Genehmigungsprozess für die Prüfung von Kapitaltransaktionen
Eine Vielzahl von Organisationen wird regelmäßig geprüft, um ihre Vorgänge und Aufzeichnungen zu überprüfen. Durch Audits wird sichergestellt, dass Mitarbeiter die Transaktionen gemäß den Rechnungslegungsrichtlinien der Organisation abschließen. Audits können intern oder extern sein. Die Mitarbeiter der Organisation führen interne Audits durch, während externe Revisionsunternehmen externe Audits durchführen. Wirtschaftsprüfer prüfen häufig die erforderlichen Genehmigungen für Kapitaltransaktionen. Hierbei handelt es sich um Transaktionen mit langfristigen Posten wie Anlagevermögen oder langfristige Schulden.
Aufgabentrennung
Eine der grundlegenden Prinzipien der internen Kontrolle ist die angemessene Aufgabentrennung. Aufgabentrennung bedeutet, dass keine Person für Genehmigungen, die Verwahrung von Vermögenswerten, die Aufzeichnung von Transaktionen und den Abgleich von Aufzeichnungen verantwortlich ist. Größere Organisationen verfügen möglicherweise über ausreichend Personal, um jede Funktion auf eine Person zu beschränken. Kleinere Organisationen stehen jedoch möglicherweise aufgrund ihrer geringeren Mitarbeiterzahl vor Herausforderungen. Da bei Kapitaltransaktionen bei Diebstahl oder Betrug die Gefahr großer Verluste bestehen kann, sollten die Prüfer die ordnungsgemäße Aufgabentrennung der Organisation überprüfen und sich an festgelegte Genehmigungsrichtlinien halten.
Wertpapiere
Richtlinien für die Rechnungslegung können die Unterschrift des Top-Managements und die Genehmigung des Verwaltungsrats erfordern, wenn eine Organisation Kapital durch Ausgabe von Aktien oder Anleihen aufnimmt. Signifikante Investitionen in Aktien oder Anleihen eines anderen Unternehmens können auch ähnliche Arten von Genehmigungen erfordern. Auditoren sollten vor dem Abschluss dieser Transaktionen überprüfen, ob das Management die erforderlichen Genehmigungen erhalten hat. Die Prüfer sollten auch Konten und Unterlagen prüfen, in denen Wertpapierverkäufe oder -käufe erfasst werden, und sicherstellen, dass Zertifikate und Unterlagen der erworbenen Aktien und Anleihen an einem sicheren Ort aufbewahrt werden.
Ausgaben
Kapitaltransaktionen für physische Vermögenswerte beinhalten den Erwerb, die Veräußerung und die Abschreibung eines Vermögenswerts. Manchmal leasen Organisationen einen Vermögenswert. In diesem Fall müssen die Prüfer prüfen, ob die Mitarbeiter die entsprechenden Genehmigungen erhalten haben und die Aufbewahrungsregeln für das Leasingverhältnis einhalten. Auditoren sollten nicht nur die erforderlichen Kaufgenehmigungen prüfen, sondern auch die Transaktionen in der Vergangenheit analysieren, um sicherzustellen, dass die Abschreibungs-, Wartungs- und Versicherungskosten angemessen sind. Wirtschaftsprüfer und Manager sollten auch sicherstellen, dass die Ausgaben und Beträge, die für die Abschreibung und Instandhaltung erfasst werden, mit den Budgets und typischen Betriebskosten übereinstimmen.
Einkauf
Die Forderung nach wettbewerbsfähigen Preisen für Investitionen ist in den Einkaufsrichtlinien vieler Unternehmen enthalten. Größere Organisationen verfügen möglicherweise über einen formalisierten Ausschreibungsprozess, während kleinere Organisationen die Einkäufe von Mitarbeitern benötigen, um die Preisgestaltung bei mehreren Anbietern zu prüfen und zu dokumentieren. Das Management kann Schwellenwerte und Richtlinien zusammen mit einer Genehmigungskette auf der Grundlage der Ausgaben festlegen. In der Regel steigen die Anzahl und die Anzahl der erforderlichen Genehmigungen mit steigender Ausgabenhöhe. Organisationen sollten diesen Genehmigungsprozess dokumentieren, und Prüfer sollten sicherstellen, dass die Mitarbeiter die Genehmigungsschritte befolgen.
Körperliche Zählung
Organisationen sollten regelmäßig eine physische Zählung der Kapitalausstattung und des Inventars durchführen. Das Management sollte schriftlich festgelegte Richtlinien festlegen, in denen angegeben wird, wie oft diese Zählerstände auftreten müssen, sowie Arten von Informationen, die Auditoren oder Mitarbeiter überprüfen sollten, wie z. B. der Ort von Artikeln und Seriennummern. Bei Ausrüstungen, die aus dem Betrieb genommen wurden, sollten Prüfer außerdem bestätigen, dass die Mitarbeiter der Organisation den erforderlichen Genehmigungsprozess für die Entsorgung von Investitionsgütern befolgt haben.