5 Schritte in einem Projektkommunikationsplan im Projektmanagement

Projektkommunikation ist eine koordinierte Anstrengung aller Teammitglieder, vom Projektmanager, der für die Gesamtbotschaft und deren Zustellung verantwortlich ist, bis hin zu einzelnen Teammitgliedern, die an dem Prozess mitwirken. Projektkommunikationspläne folgen den grundlegenden Fragen, wer Informationen erhält, welche Informationen übermittelt werden müssen, wie und wie oft Informationen verbreitet werden, und schließlich wer von dem Projektteam für die Bereitstellung der Informationen verantwortlich ist.

Publikum

Das Projektteam muss alle Zielgruppen identifizieren, die Mitteilungen erhalten sollen. In einem großen Unternehmen würde die Informationstechnologie-Projektkommunikation, die an technische Teams und Entwicklungsteams übermittelt wird, erheblich von Informationen variieren, die dem oberen Management, dem mittleren Management oder dem Verwaltungspersonal zur Verfügung gestellt werden. Andere Beispiele für verschiedene Zielgruppen in einer großen Organisation sind Mitarbeiter, die für die Durchführung von Endbenutzer-Tests oder für die Erstellung von Endbenutzerdokumentationen eingesetzt werden.

Informationsbedarf

Unabhängig davon, ob die Kommunikation nur an technische oder funktionale Teams verteilt wird oder eine breitere Zielgruppe anspricht, sollte jede übermittelte Nachricht auf eine bestimmte Zielgruppe vorbereitet werden. Wenn mehrere verschiedene Zielgruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen vorhanden sind, sollte der Inhalt jeder Nachricht auch für die vorgesehenen Empfänger variiert werden. Ein Beispiel in der Informationstechnologie wäre die Übermittlung technischer Spezifikationen, die an Entwickler übermittelt werden. Dieselben Informationen würden nicht an alle Endbenutzer-Systemtester übermittelt, sondern nur an diejenigen, die für die Dokumentation verantwortlich sind.

Medien

Elektronische Kommunikation wie E-Mail ist zwar das effizienteste Kommunikationsmittel, jedoch nicht immer das effektivste bei der Kommunikation von Projektinformationen oder bei Schulungen. Das Projektteam sollte auch Newsletter, Video-Feeds oder Webinare berücksichtigen. Gruppenpräsentationen und Rathaussitzungen zur Beantwortung von Frage-und-Antwort-Sitzungen können ebenfalls zur Verfügung gestellt werden, um Projektziele, Anwenderschulungen oder Projektergebnisse zu kommunizieren.

Zeitliche Koordinierung

Die Kommunikation für jedes Projekt sollte in der Planungsphase beginnen. Obwohl die anfänglichen Kommunikationsphasen nicht so robust sein werden wie diejenigen, die kurz vor dem Ende eines Projekts stehen, ist der erste Schritt der Übertragung geplanter Änderungen an einer Infrastruktur oder einem Prozess von entscheidender Bedeutung, um das Buy-In aller Parteien zu erhalten. Der Informationsfluss sollte vom Projektteam in Abstimmung mit der Geschäftsleitung einer Organisation abgewickelt werden. Diese Koordination soll festlegen, welche Informationen während des Projektfortschritts an verschiedenen Punkten bereitgestellt werden sollen.

Verantwortlichkeiten

Das Projektteam ist möglicherweise für die gesamte Projektkommunikation verantwortlich, oder es kann eine Unternehmenskommunikationseinheit hinzugezogen werden, um Unterstützung zu leisten. Die Kommunikation wird jedoch abgewickelt, bestimmte Kommunikationsaufgaben sollten bereits in der Planungsphase eines Projekts zugewiesen werden. Obwohl sich die Rollen während der Laufzeit eines Projekts ändern können, muss im Voraus ein Plan zur Delegierung der Kommunikationsaufgaben erstellt werden.

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