Erhalten die Vorstandsmitglieder Kopien der Sitzungsprotokolle?

Vorstandsmitglieder müssen mehr tun, als nur ihren guten Namen Geschäft oder Wohltätigkeitsorganisationen zu verleihen oder gelegentlich Beiträge zu leisten. Als Teil ihrer Verantwortung, mit angemessener Sorgfalt bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben zu handeln, müssen die Vorstandsmitglieder die Protokolle der Verwaltungsratssitzungen prüfen und genehmigen. Dies erfordert, dass sie manchmal zwei Versionen von Minuten sehen, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind.

Vorabgenehmigungskopie

Während der Verwaltungsratssitzungen nimmt der Sekretär des Verwaltungsrats oder eine andere vom Präsidenten ernannte Person Aufzeichnungen darüber und erstellt eine historische Aufzeichnung. Diese Notizen werden zum offiziellen Protokoll der Vorstandssitzung. Diese Protokolle können für die öffentliche Einsichtnahme zur Verfügung gestellt werden und können von zukünftigen Gremien verwendet werden, um die Absicht eines früheren Gremiums zu ermitteln und / oder festzustellen, ob ergriffene Maßnahmen gültig waren. Aus diesem Grund erhalten die Vorstandsmitglieder eine Überprüfungskopie der Sitzungsnotizen, bevor sie abstimmen, ob sie geändert oder als eingereicht genehmigt werden sollen. Dadurch können Vorstandsmitglieder, die an einem Meeting teilgenommen haben, Fehler in der Akte korrigieren, und diejenigen, die keine Möglichkeit hatten, den Inhalt zu hinterfragen, möglicherweise aufgetretene Verfahrensprobleme zu erkennen oder die Aktivitäten des Vorstands in Frage zu stellen.

Letzte Kopie

Sobald ein Board of Directors das Protokoll der Board-Sitzung gebilligt hat, wird es das offizielle Protokoll für diese Sitzung. Wenn der Vorstand den Entwurf ohne Änderungen oder mit geringfügigen Änderungen genehmigt, erhalten die Vorstandsmitglieder möglicherweise keine endgültige offizielle Kopie. Je kleiner und informeller die Organisation ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass jedes Vorstandsmitglied eine Akte mit den genehmigten Protokollen der Verwaltungsratssitzungen erhält und verwaltet. Große, formalere Unternehmen wie börsennotierte Unternehmen oder Multi-Millionen-Dollar-Wohltätigkeitsorganisationen könnten den Vorstandsmitgliedern das letzte Protokoll jeder Sitzung zur Verfügung stellen. Verwaltungsratsmitglieder können Kopien der Verwaltungsratssitzungsprotokolle anfordern, wodurch das Erstellen und Senden mehrerer Kopien jedes Protokollsatzes an jedes Vorstandsmitglied für kleinere Organisationen unnötig ist.