5 Arten von Geschäftsdokumenten
Ein Unternehmen verwendet Dokumente, um zu kommunizieren, Geschäfte zu tätigen und seine Produktivität zu analysieren. Geschäftsdokumente reichen von kurzen E-Mail-Nachrichten bis zu komplexen rechtlichen Vereinbarungen. Einige Dokumente werden von Mitarbeitern und Geschäftsinhabern erstellt, während andere von externen Mitarbeitern des Unternehmens (z. B. Buchhalter und Rechtsanwälte) erstellt werden. Da Dokumente einen Beweis für die Geschäfte einer Organisation liefern und auf Jahre hinaus erwähnt werden können, ist es wichtig, dass sie gut geschrieben sind.
E-Mails und Memorandums
Kollegen verwenden normalerweise E-Mails, um Informationen miteinander zu übermitteln. Bevor E-Mails verbreitet wurden, wurden Memoranden für In-Office-Nachrichten verwendet. Memos werden weiterhin in Situationen verwendet, in denen eine Nachricht eine bestimmte Datei begleiten soll und in denen mehr Privatsphäre als eine E-Mail erforderlich ist.
Sowohl ein Memo als auch eine E-Mail identifizieren Absender und Empfänger und enthalten eine Betreffzeile. Der Text wird in einem oder mehreren Absätzen formatiert.
Geschäftsbriefe für die Kommunikation nach außen
Geschäftsbriefe werden verwendet, um mit Personen außerhalb des Büros zu kommunizieren. Zu den Empfängern zählen Kunden, Kollegen in anderen Unternehmen, Dienstleister, Fachleute, die das Unternehmen beraten, Regierungsbeamte und Bewerber. Ein Geschäftsbrief wird normalerweise in Blockform formatiert, wobei alle Elemente des Briefs außer dem Briefkopf am linken Rand ausgerichtet sind.
Es kann per E-Mail gesendet oder per Post zugestellt werden. Wenn im Text einer E-Mail ein Brief gesendet wird, trägt der Absender seinen Namen, seinen Jobtitel und seine Kontaktinformationen unten in der E-Mail ein.
Geschäftsberichte zur Informationsvermittlung
Geschäftsberichte vermitteln Informationen in einem formelleren Format, das normalerweise länger ist als ein Brief. Die Berichte decken eine Vielzahl von Themen ab, darunter die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften, Verkaufszahlen, Finanzdaten, Machbarkeitsstudien und Marketingpläne. Sie können Statistiken, Diagramme, Grafiken, Bilder, Fallstudien und Umfrageergebnisse enthalten. Einige Berichte werden zum Nutzen der Anleger veröffentlicht. Wenn es sich bei einem Bericht um einen periodischen Bericht handelt, z. B. bei einem monatlichen Verkaufsbericht, dient eine Vorlage zur Vereinfachung und zum Vergleich mit vorherigen Berichten.
Transaktionsdokumente zur Abwicklung von Geschäften mit Kunden
Ein Unternehmen verwendet Dokumente, um Geschäfte mit seinen Kunden zu tätigen. Um Zeit zu sparen, können diese Dokumente als Formular formatiert werden, z. B. als Bestellformular, Übermittlungsseite, Rechnung oder Quittung. Die Art der verwendeten Transaktionsdokumente hängt von der Art des Geschäfts ab. Ein Versicherungsagent generiert beispielsweise Versicherungsanträge und -policen, während ein Kreditgeber Kreditanträge und Hypothekenunterlagen verwendet.
In einigen Bereichen schließen Unternehmen Vereinbarungen und Verträge mit anderen ab. Diese Dokumente können vom Anwalt des Unternehmens verfasst werden.
Finanzdokumente zum Verwalten des Geschäfts
Ein Unternehmen verwendet Finanzdokumente, um innerhalb seines Budgets zu bleiben, Budgetvorschläge vorzubereiten und Steuererklärungen einzureichen. Zu diesen Dokumenten gehören Belegunterlagen, Abrechnungsberichte, bezahlte Rechnungen, Kontoauszüge, Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und Steuerberichtsformulare. Diese Dokumente können vom Wirtschaftsprüfer des Unternehmens erstellt werden.
Ein Unternehmer verwendet diese Dokumente, um den finanziellen Erfolg des Unternehmens zu bestimmen und um Bereiche zu identifizieren, die unproduktiv sind. Ein Abteilungsleiter verwendet möglicherweise Finanzdokumente, um einen Budgetvorschlag zu erstellen.