Buchhaltung für beschränkte Zuschüsse

Eine beschränkte Finanzhilfe ist, wenn eine Einzelperson, ein Unternehmen, eine Regierung oder eine Stiftung Geld für einen bestimmten Zweck an eine gemeinnützige Organisation spendet. Je nach Höhe der Finanzhilfe kann der Finanzhilfegeber monatliche oder vierteljährliche Berichte anfordern, um sicherzustellen, dass das Geld gemäß der Finanzhilfevereinbarung verwaltet und ausgegeben wird.

Finanzhilfevereinbarung

Eine Finanzhilfevereinbarung sollte die Finanzhilfe begleiten, so dass die Bedingungen der Finanzhilfe ganz klar sind. Dies ist besonders wichtig, wenn der Zuschuss beschränkt ist, da es neben den Beschränkungen für die Verwendung des Geldes möglicherweise auch zeitliche Beschränkungen gibt. Die Finanzhilfevereinbarung enthält häufig auch Anforderungen für die monatliche oder vierteljährliche Berichterstattung.

Das Geld erhalten

Nach Erhalt des Zuschussschecks möchten Sie Bargeld oder das Bankkonto, bei dem Sie den Scheck hinterlegen, belasten und das mit dem Zuschussfonds verknüpfte Ertragskonto gutschreiben. Abhängig von Ihrer Software erstellen Sie eine Verkaufsquittung, um die Informationen des Bewerbers sowie das gutgeschriebene Ertragskonto aufzuzeichnen. Sie machen dann die Einzahlung innerhalb der Software auf das Bankkonto und belasten dabei das Bargeld.

Das Geld verfolgen

Da es sich um eine beschränkte Finanzhilfe handelt, ist es wichtig, ein System zur Nachverfolgung der Verwendung dieser Mittel zu haben. Wenn Sie Software wie Quickbooks oder Peachtree verwenden, sollten Sie Klassen oder Jobs als Mittel zur Nachverfolgung verwenden. Mit diesen beiden Softwaresystemen können Sie Berichte ausführen, die nicht nur das Ertragskonto, sondern auch die mit dem spezifischen Zuschuss verbundenen Aufwandskonten detailliert beschreiben. Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, die keine Option zur Nachverfolgung mithilfe von Klassen oder Jobs bietet, müssen Sie ein spezielles Konto für die Einnahmen und die mit der Finanzhilfe verbundenen Kosten erstellen.

Berichterstattung

Einige der üblichen Berichte, die die Finanzhilfeempfänger benötigen werden, sind Gewinn und Verlust nach Klasse oder Job, auch in der Non-Profit-Buchhaltung als Ausweis der finanziellen Aktivitäten nach Klasse oder Job bekannt. In diesem Bericht werden die Einnahmen und Ausgaben eines bestimmten Zeitraums nur für diese bestimmte Finanzhilfe angezeigt.

Je nach Umfang und Komplexität des Zuschusses kann es ratsam sein, ein Budget zu erstellen, das genau festlegt, wie der Zuschuss verwendet wird. Die meisten gängigen Buchhaltungssoftwareprogramme haben die Möglichkeit, für einen bestimmten Zeitraum einen Bericht im Vergleich zum tatsächlichen Bericht auszuführen. In diesem Bericht werden die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Zusammenhang mit den Zuschussmitteln mit dem Budget verglichen. Idealerweise sollte die Organisation dem Ziel für das Budget ziemlich nahe kommen, wenn die Gelder gemäß den in der Finanzhilfevereinbarung festgelegten Bedingungen ausgegeben werden.

Risiken

Beschränkte Zuschüsse sind die am wenigsten idealen Arten von Geldern, die Sie erhalten müssen, weil Sie gezwungen sind, sie auf bestimmte Weise auszugeben, normalerweise innerhalb eines bestimmten Zeitraums. In den meisten Fällen sollen diese Zuschüsse für das Programm oder die Mission der Organisation ausgegeben werden und können nicht den Betriebskosten zugewiesen werden. Ein weiteres Problem ist, dass der Geldgeber das Recht hat, den vollen Betrag zu widerrufen, wenn Sie aus irgendeinem Grund diese Mittel nicht wie beabsichtigt ausgeben oder wenn Sie nicht über genaue Berichtssysteme verfügen, um die Leistung der Mittel zu zeigen.

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