So akzeptieren Sie Kreditkartenzahlungen telefonisch

Je einfacher Sie es Ihren Kunden machen, Sie zu bezahlen, desto besser ist es für Ihr Endergebnis. Wenn Sie Kreditkartenzahlungen per Telefon akzeptieren, stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die richtigen Verfahren zur Risikominimierung kennen. Um eine Transaktion einzugeben, müssen Sie die Anweisungen befolgen, die für den von Ihnen ausgewählten Zahlungsdienst für Kreditkarten gelten. Jeder Anbieter stellt sein System ein wenig anders ein, daher gibt es keine "Einheitsgröße". Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter gut ausgebildet sind und die Verfahren einhalten.

Wählen Sie den richtigen Kreditkartenzahlungsservice

Das telefonische Guthaben für Einkäufe ist nicht neu. Heute haben Kunden und Unternehmen jedoch mehrere Möglichkeiten. Zum Beispiel ermöglichen Zahlungsabwicklungsdienste von PayPal und Square einem kleinen Unternehmen die telefonische Bestellung über Mobiltelefone. Dies ist eine Option, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie gerade ein Unternehmen gründen. Wenn sich die Reaktion der Kunden lohnt, können Sie ein reguläres Händlerkonto mit einem Kartenzahlungsservice einrichten.

Wie bei jedem Produkt oder einer Dienstleistung, die Sie für ein kleines Unternehmen kaufen, vergleichen Sie die Kosten und Gebühren verschiedener Anbieter. Stellen Sie sicher, dass der Dienst telefonische Bestellungen zulässt, und fragen Sie, ob eine zusätzliche Gebühr anfällt. Überprüfen Sie auch die Kundenunterstützung. Sie sollten in der Lage sein, den Zahlungsabwicklungsdienst zu kontaktieren, falls eine Bestellung abgelehnt wird oder Sie Fragen haben.

Der Autorisierungsprozess

Die Schulung des Personals ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter den Prozess der Kreditkartenautorisierung verstehen. Teilweise handelt es sich lediglich um eine Schulung der Mitarbeiter, um die Anweisungen des Zahlungsabwicklungsdienstes zu befolgen. Die Mitarbeiter sollten jedoch auch über mögliche "rote Fahnen" Bescheid wissen. Wenn beispielsweise die Postanschrift und die Rechnungsadresse unterschiedlich sind, seien Sie vorsichtig. Dies kann ein Zeichen eines nicht autorisierten Benutzers sein. Auf der anderen Seite könnte es sich um einen Studenten am College handeln, der einfach nur ein Paket in sein Schlafsaal bringen möchte, aber die Rechnung geht nach Hause.

Speichern Sie alle Aufzeichnungen und Informationen aus jeder Transaktion für 12 bis 24 Monate. Dies hilft Ihnen, die Due Diligence im Falle eines betrügerischen Kaufs zu demonstrieren und Streitfälle mit Kunden zu lösen.

Zu sammelnde Informationen

Eine gute Faustregel ist, möglichst viele Informationen vom Kunden zu sammeln, wenn eine Kreditkartenzahlung telefonisch durchgeführt wird. Der Zahlungsservice erfordert, dass Sie die vollständige Kreditkartennummer, das Ablaufdatum und den Namen des Kunden wie auf der Karte angegeben erhalten. Möglicherweise benötigen Sie auch den CVV, einen auf der Rückseite der Karte abgedruckten Sicherheitscode. Fragen Sie den Kunden außerdem nach der Rechnungsadresse, der Telefonnummer und der E-Mail-Adresse. Bei Problemen wenden Sie sich an den Kunden. Es ist auch eine gute Idee, nach dem Geburtsdatum und der Führerscheinnummer des Kunden zu fragen.

Senden Sie dem Kunden eine Kopie des Kaufbelegs per E-Mail, E-Mail oder beides. Speichern Sie diese Informationen in einem Format, auf das die Mitarbeiter zugreifen können, um den Kundenservice zu verbessern. Dies beschleunigt das nächste Mal, wenn der Kunde einen Einkauf tätigt.

Sicher aufbewahren

Jeder Unternehmer weiß, dass die Annahme elektronischer Zahlungen, Schecks und Kreditkartenzahlungen ein gewisses Risiko birgt. Die Annahme von Kreditkartenzahlungen über das Telefon ist keine Ausnahme. Es gibt jedoch Möglichkeiten, das Risiko zu minimieren. Investieren Sie in ein gutes Kassensystem und lassen Sie es professionell installieren. Der von Ihnen verwendete Zahlungsabwicklungsdienst möchte Transaktionen genauso wie Sie sichern. Nutzen Sie die Sicherheitsverfahren und Ratschläge.

Das Payment Card Industry Security Standards Council hat 2015 aktualisierte Anforderungen herausgegeben. Diese Standards, die als PCI 3.0 bezeichnet werden, geben kleinen Unternehmen Hinweise zur Risikominimierung. PCI 3.0 umfasst die Schulung der Mitarbeiter, die gemeinsame Verantwortung Ihres Unternehmens mit anderen Parteien und Optionen, die Sie auswählen können, um PCI 3.0 an Ihre geschäftlichen Anforderungen anzupassen. Dies ist eine wertvolle Ressource, mit der Sie Zeit, Geld und Kopfschmerzen sparen können.

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