Kann ein Arbeitgeber Dokumentinformationen von Mitarbeitern aufbewahren?
In einigen Fällen haben Arbeitgeber das Recht, Dokumentinformationen von Arbeitnehmern aufzubewahren, insbesondere wenn es sich um vertrauliche Angelegenheiten wie Untersuchungen am Arbeitsplatz handelt. Wenn sich die Dokumentation oder die Informationen speziell auf die Personalangelegenheiten eines Mitarbeiters beziehen, haben viele Arbeitgeber ein Verfahren, das es Mitarbeitern ermöglicht, Fotokopien von Dokumenten anzufertigen oder dass Mitarbeiter ihre Personaldokumentation und -informationen überprüfen können.
Mitarbeiterdokumentation
Die Dokumentation und Informationen der Mitarbeiter umfassen beschäftigungsbezogene Daten wie Position, Rang, Tätigkeit, Disziplinarprüfung, Korrekturmaßnahmen, Leistungsbewertungen, Anwesenheitslisten, Arbeitsprotokolle und Informationen zur Vergütung. Die medizinisch relevanten Informationen der Mitarbeiter werden getrennt von den beschäftigungsbezogenen Informationen verwaltet. Ein ausgewiesener Datenschutzbeauftragter ist die einzige Person, die gemäß dem Health Insurance Portability and Accountability Act Zugriff auf die Krankenakte eines Mitarbeiters hat. Die Personalabteilung verwaltet alle Arbeitsunterlagen und Informationen an einem sicheren Ort.
Arbeitsplatzuntersuchungen
Von Zeit zu Zeit führt die Personalabteilung des Unternehmens oder ein Mitarbeiter, der für Angelegenheiten der Mitarbeiterbeziehungen zuständig ist, Untersuchungen am Arbeitsplatz durch. Untersuchungen am Arbeitsplatz können mit einer Mitarbeiterbeschwerde oder einer Beobachtung über Verhalten oder Handlungen beginnen, die für den Arbeitsplatz unangemessen sind. Die während einer Untersuchung erstellte Dokumentation wird vertraulich aufbewahrt. Wenn die Untersuchung auf einer Mitarbeiterbeschwerde beruht, wird sogar die Erklärung des Angestellten getrennt von der Beschäftigungsakte geführt. Arbeitsuntersuchungsdateien sind für Mitarbeiter nicht zugänglich - sie sind Eigentum des Arbeitgebers und nicht Teil der Personalakte des Mitarbeiters.
Mitarbeiteranfragen
Es gibt keine Bundesgesetze, die Beschäftigungsakten oder die Freigabe von Akten an gegenwärtige oder ehemalige Mitarbeiter regeln. Viele Staaten überlassen es dem Arbeitgeber, zu entscheiden, ob Beschäftigungsdateien an Mitarbeiter freigegeben werden sollen, die eine Aktenprüfung oder Kopien von Personalinformationen verlangen. In einigen Bundesländern gibt es jedoch spezielle Richtlinien für Arbeitgeber bezüglich der Freigabe von Mitarbeiterdaten. Zum Beispiel schreibt das Gesetz von Massachusetts vor, dass Arbeitgeber auf schriftliche Anfrage aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern den Zugang zu ihren Personalakten erlauben. Darüber hinaus verlangt der Staat, dass Mitarbeiter den Zugang in relativ kurzer Zeit gewähren - innerhalb von nur fünf Tagen. Auf der anderen Seite müssen die Arbeitgeber in Texas ihren Mitarbeitern keinen Zugriff auf ihre Dateien gewähren. Allerdings gestatten die Arbeitgeber im Allgemeinen den vollständigen oder teilweisen Zugang zu den Arbeitsakten in gutem Glauben. Für Arbeitgeber ist es möglicherweise nicht gut, den Arbeitnehmern Informationen zu verweigern, da der Arbeitgeber anscheinend etwas zu verbergen hat.
Informationen zum öffentlichen Sektor
In vielen Bundesstaaten gibt es offene Datensätze, die allgemein als Sonnenscheingesetze bezeichnet werden. Sonnenscheingesetze gelten für öffentlich zugängliche Unterlagen, einschließlich bestimmter beschäftigungsbezogener Dokumente und Informationen zu Beschäftigten des öffentlichen Sektors. Praktisch alle Staaten haben irgendeine Form von Gesetzen über offene Akten. Sie können jedoch je nach Art der Mitarbeiterinformationen variieren, die gemäß einer Anfrage nach dem Sunshine-Gesetz veröffentlicht werden können.