8 Schritte des Einkaufsprozesses einer Unternehmensorganisation

Im Gegensatz zu den Kaufgewohnheiten der Konsumenten haben Unternehmen in der Regel einen formaleren Ansatz beim Einkauf. Anstatt Impulse zu kaufen, vergleichen Unternehmen die Preise, vergleichen die Lieferanten und vergleichen die Qualität von Waren und Dienstleistungen, bevor sie einen Verkauf abschließen. Obwohl einige Unternehmen möglicherweise mehr Zeit für bestimmte Schritte des Prozesses aufwenden oder bestimmte Schritte insgesamt ausschalten, können die meisten Business-to-Business-Einkäufe in acht verschiedene Schritte unterteilt werden.

1. Ein Problem wird erkannt

Der Kaufprozess beginnt erst, wenn jemand ein Problem innerhalb der Organisation identifiziert, das durch den Kauf einer Ware oder Dienstleistung gelöst werden kann. Jeder innerhalb der Organisation kann dies veranlassen - vom Kundendienstmitarbeiter aus Druckerpapier - bis zum CEO, der beschließt, die Erweiterung zu einer größeren Anlage zu beschließen. In einigen Fällen kann ein Vertriebsmitarbeiter jemandem in der Organisation dabei helfen, einen Bedarf zu ermitteln, den zuvor niemand erkannt hatte.

2. Allgemeine Bedarfsbeschreibung

Nachdem ein Problem erkannt wurde, bestimmt die Organisation, welches Produkt oder welche Dienstleistung erforderlich ist. Wenn in einem Büro kein Druckerpapier mehr vorhanden ist, kann der Büroleiter entscheiden, dass mehr Papier benötigt wird. Ein Software-Ingenieur in derselben Firma könnte jedoch vorschlagen, dass die Organisation papierlos wird, indem alle Mitarbeiter im Büro mit Tablet-Computern ausgestattet werden.

3. Produktspezifikation

Sobald die allgemeine Notwendigkeit von denjenigen vereinbart ist, die in dieser Organisation über Einkaufsbefugnisse verfügen, werden sie die Optionen eingrenzen, indem sie angeben, was das Produkt oder die Dienstleistung bieten muss. Wenn sie sich für Tablets entschieden haben, geben sie die gewünschte Größe, den Speicherplatz der Tablets usw. an. Wenn sie sich auf Papier entscheiden, würden sie die erforderliche Menge und Qualität des Papiers bestimmen.

4. Lieferantensuche

Der dritte Schritt des Kaufprozesses umfasst die Suche nach potenziellen Lieferanten. Wenn das Unternehmen noch keine feste Beziehung zu einem Anbieter hat, der das Produkt anbietet, muss das Unternehmen häufig online schauen, an Messen teilnehmen oder sich telefonisch mit den Lieferanten in Verbindung setzen. Einkäufer bestimmen, ob die Lieferanten seriös und finanziell stabil sind und ob sie für zukünftige Anforderungen verfügbar sind.

5. Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen

Bei großen Käufen schreiben Organisationen normalerweise eine formelle Ausschreibung (Request for Proposal) aus und senden sie dann an ihre bevorzugten Lieferanten. Alternativ können sie den Prozess öffentlich machen, sodass jeder einen Vorschlag einreichen kann. Für kleinere Einkäufe kann dies so einfach sein wie der Preis auf einer Website.

6. Lieferantenauswahl

In diesem Teil des Prozesses werden Lieferantenvorschläge und Preise bewertet, um zu ermitteln, wer den besten Preis und die beste Qualität bietet. Häufig reicht der Preis allein aus, um das Geschäft eines Unternehmens zu gewinnen, da viele Unternehmen den Preis gegen Finanzierungsoptionen, den Ruf des Lieferanten und den Zulässigkeitsgrad eines Lieferanten abwägen.

7. Bestellspezifikation

Nachdem der Gewinner ausgewählt wurde, gibt die Organisation die Bestellung auf. Dies kann die Feststellung eines Kredits beim Lieferanten, die Vereinbarung von Bedingungen sowie die Überprüfung der Versandzeiten und anderer mit dem Verkauf erzielten Leistungen, wie z. B. Installation oder Produktschulung, umfassen.

8. Leistungsüberprüfung

Nachdem das Produkt geliefert oder die Dienstleistung ausgeführt wurde, überprüft die Organisation den Kauf, um festzustellen, ob die akzeptablen Standards erfüllt sind. Bei größeren Käufen könnte dies eine formale Überprüfung sein, an der die wichtigsten Entscheidungsträger der Organisation und das Verkaufspersonal des Lieferanten beteiligt sind. Für kleinere Einkäufe ist es oft informell. Wenn das Unternehmen beispielsweise eine verspätete Schachtel bestellt oder beschädigt wurde, kann das Unternehmen entscheiden, nicht mehr bei diesem Lieferanten zu kaufen, ohne den Lieferanten über ein Problem in Kenntnis zu setzen.