Grundbestandteile eines Geschäftsbriefs

Laut Microsoft Office Online besteht mindestens ein Drittel aller Büroarbeiten aus dem Schreiben von Briefen. Ein Geschäftsbrief repräsentiert sowohl Sie als auch Ihren Arbeitgeber. Ob der Brief von Ihnen oder Ihrem Verwaltungspersonal stammt, sollte professionell aussehen. Wenn der Text klar und einfach ist und auf der Seite als ausgewogen erscheint, kann der Leser die Nachricht leichter erfassen. (Ref. 1)

Überschrift

Die meisten Unternehmen verwenden Briefkopfpapier mit dem Firmenlogo, Namen, Adresse und anderen Kontakt- und Identifikationsinformationen. Wenn das Unternehmen keinen Briefkopf hat, sollten der vollständige Name und die Anschrift des Unternehmens oben auf der Seite eingegeben werden.

Datum

Briefe sollten immer ein Datum enthalten. Sie geben Datumsangaben zwei bis sechs Zeilen unter der Überschrift ein, abhängig von der Länge des Buchstabens. Verwenden Sie den vollständigen Namen des Monats, dann den Tag, gefolgt von einem Komma und dann die vierstellige Jahreszahl, zum Beispiel den 6. Juni 2010.

Referenz

Fügen Sie eine Referenzzeile hinzu, um eine Datei oder Fallnummer, Rechnungsnummer oder andere interne Identifizierungsinformationen zu identifizieren, falls dies in Ihrem Unternehmen erforderlich ist. Einige Unternehmen verfügen über spezifische Referenzcodes, die sie entweder in eine Referenzzeile unterhalb des Datums oder ganz unten im Brief einfügen.

Adressat

Ihr Brief sollte den Namen der Adressen mit ihrem Titel (Frau J. Jones, Dr. Charlene Price), gefolgt von ihrem Firmennamen und der vollständigen Adresse, einschließlich der Postleitzahl, enthalten.

Gegenstand

Durch das Hinzufügen einer Betreffzeile kann der Leser die Situation schneller verstehen. Normalerweise folgt der Betreffsatz dem Wort „Betreff:“ oder „Re:“ (bezüglich). Platzieren Sie den Betreff hinter der Adresse des Empfängers und vor der Begrüßung.

Anrede

Die Begrüßung ist Ihre Begrüßung. Die meisten Anreden beginnen mit "Lieb", gefolgt vom Vornamen des Empfängers oder Titel und Nachname. Bemühen Sie sich, alle Briefe an eine tatsächliche Person zu richten. Wenn Sie den Namen der Person nicht kennen, verwenden Sie Dear Madam / Sir oder die Berufsbezeichnung, z. B. Dear Accounting Manager.

Körper Absätze

Im ersten Absatz sollte immer angegeben sein, warum Sie schreiben. Erklären Sie dann auf einfache und unkomplizierte Weise die Situation, die Lösung, den Vorschlag oder die andere Nachricht, die Sie benötigen, um den Empfänger zu erreichen. Seien Sie so kurz wie möglich, da lange, komplizierte Nachrichten den Leser oft ablenken. Beginnen Sie einen neuen Absatz, wenn Sie ein neues Thema beginnen.

Schließen

Verwenden Sie immer einen kostenlosen Abschluss. Es ist ein kurzer, höflicher Schluss, gefolgt von einem Komma. Wenn der Brief unpersönlich ist, verwenden Sie "Mit freundlichen Grüßen". Wenn der Brief an jemanden über Ihnen gerichtet ist, verwenden Sie "Respektvoll Ihre". Wenn Sie eine persönliche Verbindung zum Empfänger haben, verwenden Sie "Mit freundlichen Grüßen" oder "Mit freundlichen Grüßen". Ref. 1, Ref. 2)

Unterschrift

Geben Sie vier Felder unter dem Abschluss ein, und geben Sie Ihren vollständigen Namen oder den Namen Ihres Unternehmens ein. In den Zwischenraum schreiben Sie Ihre Unterschrift in Tinte. Verwenden Sie schwarze oder dunkelblaue Tinte für Ihre Unterschrift.

Notizen identifizieren

Wenn Sie einen Buchstaben für eine andere Person eingeben, fügen Sie identifizierende Initialen hinzu. Wenn beispielsweise John Doe einen Buchstaben für Jane Smith eingibt, lautet die Notation JS: jd. Wenn Sie Elemente in den Umschlag einschließen, fügen Sie eine Enclosure-Notation (Enc :, Encl: oder Enclosures) hinzu, gefolgt vom Titel der Enclosures. Fügen Sie die Notation cc: hinzu, gefolgt von den Namen aller Personen, die eine Kopie erhalten.

Nachsatz

Fügen Sie zum Hinzufügen von Informationen, die nicht unbedingt mit dem Brief in Zusammenhang stehen, wie eine persönliche Notiz, ein Postscript (PS) am unteren Rand hinzu.

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