7 Schritte zu einem papierlosen Unternehmen
In einem papierlosen Unternehmen können Sie Aktenreihen und Stapel toter Bäume durch Topfpflanzen und Freiräume ersetzen. Das Konvertieren vorhandener Dateien in ein elektronisches Format erleichtert das Speichern, Freigeben und Suchen. Mit dem richtigen elektronischen Backup-System ist ein papierloses Büro auch vor Verlust oder Beschädigung von Dateien geschützt.
Holen Sie sich Employee Buy-in
Wenn Ihre Mitarbeiter zögerlich oder widerstandsfähig gegenüber dem Wechsel zu einem papierlosen Büro sind, werden Sie den Wechsel nie erfolgreich durchführen. Beginnen Sie frühzeitig und häufig mit möglichst vielen Mitarbeitern über papierlose Alternativen zu ihren aktuellen Arbeitsabläufen. Identifizieren Sie die Mitarbeiter, die am meisten daran interessiert sind, zu papierlos zu wechseln, und beziehen Sie sie in Pilotprojekte ein, um Geschäftsbereiche umzuwandeln. Zum Beispiel könnte es ein Angestellter der Rezeption sein, Sprachnachrichten per E-Mail zu verschicken, anstatt sie aufzuschreiben.
Dateien runterladen
Beim Scannen und Konvertieren von Dokumenten, die Sie eigentlich gar nicht benötigen, gibt es keinen Sinn. Beginnen Sie damit, vorhandene Aktenschränke oder Papierstapel zu sortieren und veraltetes Material wie alte Memos oder abgelaufene Handbücher zu entfernen, die Sie gerade nicht benötigen. Wenden Sie sich an Ihren Anwalt und Steuerberater, um zu erfahren, wie viele Jahre Quittungen und Geschäftsunterlagen Sie aufbewahren sollten.
Scannen und OCR Vorhandene Dokumente
Erwerben Sie einen Scanner, der mit OCR-Software geliefert wird, der Dokumente automatisch in durchsuchbare PDF- oder Word-Dateien scannt. Ein doppelseitiger Scanner mit großem Volumen, der mehrere Papierformate akzeptiert, von Quittungen bis zu Formaten im Legal-Format, sollte die Anforderungen der meisten Arbeitsplätze erfüllen. In Büros, in denen regelmäßig große Mengen von Dokumenten nicht gescannt werden können, sollten Sie jedem Mitarbeiter einen Desktopscanner zur Verfügung stellen, um Linien an einem größeren Gerät zu vermeiden.
Melden Sie sich für die papierlose Rechnungsstellung an
Die meisten Unternehmen bieten papierlose Rechnungsoptionen an, bei denen sie Rechnungen und Quittungen per E-Mail versenden, anstatt sie zu verschicken. Dies reduziert nicht nur Ihre Papiermenge, sondern auch einige Händler bieten Rabatt an, wenn Sie die Post ausschalten. Stellen Sie sicher, dass der angegebene Empfänger diese Datensätze an einem zentralen Ort speichert, nicht in seinem persönlichen E-Mail-Konto, um den zukünftigen Zugriff zu gewährleisten.
Wechseln Sie zu elektronischem Fax
Online-Dienste wie eFax und FaxZero können zusammen mit einem Scanner ein herkömmliches Faxgerät vollständig ersetzen. Verteilen Sie Ihr elektronisches Faxgerät und empfangen Sie eingehende Faxe als E-Mail-PDFs. Senden Sie ein Fax, indem Sie eine gescannte oder vom Computer generierte PDF-Datei hochladen. Diese Dienste können sogar automatisch ein Deckblatt für Sie erstellen.
Restliche Dokumente vernichten
Das Ablegen von Kunden- und Steuerdatensätzen über Jahre hinweg in den Papierkorb kann ein unerwartetes Geschenk an einen Dieb oder einen neugierigen Konkurrenten sein. Stellen Sie sicher, dass Sie Vorsichtsmaßnahmen treffen, wenn Sie gescannte Dokumente entsorgen, z. B. ein Schredderunternehmen damit beauftragen, sensible Datensätze zu vernichten.
Sichern Sie Ihre elektronischen Dateien
Wenn Sie Ihre Dateien nicht sichern, kann eine einzelne ausgefallene Festplatte oder ein Stromausfall Ihren gesamten Geschäftsverlauf löschen. Richten Sie ein zentrales Dateirepository ein, z. B. einen gemeinsam genutzten Server, und sichern Sie dessen Inhalt regelmäßig auf einem externen Server außerhalb des Standorts. Ein geografisch verteilter Sicherungsplan schützt Sie vor Festplattenausfällen sowie standortbasierten Bedrohungen wie Erdbeben oder Bränden.