Board-Minuten leicht gemacht
Das Schreiben von Board-Minuten kann auf den ersten Blick eine entmutigende Aufgabe sein. Es ist nicht immer offensichtlich, zu wissen, welche Informationen enthalten und welche weggelassen werden sollen. Wenn Sie sich mit dem Standardformat der Vorstandssitzungsprotokolle vertraut machen, können Sie sicherstellen, dass Sie Protokolle erstellen, die den Inhalt der Vorstandssitzungen präzise und genau widerspiegeln.
Öffnung
Beginnen Sie das Protokoll, indem Sie schreiben, dass eine Sitzung des Vorstands Ihrer Organisation in Ihrer Stadt und Ihrem Bundesland abgehalten wurde. Geben Sie den vollständigen Namen Ihrer Organisation sowie Datum und Uhrzeit des Beginns der Besprechung an. Notieren Sie sich den Namen des Präsidenten oder eines anderen Vorstandsmitglieds, das die Sitzung geleitet hat, und geben Sie Ihren Namen als Sekretär an. Geben Sie eine Liste der anwesenden Mitglieder und der nicht anwesenden Mitglieder an. Beachten Sie, wenn genügend Mitglieder anwesend sind, um ein Quorum festzulegen, die Mindestanzahl an Vorstandsmitgliedern, die der Verwaltungsrat für die rechtmäßige Geschäftsführung benötigt. Die Anzahl der Vorstandsmitglieder, die für Ihre Organisation oder Ihr Unternehmen beschlussfähig sind, sollte in Ihrer Satzung enthalten sein. Listen Sie die Namen aller anwesenden Gäste auf. Im ersten Abschnitt des Protokolls sollte auch ein Satz enthalten sein, in dem festgestellt wird, ob das Protokoll der letzten Sitzung vom Vorstand genehmigt wurde.
Karosserie
Der größte Teil des Protokolls enthält kurze Zusammenfassungen der vom Vorstand durchgeführten Geschäfte und genehmigte Anträge. Notieren Sie bei Bewegungen den Namen des Vorstandsmitglieds, das die Bewegung gemacht hat, ob ein Mitglied die Bewegung unterstützt hat, den Wortlaut der Bewegung und ob die Bewegung ausgeführt wurde. Es ist nicht erforderlich, die Anzahl der Stimmen für und gegen den Antrag einzubeziehen oder zu notieren, wie die Mitglieder abgestimmt haben. Wenn ein Vorstandsmitglied einen Bericht zu einem Problem vorlegt, listen Sie den Namen des Vorstandsmitglieds und den Namen oder das Thema des Berichts auf. Beachten Sie, ob der Vorstand beschlossen hat, nach Anhörung des Berichts Maßnahmen zu ergreifen. Verwenden Sie ein oder zwei Sätze, um die vom Vorstand gemachten Auflösungen oder Empfehlungen zu notieren oder die Diskussionen zusammenzufassen.
Schlussabschnitt
Vervollständigen Sie das Board-Protokoll, indem Sie die Zeit angeben, zu der die Besprechung unterbrochen wurde. Fügen Sie eine Zeile hinzu, in der angegeben wird, dass das Protokoll vom Sekretär des Verwaltungsrats eingereicht wurde. Geben Sie Ihren vollständigen Namen an, wenn Sie Ihre Position auflisten. Da das Board-Protokoll erst beim nächsten Meeting genehmigt wird, müssen Sie "Approved" gefolgt von einer Zeile eingeben. Geben Sie "Date" gefolgt von einer anderen Zeile ein. Wenn das Board die Protokolle genehmigt, unterschreiben Sie Ihren Namen in der Zeile hinter "Approved" und geben Sie das Datum ein.
Überlegungen
Der Zweck des Vorstandsprotokolls besteht nicht darin, eine erschöpfende Aufzeichnung aller Ereignisse der Sitzung zu enthalten, sondern lediglich eine Zusammenfassung des Verfahrens. Vermeiden Sie es, Argumente zu diskutieren und verwenden Sie beim Schreiben des Protokolls keine beschreibende Sprache. Das Protokoll sollte nur die Fakten widerspiegeln. Der Non-Profit-Law-Blog stellt fest, dass das Schreiben einer Abschrift aller auf der Besprechung gemachten Angaben, einschließlich Informationen, die für die Organisation schädlich sein könnten, wenn sie von jemandem gelesen werden, der Zugriff auf das Protokoll hat, für Ihre Organisation schädlich sein kann.