichtigen Schritt und sprechen Sie, wie Schriftsteller es oft tun, durch grobe Flecken. Wählen Sie Ihre Worte sorgfältig aus und wählen Sie klare, direkte Wörter und Begriffe aus. Eschew rhetorische Fragen, die den Empfänger Ihrer Nachricht verwirren können.
Nachricht reist über ein Medium
Zunächst müssen Sie entscheiden, welches Medium für Ihre Nachricht am besten geeignet ist, bevor Sie sie senden. Die meiste Kommunikation findet über visuelle oder auditive Medien statt. Betrachten Sie ein persönliches Treffen als eine Kombination der beiden, die für Ihre Zwecke ideal sein kann, da Sie Ihre Worte mit nonverbalen Hinweisen verstärken können.
Herausforderung für den Unternehmer: Betrachten Sie die Umgebung, in der sich das Medium befindet. Dies könnte die genaue Dekodierung Ihrer Nachricht beeinträchtigen. Wenn eine Umgebung beispielsweise zu heiß ist, zu laut ist oder auf andere Weise ablenkt, überlegen Sie Ihre Wahl noch einmal.
Empfänger empfängt und dekodiert Nachricht
Zweifellos kann dies der kritischste Schritt im Kommunikationsprozess sein. Wenn Sie sich für ein persönliches Treffen mit einem Mitarbeiter oder Kunden entscheiden, werden Sie diese Tatsache schnell erkennen, sobald Sie einen verwirrten Blick auf das Gesicht des Empfängers spüren.
Herausforderung für den Kleinunternehmer: Denken Sie daran, den Fokus dort zu platzieren, wo er hingehört: auf die Interpretation Ihrer Nachricht durch den Empfänger . (Einfach gesagt, Sie waren an der Reihe; jetzt gehört er ihm.) Er kann Fragen stellen, wenn er versucht, die Botschaft zu interpretieren, zu analysieren und zu verstehen, aber nicht immer. Gib ihm etwas Zeit, um es zu tun.
Feedback vom Empfänger schließt den Prozess ab
Rückmeldungen sind für den fünfstufigen Kommunikationsprozess von entscheidender Bedeutung, da sie sicherstellen, dass eine Nachricht richtig verstanden wird. Bei Begegnungen von Angesicht zu Angesicht kann sofort Feedback gegeben werden, was einen Vorteil bietet. Eine schriftliche Mitteilung und Antwort (z. B. in einer E-Mail) kann von Eigentümern kleiner Unternehmen bevorzugt werden, die sich für die Zeitpresse einsetzen. Zwischen Verzögerungspotenzial und fehlinterpretierten Wörtern und Nachdruck kann es jedoch die besten Absichten eines Unternehmers untergraben.
Herausforderung für den Kleinunternehmer: Auch wenn Ihr Empfänger zustimmend nickt - immer ein gutes Zeichen - bitten Sie ihn, ihn zu Ihrem Vorteil umzuformulieren. Dies ist eine aktive Zuhör-Fähigkeit, die angekündigt wird, weil sie Kommunikationsausfälle abschwächen kann. Es wurde nicht von Claude Elwood Shannon entworfen, aber er hätte wahrscheinlich seinen einfachen Stil gutgeheißen. Er wusste wie jedermann, wie viele Hindernisse die „einfache“ wechselseitige Kommunikationsaktivität beeinträchtigen können.