Aufwendungen für Forderungsausfälle vs. Abschreibungen
Nach allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen müssen die Unternehmen schätzen, wie viel von ihren Kunden geschuldetes Geld niemals bezahlt wird, und diesen Betrag in ihren Abschlüssen berücksichtigen. Sie tun dies, indem sie Forderungsausfälle übernehmen und Abschreibungen vornehmen. Ein Forderungsausfall antizipiert zukünftige Verluste, während eine Abschreibung ein Buchhaltungsmanöver ist, das lediglich den Verlust eines Schadens anerkennt.
Berücksichtigung von unbezahlten Rechnungen
Aufgrund ihrer eigenen Erfahrung sollten die Manager eines Unternehmens eine allgemeine Vorstellung davon haben, wie viel von den Forderungen des Unternehmens - den ausstehenden Rechnungen seiner Kunden - letztendlich unbezahlt bleibt. Die Rechnungslegungsstandards schreiben vor, dass die Unternehmen eine "Vergütung" für ihre Schätzung dieser uneinbringlichen Rechnungen einhalten.
Wenn zum Beispiel die Erfahrungen Ihres Unternehmens ergeben, dass 1, 5 Prozent der Forderungen uneinbringlich sind und Ihr aktuelles Forderungssaldo 20.000 US-Dollar beträgt, sollten Sie einen Freibetrag von 300 US-Dollar erhalten. In Ihrer Bilanz würden Forderungen in Höhe von 20.000 US-Dollar ausgewiesen werden, die durch die Zulage in Höhe von 300 US-Dollar ausgeglichen werden, und zwar für eine Nettoforderung von 19.700 US-Dollar.
Bad Debt-Kosten
Wenn ein Unternehmen seine Zulage erhöhen muss, erfasst es die Ausgaben für uneinbringliche Forderungen für den erforderlichen Betrag. Beispielsweise benötigen Sie einen Freibetrag von 300 US-Dollar, derzeit sind jedoch nur 200 US-Dollar an den Zuschuss gebunden. Sie würden in der Gewinn- und Verlustrechnung einen Forderungsausfall von 100 US-Dollar verbuchen und den Freibetrag um 100 US-Dollar auf den neuen Gesamtbetrag von 300 US-Dollar erhöhen. Beachten Sie, dass Sie die Ausgaben für Forderungsausfälle nur in Erwartung der Nichterfüllung der Rechnungen der Kunden erfassen und somit Ihren Gewinn reduzieren.
Noch sind keine Schulden wirklich schlecht gegangen. Dies folgt dem Rechnungslegungsprinzip des Konservatismus: Ein Unternehmen sollte seine Vermögenswerte niemals überbewerten. Wenn Sie nicht anerkennen, dass bestimmte Kundenrechnungen nicht bezahlt werden, würde dies den Wert der Forderungen, die einen Vermögenswert darstellen, überbewerten.
Tatsächliche Schuldenabschreibungen
Irgendwann wird eine Schuld tatsächlich schlecht - ein Kunde wird eine Rechnung nicht lange genug bezahlen, so dass das Unternehmen zu dem Schluss kommt, dass das Konto uneinbringlich ist. In diesem Fall schreibt das Unternehmen die Schulden ab. Beispielsweise haben Sie Forderungen in Höhe von 20.000 USD und einen Freibetrag in Höhe von 300 USD für ein Netto von 19.700 USD. Sie bestimmen, dass ein Kunde, der Ihnen $ 180 schuldet, niemals bezahlen wird.
Um die Schulden abzuschreiben, reduzieren Sie sowohl die Forderungen als auch die Wertberichtigung um den Betrag der Forderungsausfälle - 180 USD. Sie haben jetzt ein Debitorensaldo von 19.820 USD und einen Freibetrag von 120 USD. Die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen bleiben unverändert: 19.700 USD. Die Abschreibung wirkt sich nicht direkt auf die Rentabilität Ihres Unternehmens aus, da Sie die Forderungsausfälle bereits "verbucht" haben. Möglicherweise müssen Sie jedoch einen neuen Forderungsausfall verursachen, um Ihre Zulage wieder aufzufüllen.
Zu kleine Aufwandsentschädigung
Es ist möglich zu unterschätzen, wie viel einer Zulage Sie für uneinbringliche Konten verwalten müssen. Es ist auch möglich, dass eine ungewöhnlich hohe Verschuldung in Mitleidenschaft gezogen wird. In beiden Fällen müssen Sie möglicherweise einen Betrag abschreiben, der über dem aktuellen Restbetrag Ihres Freibetrags liegt. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie sofort die Ausgaben für uneinbringliche Forderungen aufzeichnen, damit Ihre Zulagen "eingezogen" werden, und dann die ausstehenden Schulden abschreiben.