Rechnungsabschlussverfahren
Das Ende eines Abrechnungszeitraums ist ohne die richtigen Verfahren chaotisch, um sicherzustellen, dass jeder über die richtigen Informationen und Berichte verfügt. Durch die Festlegung festgelegter Verfahren für die Berichterstattung zum Periodenende erhält die Buchhaltungsabteilung Zeit für die Planung und legt die Erwartungen aller Abteilungen für die Vorbereitung fest. Die Buchhaltungsabteilung muss mit Geschäftsführern zusammenarbeiten, um auf der gleichen Seite über die Abschneideverfahren für das Unternehmen zu sein.
Bestandsabschneideverfahren
Der Bestand eines Unternehmens ist ständig in Bewegung. Die Bestellungen werden erfüllt und der Lagerbestand sinkt für jede verkaufte Einheit, während neue Sendungen eintreffen und zu den Stapeln kommen. Die Bestandskontrolle erfordert eine sorgfältige Verfahrenskontrolle, um konsistente Zahlen zu erhalten. Eine Lieferung von Inventar, die im falschen Monat verbucht wurde, könnte zu Unterschieden in Zehntausenden von Dollar führen.
Wenn die Buchhaltung ihre monatlichen Berichte ausführt, benötigt sie mehrere Tage, um all diese Informationen zusammenzutragen. Dies bedeutet, dass die Lager eine feste Frist haben müssen, wann der Bestand für den Monat gezählt wird. Die erste Abteilung ist die Wareneingangs- und Inspektionsabteilung, die neue Warensendungen aufnimmt. Unter der Annahme, dass der Monatsabschluss am 20. Februar fällig ist, könnte das Verfahren zum Abschluss des Empfangs am 26. des Monats vier Tage früher liegen.
Legen Sie einen Zeitpunkt fest, zu dem der gesamte Bestand gezählt werden soll. Möglicherweise mittags am 26. wird der gesamte gezählte Bestand mit dem Vermerk "Before Inventory" versehen, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Berichte werden bis zum Ende des Geschäfts an diesem Tag übermittelt. Filialvorgänge und Veredelungsbereiche müssen ähnliche Fristen haben, um den gesamten Lagerbestand und alle erledigten Aufträge bis zum 26. Ende des Geschäfts zu erledigen.
Dieser Prozess gibt der Buchhaltung eine definierte Periode, um den tatsächlichen Bestand zu ermitteln und die Zahlen von Periode zu Periode zu vergleichen.
Verfahren für das Abschneiden von Konten
Die meisten Anbieter haben eigene Abrechnungszyklen. Das ist gut, weil es der Buchhaltung hilft zu wissen, wann welche Rechnungen zu erwarten sind. Eine Buchhaltungsabteilung kann sich jedoch nicht auf die Konsistenz externer Anbieter verlassen. Verfahren sorgen für Konsistenz in den Berechnungen, wie und wann Kreditorenzahlungen getätigt werden. Stellen Sie genaue Zeiten für die Abschneidebedingungen ein. Andernfalls könnte die Übertragung eines anderen Monats die Bilanz beeinflussen.
Alle Zahlungen sollten sofort in das Ledger eingegeben werden. Allerdings sollte jemand die eingehenden Rechnungen und Zahlungen am Monatsende überwachen. Es ist wichtig, den Aufwand und die Verbindlichkeit im richtigen Abrechnungszyklus zu klassifizieren. Wenn zum Beispiel ein Verkäufer am 27. Juli eine Rechnung für geleistete Arbeit am 27. Juni schickt, ist dies eine Verbindlichkeit für Juni und Kosten für Juli. Der Aufwand und die Haftung würden für denselben Monat gelten, wenn die Arbeit im Juli und nicht im Juni ausgeführt würde.
Buchhalter müssen verstehen, wie das Unternehmen Verbindlichkeiten, Vermögenswerte, Ausgaben und Einnahmen definiert, um sicherzustellen, dass die Bücher von Monat zu Monat korrekt sind. Ausschlussperioden sollten aus Gründen der Genauigkeit und Konsistenz einen eingeschränkten Zugriff auf die Buchhaltungsdaten auslösen.
Prüfungsverfahren
Bei den Prüfverfahren für die Unternehmensbücher werden die Bücher abgeglichen und alle Kreditoren der Kreditoren werden bestätigt. Der Rechnungsprüfer prüft die Rechnung und die Zahlung und fragt, wann die gesetzliche Zahlungspflicht besteht. Einige Anbieter haben eine Zahlungsfrist von 30 oder 60 Tagen, die sich auf die Aufnahmedaten der Haftung auswirken kann.
Erträge und Einnahmen können nicht abgegrenzt werden. Wenn eine Verbindlichkeit jedoch vorzeitig bezahlt wird, kann sie dennoch auf einen späteren Abrechnungszeitraum verschoben werden. Das Unternehmen sollte einen Standard für latente Verbindlichkeiten auf Konsistenz festlegen. Während die Rechnungslegungsgrundsätze eine Haftungsaufschiebung zulassen, ist es möglicherweise keine Politik, die das Unternehmen zulässt. Das Unternehmen könnte sich dazu entschließen, alle Verbindlichkeiten in dem Monat zu halten, in dem sie gegründet wurden, und sie nicht zu verschieben.