Die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems

Es scheint, dass Organisationen, solange es Dokumente gibt, versuchen, ihre Speicherung und ihren Abruf zu verwalten. In den letzten Jahren haben Unternehmen den mühsamen Prozess der Bereitstellung, Speicherung und des Abrufs von Dokumenten durch High-Tech-Dokumentenmanagementsysteme ersetzt. Es gibt viele Dokumentenverwaltungssysteme auf dem Markt, die meisten bieten jedoch ähnliche Funktionen und Vorteile.

Einfacher Abruf

Die Zeiten, in denen ein Blatt Papier in einem Schrank oder einem Lagerraum abgelegt wurde, sind vorbei. Wenn ein Dokument mit Hilfe von Dokumentenverwaltungstools digitalisiert wird, kann es sofort von allen Personen aufgerufen werden, die zur Anzeige berechtigt sind. Mit einem Dokumentenverwaltungssystem können Benutzer nach Namen, Schlüsselwörtern, Inhalt oder anderen Variablen suchen, die zum Ablegen und Verfolgen des Dokuments verwendet werden. Ein Mitarbeiter mit einem Computer kann dies in Sekundenschnelle erledigen, was den Prozess schnell und effizient macht.

Verbesserte Sicherheit

Das Sichern von Papierakten erforderte einmal gesperrte Aktenschränke, Abmeldeblätter und Sicherheitsprotokolle, die sowohl zeitaufwändig als auch ineffektiv waren. Dokumentenverwaltungssysteme bieten Organisationen die Möglichkeit, Dokumente zu verschlüsseln und jeder Datei Sicherheitsstufen zuzuweisen. Dateien können Mitarbeitern bestimmter Abteilungen oder bestimmten Personen zugewiesen werden. Die Dokumentenverwaltungssysteme verfolgen jeden Abruf, notieren, wer den Inhalt angesehen hat, und wenden zu Prüfzwecken einen Datums- und Zeitstempel an. Die Sicherung eines Dokuments ist nicht nur effektiver, sondern auch für das Unternehmen und seine Mitarbeiter einfacher.

Sichere Backups

Wenn ein Büro von einem Feuer oder einer geplatzten Wasserleitung betroffen ist, werden herkömmliche Papierakten oft irreparabel beschädigt. Papierdokumente gehen auch ohne Katastrophe regelmäßig verloren, werden zerstört und verlegt. Dokumentenverwaltungssysteme vermeiden das Risiko, dass Dokumente verloren gehen, indem Sicherungsdateien erstellt werden, die in ein externes Rechenzentrum hochgeladen werden können.

Vereinfachtes Routing

Dokumentenverwaltungssysteme bieten eine elegante Möglichkeit, Dokumente an die entsprechenden Mitarbeiter weiterzuleiten. Mitarbeiter können Dokumente an mehrere Mitarbeiter gleichzeitig weiterleiten, sodass jeder den Inhalt prüfen, kommentieren und kommentieren kann. Benutzer können Dokumente auch nacheinander an Einzelpersonen weiterleiten, wobei die Kommentare früherer Prüfer der Datei zur Genehmigung oder Überprüfung der Geschäftsführung beigefügt werden.