Die Vorteile und Nachteile der Verwendung von Voicemail in Ihrem Unternehmen

Wie andere Kommunikationstechnologien kann Voicemail die Produktivität steigern oder ein Ineffizienzzentrum für ein Unternehmen darstellen. Es besteht fast kein Zweifel, dass Sie die Voicemail in gewisser Weise nutzen möchten - es sei denn, Ihr Unternehmen verzichtet ganz auf Telefone -, aber die ordnungsgemäße Verwendung der Voicemail entscheidet über deren Nützlichkeit.

Geschichte

Voicemail-Systeme begannen als Ersatz für frühere analoge Anrufbeantworter, entwickelten jedoch aufgrund ihrer digitalen Speicherung von Nachrichten im Laufe der Zeit viele neue Funktionen. Voicemail-Systeme können jetzt verwendet werden, um Anrufe und Nachrichten an den richtigen Empfänger weiterzuleiten, oder um Telefone mit anderen Technologien wie E-Mail- und Helpdesk-Ticketsystemen zu verbinden. Voicemail ist zum allgegenwärtigen und erwarteten Ergebnis geworden, wenn Sie ein unbeantwortetes Telefon anrufen.

Bedeutung

Mit Voicemail-Systemen können Unternehmen Telefongespräche effizient weiterleiten. Ihre Kunden sehen Effizienz jedoch möglicherweise nicht so, wie dies in Ihrem Unternehmen der Fall ist. Wenn Ihr Kunde mit dem Navigieren in Ihrem Voicemail-System Zeit verbringen muss, wird ihm nur mitgeteilt, dass er "so bald wie möglich" einen Rückruf erhalten wird. Die Nachricht wird gesendet, dass die Zeit Ihrer Mitarbeiter wertvoller ist als die Ihrer Kunden. Andererseits sind Voicemail-Systeme weitaus günstiger als der Arbeitsaufwand, um sicherzustellen, dass alle eingehenden Anrufe von einem Menschen angenommen werden.

Eigenschaften

Seit 2010 bieten moderne Voicemail-Systeme technologische Verbesserungen, einschließlich Spracherkennung, automatische Sprachübersetzung und Weiterleitung eingehender Anrufe basierend auf der Vergangenheit mit dieser Telefonnummer. Implementieren Sie diese Technologien nur, wenn es Ihre Kunden dazu auffordert.

Überlegungen

Bestimmen Sie den Umfang des eingehenden Anrufvolumens, den Sie von Marketing- oder Vertriebsbemühungen Ihres Unternehmens erwarten, und welche sofortige Präsentation dem Kunden bei einem Anruf angeboten werden soll. Wenn es sich bei einem eingehenden Anruf wahrscheinlich um einen Kunden handelt, der zum Kauf bereit ist, sollte ein Verkäufer diese Anrufe bearbeiten, um einen Umsatzverlust zu vermeiden. Ein ähnliches Argument gilt für eingehende Supportanfragen für vergangene Verkäufe, da Ihre zukünftige Beziehung zum Kunden möglicherweise auf dem Spiel steht.

Leistungen

Ein gut implementiertes Voicemail-System kann Vorteile für den Kunden und das Unternehmen bieten. Kunden sollten die Möglichkeit haben, eine Nachricht jederzeit sofort zu hinterlassen, anstatt warten zu müssen oder gezwungen zu sein, im System zu navigieren. Dies zeugt von Respekt vor dem Wert ihrer Zeit - vorausgesetzt natürlich, dass ihre Nachricht ungeachtet der richtigen Person ankommt und eine umgehende Antwort erhält. Dank dieser Effizienz können Sie Ihre Personalkosten senken und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit wahren.