Die Vorteile des elektronischen Dokumentenverwaltungssystems

Selbst im 21. Jahrhundert kann ein kleines Unternehmen die meisten Aufzeichnungen auf Papier führen. Angesichts der wachsenden Datenmenge, die von großen Unternehmen gehackt wird, scheint Papier sogar sicherer zu sein. Die Umwandlung von Dateien in digitale Daten bietet jedoch echte Vorteile. Mit vernünftigen Vorsichtsmaßnahmen können Sie mögliche Nachteile minimieren.

Die Vorteile von Digitalisierung

Wenn Sie keinen Platz für Aktenschränke reservieren möchten, bietet der elektronische Speicher eine gute Alternative. Ihr Laptop oder Desktop-Computer kann Ihre Geschäftstransaktionen aufzeichnen, Rechnungen senden und speichern und Ihre Finanzaufzeichnungen aufbewahren, ohne zusätzlichen Platz zu beanspruchen. Es kann Ihre Buchhaltung für Sie erledigen, die Ausgaben und Einnahmen summieren.

Wenn digitale Dokumente an einem Ort gespeichert werden, auf den mehrere Mitarbeiter zugreifen können, erhöht dies die Effizienz. Beispielsweise können Mitarbeiter, die demselben Projekt zugewiesen sind, Dokumente zusammen referenzieren, schreiben oder bearbeiten, ohne dass sie sich im selben Raum befinden müssen oder sogar von zu Hause aus arbeiten müssen. Wenn Sie kein erhebliches Geld oder Personal in eine IT-Abteilung investieren möchten, ist Cloud Computing eine Option. Anstatt Ihre eigenen Datenserver zu verwenden, bezahlen Sie Unternehmen, um Ihre Dokumente auf Remote-Servern zu speichern, auf die online zugegriffen werden kann.

Altes Papier

Sie können den gesamten Speicherplatz sparen, den Sie derzeit für Papierdateien verwenden, indem Sie Ihre vorhandenen Papierdatensätze in das neue System einscannen. Wenn Ihr Unternehmen lange genug geöffnet hat, um ein paar Aktenschränke mit Dokumenten zu sammeln, wird dies eine Herausforderung sein. Entweder müssen Ihre Mitarbeiter dem Scannen von Papier Zeit widmen, oder Sie bezahlen dafür eine andere Person. Wenn Sie den Auftrag auslagern, müssen Sie oder ein Mitarbeiter noch einmal prüfen, ob die neuen elektronischen Dokumente ordnungsgemäß abgelegt wurden.

Es ist am einfachsten, wenn Sie es langsam angehen lassen: Das Konvertieren von Dateien, von denen Sie wissen, dass sie für anstehende Projekte oder Besprechungen wichtig sind, ist wichtiger, als alles zu beeilen. Nachdem Sie die Papiere digitalisiert haben, können Sie die meisten davon vernichten.

Warnung

  • Fragen Sie Ihren Anwalt, ob Sie gesetzlich dazu verpflichtet sind, einige Dokumente in Papierform aufzubewahren. In den meisten Bundesstaaten sind beispielsweise Testamente und Hypotheken in Papierform erforderlich.

Daten schützen

Bevor Sie zu einem elektronischen System wechseln, sollten Sie herausfinden, wie Sie die Daten schützen. Selbst wenn Sie ihn in der Cloud speichern, erwartet Ihr Diensteanbieter möglicherweise, dass Sie den größten Aufwand für Ihre Datensicherheit aufwenden.

  • Verschlüsseln Sie Ihre Daten oder zumindest die wichtigsten Daten.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihr eigenes Netzwerk mit einer guten Firewall und Sicherheitssoftware sicher ist.
  • Bilden Sie Ihre Mitarbeiter in der grundlegenden IT-Sicherheit aus, z. B. indem Sie Ihre Passwörter nicht aufschreiben oder auf Phishing-E-Mails antworten.

  • Reduzieren Sie den menschlichen Faktor. Mitarbeiter sollten nicht auf Daten zugreifen können, die sie nicht benötigen.

Zwei Drittel der Datenschutzverletzungen werden durch menschliches Versagen verursacht. Wenn Ihre Mitarbeiter gut ausgebildet sind, werden dadurch die Nachteile der elektronischen Datenspeicherung reduziert.

Es ist auch wichtig, Ihre Daten zu sichern. Unabhängig davon, ob Sie Kopien in der Cloud oder auf einem Server haben, sollten Sie Kopien aufbewahren, falls Ihr Hauptspeichersystem gelöscht wird, physisch zerstört wird oder abstürzt.

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