So richten Sie zwei Organisationen in einem förmlichen Brief an

Als Unternehmer können Sie mit zwei Organisationen zum gleichen Thema korrespondieren. Die Korrespondenz kann sich auf eine Partnerschaft beziehen, auf ein neues Produkt, das gerade entwickelt wird, oder auf eine rechtliche Angelegenheit. Unabhängig vom Grund gibt es zwei Empfänger, und es ist wichtig, alle mit den gleichen Informationen auf dem Laufenden zu halten. Adressieren Sie den Brief an beide Organisationen, indem Sie das Standard-Korrespondenzprotokoll verwenden.

Zwei Empfänger

Adressieren Sie zwei Empfänger auf dieselbe Weise wie bei einem Empfänger. Dies bedeutet, dass Sie die Namen des Empfängers sowie den Namen und die Adresse des Unternehmens für beide Parteien angeben. Die Reihenfolge der Adressaten erfolgt in alphabetischer Reihenfolge nach Unternehmen. Geben Sie den vollständigen Namen des Empfängers und seinen Titel an. Zum Beispiel Herr John Doe, Präsident . Schreiben Sie in der nächsten Zeile den Firmennamen. Stellen Sie sicher, dass Sie den vollständigen Firmennamen einschließlich "Inc." geschrieben haben. oder "LLC". Gehen Sie zur nächsten Zeile und geben Sie ggf. die Adresse [einschließlich der Suite-Nummer] ein. Schreiben Sie in der nächsten Zeile die Stadt, den Bundesstaat und die Postleitzahl.

Zum Beispiel:

  • Herr John Doe, Präsident

  • ACME Company, Inc.

  • 111 Hauptstraße, Suite 101

  • Best Town, CA 99999
  • Herr Jim Smith, Betriebsleiter
  • Operations Experts, LLC
  • 123 Hauptstraße
  • Anytown, AZ 88888

Der zweite Empfänger hat dasselbe Format. Überspringen Sie eine Zeile nach der letzten Zeile der Adresse für den ersten Empfänger und wenden Sie sich an die nächste Organisation. Um die Lieferung zu beschleunigen, stellen Sie sicher, dass in der Zeile unter dem Firmennamen alle Abteilungsnamen aufgeführt sind.

Formatierung blockieren

Die Blockformatierung ist der akzeptierte Geschäftskorrespondenzstil. Verwenden Sie eine traditionelle Schriftart wie Courier oder Ariel und lassen Sie die Schriftgrößen zwischen 11 und 12 liegen. Alle neuen Abschnitte müssen am linken Rand ausgerichtet sein, einschließlich Adresse, Datum, Anrede und Text des Buchstabens. Jeder Abschnitt wird als Block bezeichnet. Trennen Sie die Blöcke, z. B. den Abschnitt zwischen Adresse und Absätzen, mit einem Zeilenabstand.

Erforschen Sie die Details

Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtigen Daten haben, wenn Sie formelle Korrespondenz an Organisationen senden. Rufen Sie die Büroassistenten der Empfänger oder den Büroleiter an, um die Schreibweise von Namen und Adressen zu bestätigen. Stellen Sie sicher, dass Sie den vollständigen Namen des Unternehmens haben. Achten Sie in der Begrüßung darauf, beide Parteien durch ein Komma getrennt anzusprechen. Folgen Sie der Reihenfolge des Adressabschnitts. Das könnte so aussehen: Sehr geehrter Herr Jones und Herr Smith .

Kopieren und unterschreiben

Machen Sie zwei Kopien des Briefes, um ihn zu unterschreiben und zu versenden. Da beide Parteien das Schreiben erhalten, sollte die Unterschrift original sein. Sie würden nur eine Kopie eines Briefes verwenden, wenn Sie die zweite Partei unverbindlich kopieren. Jeder Empfänger erhält ein Original. Erstellen Sie für Ihre Dateien eine Kopie, die Sie beim nächsten Meeting oder beim nächsten Telefonanruf mit den Empfängern als Referenz verwenden können.

Spitze

  • Formale Briefe brauchen einen professionellen Ton. Alle Verweise auf ein Unternehmen oder auf die Person, die das Unternehmen vertritt, sollten während des gesamten Schreibens formell bleiben. Beziehen Sie sich nicht auf Personen mit ihrem Vornamen; Verweisen Sie sie stattdessen mit ihrem Nachnamen, z. B. Mrs. Jones.

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