Bankregeln für Non-Profit-Organisationen

Gemeinnützige Organisationen benötigen Bankkonten, um Einnahmen zu erzielen, die für die Weiterführung der Mission der gemeinnützigen Organisation verwendet werden. Eine gemeinnützige Organisation ist eine Körperschaft, die vom Internal Revenue Service als "steuerbefreite Organisation" eingestuft wird. Banken richten sich in der Regel nach den gleichen Regeln für die Eröffnung und Verwaltung von Konten wie bei gewinnorientierten Organisationen, mit einigen Abweichungen. Einzelne Banken und einzelne gemeinnützige Organisationen haben möglicherweise eigene Regeln und Vorschriften für zusätzliche Sicherheit.

Regel für Begünstigteigentümer

Das Financial Crimes Enforcement Network legt Regeln fest, um Geldwäsche und andere Finanzstraftaten zu verhindern. Eine solche FinCEN-Regel ist die "Begünstigteigentümerregel", nach der die Banken bestätigen müssen, dass der Inhaber eines neuen Kontos eine echte Person oder Entität ist. Non-Profit-Organisationen sind von dieser Regel ausgenommen, obwohl die Banken weiterhin "Ihren Kunden kennen" müssen und bei der Verhinderung von Finanzdelikten die gebührende Sorgfalt walten lassen müssen.

Während dies keine Regel ist, mit der sich die meisten gemeinnützigen Organisationen befassen müssen, befolgt die Bank die Regeln und kennzeichnet möglicherweise Konten, bei denen Bedenken hinsichtlich des Eigentums und der Absicht bestehen. Gemeinnützige Organisationen können interne Protokolle einrichten, um sicherzustellen, dass Änderungen an nicht auf Gewinn ausgerichteten Schlüsselpersonen so behandelt werden, dass eine Bankflagge verhindert wird. Ein Beispielprotokoll ist, dass immer mindestens zwei Offiziernamen auf dem Konto aufbewahrt werden, jedoch nicht beide im selben Jahr geändert werden dürfen. Auf diese Weise besteht immer Konstanz.

Konten eröffnen

Erkundigen Sie sich bei Ihrer Bank nach den internen Anforderungen für die Eröffnung neuer Non-Profit-Konten. Zumindest bringen Sie die Gründungsunterlagen, die IRS-Steueridentifikationsnummer und das IRS-Freistellungsschreiben mit. Die meisten Banken wollen auch das Protokoll der letzten Sitzung und die Wahl der Offiziere, wie vom Sekretär unterzeichnet. Der Sekretär sollte anwesend sein, wenn das Konto eröffnet oder Änderungen vorgenommen werden. In der Regel werden der Schatzmeister und mindestens ein weiterer Offizier als Unterzeichner des Kontos benannt.

Die Bank verlangt möglicherweise keine doppelte Signatur für Schecks. Dies bedeutet, dass zwei Personen einen Scheck oder einen Scheck über einem bestimmten Wert, beispielsweise 100 USD, unterschreiben müssen. Eine gemeinnützige Organisation sollte dies jedoch als Standardpraxis zum Schutz vor nicht autorisierten Transaktionen in ihre Satzung aufnehmen.

Für gemeinnützige Organisationen ist es ratsam, eine Richtlinie zu erstellen, bei der die Person, die mit dem Geld umgeht, nicht die Person ist, die die Schecks unterschreibt. Wenn dieselbe Person beides tut, sollten immer zwei Personen Einzahlungen zählen und überprüfen.

Das Sitzungsprotokoll sollte die Genehmigung für große Ausgaben oder reguläre Haushaltsposten widerspiegeln. Das Protokoll muss vom Vorstand der gemeinnützigen Organisation für die Gültigkeit genehmigt werden.

Fragen Sie den Bankvertreter, ob Programme für gemeinnützige Organisationen verfügbar sind. Einige Banken verzichten auf monatliche Gebühren für gemeinnützige Organisationen.

Berichterstattung über Barzahlungen

Banken befolgen eine von der IRS für FinCEN auferlegte Barzahlungsregel im Rahmen der Überwachung der Geldwäsche und der Bekämpfung des Terrorismus. Die Regel besagt, dass jede einzelne Transaktion oder zwei oder mehr zusammenhängende Transaktionen, deren Bareinlagen mehr als 10.000 USD betragen, gemeldet werden müssen. Die Bank füllt das IRS-Formular 8300 aus, Bericht über Barzahlungen von über 10.000 USD, die in einem Geschäft oder Geschäft eingegangen sind. Dies ist nicht nur für gemeinnützige Organisationen gedacht, sondern auch gemeinnützige Organisationen müssen verstehen, dass große Spendenaktionen, bei denen im Laufe weniger Tage große Geld- und Scheckeinlagen getätigt werden, den Bericht auslösen.

Meistens wird der Bericht als harmlose Klage eingereicht. Sollte das Unternehmen aus irgendeinem Grund jedoch als Flaggschiff bezeichnet werden, ist es unerlässlich, dass die Non-Profit-Organisation über eine außergewöhnliche Buchhaltung und genaue Protokolle von Ereignissen und Spendenaktionen verfügt. Die Nichtbeachtung von IRS-Anforderungen kann dazu führen, dass der Status eines Non-Profit-Status aufgehoben wird.