Aktionsplan für Unternehmen, um von der Einreichung zur elektronischen Einreichung zu gelangen
Sie können Zeit und Geld sparen, indem Sie Ihr Ablagesystem von Papierdatensätzen in elektronische Dateien umwandeln. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass Sie die benötigten Informationen immer noch finden und abrufen können. Durch einen Aktionsplan, der vorhandene Dateien durchsucht und Verfahren zur Aufbewahrung neuer Datensätze in elektronischer Form entwickelt, können Sie den Papier- und physischen Speicherbedarf reduzieren. Durch die Wahl des richtigen elektronischen Dokumentformats und Ablagesystems können Sie Ihre Informationen effektiv organisieren und durchsuchen.
Wählen Sie ein elektronisches Ablagesystem
Sie können Ihr elektronisches Ablagesystem genauso wie Ihr Papier mit Ordnern für Kunden oder Mitarbeiter einrichten. Die Dateien in elektronischen Ordnern müssen jedoch einen Namen haben. Entwickeln Sie ein System zum Zuweisen von Datei- und Ordnernamen, das Informationen zu den Dokumenten enthält. Durch das Platzieren von Schlüsselwörtern in den Namen können Sie elektronische Suchvorgänge auch für Nicht-Textdokumente durchführen. Wählen Sie Ihr elektronisches Ablagesystem mit Blick auf die Ordner- und Namensstruktur, um ein wirksames System zu implementieren.
Implementieren Sie Sicherheitsfunktionen
Bevor Sie Dokumente in Ihrem elektronischen Ablagesystem ablegen, müssen Sie sich mit Zugriffs- und Sicherheitsfragen befassen. Dokumente können öffentliche Informationen, interne Geschäftsdaten, sensible Unternehmensinformationen oder persönliche Informationen von Kunden und Mitarbeitern enthalten. In jedem Fall müssen Sie entscheiden, wer Zugriff haben soll und wie der Zugriff gesteuert werden soll. Die meisten Systeme verfügen über eine Kombination aus Benutzername und Kennwort für die Zugriffskontrolle. Wenn Sie eine höhere Sicherheitsstufe benötigen, können Sie zusätzliche Steuerelemente für bestimmte Ordner implementieren und genehmigten Benutzern nur Zugriff auf bestimmte Dateien mit einem zusätzlichen Kennwort gewähren.
Vorhandene Dokumente scannen
Ein Übergang von Papier zur elektronischen Ablage beinhaltet die Umwandlung einer großen Anzahl von Papierdokumenten in ein elektronisches Format. Durch einfaches Scannen der Dokumente mit einer Auflösung von mindestens 300 dpi können Sie die Dokumente anzeigen und ausdrucken, um die Funktionalität, die Sie mit Papier hatten, zu erhalten. Wenn Sie zusätzliche Funktionen wünschen, z. B. die elektronische Suche nach Textdokumenten, müssen Sie jeder Bilddatei eine Textdatei hinzufügen, in der entweder angegeben ist, was das Bild zeigt, oder den im Bild angezeigten Text angeben. Sie können optische Zeichenerkennungssoftware verwenden, um Textdateien aus Bildern zu erstellen und beides zusammen zu speichern.
Verfahren für neue Dokumente entwickeln
Nach dem Übergang zur elektronischen Ablage sollte Ihr Unternehmen keine Papierdokumente mehr erstellen. In Ihrem Netzwerk oder online gehostete Datenbanken und Formulare können interne Papierfunktionen ersetzen. Sie benötigen Verfahren zum Speichern elektronischer Dokumente, die per E-Mail verteilt oder aus anderen digitalen Quellen bezogen werden. Ein Scan- und Aufbewahrungsverfahren für Papierdokumente aus anderen Organisationen ist erforderlich. Möglicherweise müssen Sie einige Papiervorlagen für behördliche oder rechtliche Zwecke aufbewahren. Sie können sie jedoch mit einem Hinweis scannen, der Sie darüber informiert, wo die Vorlagen aufbewahrt werden.
Erstellen Sie Sicherungs- und Aufbewahrungsrichtlinien
In einem abschließenden Schritt Ihres Aktionsplans werden Richtlinien zur Aufbewahrung elektronischer Dokumente und zur Sicherung des Systems implementiert. Die effektivste Methode zum Implementieren von Aufbewahrungsprozeduren besteht darin, Regeln für die Speicherdauer festzulegen, wenn das Dokument gespeichert wird. Sie müssen gegebenenfalls die Lagerzeit ändern können. Für die Sicherung reicht in der Regel eine lokale, häufige Sicherung vor Ort mit einer täglichen Sicherung außerhalb des Standorts aus.