So fügen Sie eine Signaturzeile in Microsoft Office hinzu

In fast jedem Unternehmen haben sich neue Technologien verändert. Cloud-basierte Systeme erleichtern die Geschäftsabwicklung mit jedem auf der Welt, und Verträge können in Sekundenschnelle gesendet werden, damit andere Parteien sie lesen und prüfen können. Da das Warten auf das Trocknen der Tinte und der Erhalt der unterzeichneten Originalpapiere den Verkaufsprozess verlangsamen können, entscheiden sich immer mehr Unternehmen für digitale Signaturen. Während einige Programme von Drittanbietern dies ausschließlich tun, können Unternehmer die Microsoft Office Suite, nämlich Word 2016, verwenden, um ein Word-Dokument mit einer digitalen Signatur zu signieren.

Erstellen Sie eine Signaturzeile

Verwenden Sie Word zum Erstellen des Dokuments, als würden Sie es für jede Signatur vorbereiten. Denken Sie daran, alle rechtlichen Informationen, die für das Dokument relevant sind, beizufügen. Die Unterschrift ist ein Mittel zum Zeitstempel und zur Validierung der Person, die sie "unterschreibt". Die digitale Unterschrift ersetzt die nasse Unterschrift, sie ist jedoch immer noch dazu bestimmt, die Person an die Bedingungen des Dokuments oder des Vertrags zu binden. Machen Sie nicht den Fehler, Ihre Standards und Ihre Sprache des Selbstschutzes zu lockern, einfach weil es ein digitales Format ist.

Wenn Sie die Signaturzeile einfügen möchten, positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie die Signatur abholen möchten. Gehen Sie dann zur oberen Menüleiste und wählen Sie "Einfügen". Im Dropdown-Menü werden viele Arten von Elementen aufgeführt, die Sie einfügen können. Wählen Sie "Signaturzeile" und dann "Signaturdienste hinzufügen". Die Signaturzeile wird angezeigt.

Einige Versionen von Word haben keine Option für eine Signaturzeile. Erstellen Sie eine Problemumgehung, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

  1. Eine Tabelle einfügen Wählen Sie eine 1x1-Tabelle aus. Dies bedeutet, dass es sich um eine Ein-Zellen-Tabelle handelt.
  2. Passen Sie nach dem Einfügen der Zelle die Breite an, um die gewünschte Länge und Höhe festzulegen.
  3. Wählen Sie einen unteren Rand, um eine Linie für die Signatur zu erstellen.
  4. Wählen Sie "Übernehmen" und klicken Sie auf "OK".

Der Unterzeichner öffnet das Dokument und navigiert zu "Einfügen", gefolgt von "Formen", um "Linien" auszuwählen. In diesem Menü gibt es eine Option für "Scribble", mit der eine Maus oder ein Stiftpad signiert werden kann.

Unterschriftenmethoden

Um alle Datensätze in einem digitalen Format zu speichern, um die Verarbeitung zu beschleunigen und Papierverschwendung und Lagerungsprobleme zu reduzieren, verwenden einige Unternehmen digitale Signaturen, selbst wenn Kunden physisch vor ihnen sitzen. In solchen Situationen verfügt das Unternehmen möglicherweise über ein Signaturpad, das über einen USB-Anschluss mit dem Computer verbunden ist. Die unterzeichnende Person verfügt über einen Stift, um ihren Namen an der vom Cursor markierten Stelle auf dem Pad zu kennzeichnen. Wenn kein Signaturpad verfügbar ist, kann der Signator das Word-Dokument mit der Maus signieren, um seinen Namen hinzuzufügen.

Digitale Zertifikate zur Validierung

Ein digitales Zertifikat ist wie eine digitale Beglaubigung, bei der Datum und Uhrzeit der Signatur mit einem digitalen Schlüssel bestätigt werden. Dies ist nicht in Word verfügbar, sondern über Internet Explorer. Öffnen Sie den Explorer und wählen Sie "Internetoptionen". Suchen Sie dann die Registerkarte "Inhalt" und wählen Sie sie aus. Wählen Sie "Zertifikate" und "Persönlich". Sie werden aufgefordert, die Informationen einzugeben und das digitale Zertifikat an das Dokument anzuhängen. Digitale Zertifikate sind normalerweise ab dem Zeitpunkt der Unterzeichnung für ein Jahr gültig.

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