Wie beurteilen Sie die Stärken und Schwächen interner Unternehmenskontrollen?

Interne Kontrollen sind nur ein anderer Name für diese lästigen Regeln, die die Investitionssicherheit Ihrer Unternehmen und Ihr Unternehmen vor Haftung schützen. Eine Kontrolle ist ein Aktionsschritt oder eine Politik, die dazu dient, ein bestimmtes Ergebnis für eine Situation sicherzustellen. Ein Beispiel wäre ein Telefonverkaufsskript, das Sie perfektioniert haben und das nachweislich Ergebnisse generiert. Wenn Vertriebsmitarbeiter das Skript nicht verwenden, verlieren Sie Geld, indem Sie sie für etwas bezahlen, das sie nicht tun, und Einnahmen aus nicht vorhandenen Verkäufen. Die Bewertung der Stärken und Schwächen von Unternehmenskontrollen beginnt mit dem Feedback Ihrer Mitarbeiter.

1

Rufen Sie ein Meeting mit den Mitarbeitern an, um von der von Ihnen getesteten Kontrolle betroffen zu sein. Erklären Sie, warum die Kontrolle existiert und dass Sie die Kontrolle auf ihre Wirksamkeit überprüfen. Betonen Sie, wie wichtig es ist, das beschriebene Verfahren zu befolgen, und schlagen Sie vor, dass sie sich Notizen zu den von ihnen empfohlenen Änderungen machen. Stellen Sie sicher, dass Sie das Ziel kommunizieren, dass Sie die Kontrolle auf ihre Stärken und Schwächen messen, nicht auf das Personal, das die Funktion ausführt.

2

Bitten Sie um Kommentare und machen Sie sich Vorschläge. Lassen Sie die Vorschläge nicht außer Acht, sondern wiederholen Sie die Notwendigkeit, die etablierte Kontrolle zu bewerten, und nehmen Sie die Gelegenheit zur Kenntnis, Änderungen nach dem Testzeitraum zu diskutieren. Die vollständige Unterstützung der beteiligten Mitarbeiter zu erhalten, ist entscheidend für die genaue Bewertung aller Kontrollen. Besprechen Sie Fragen und Bedenken, bis Sie zufrieden sind, dass sie die Wichtigkeit der Übung verstehen.

3.

Lassen Sie die Aktivitätsniveaus normalisieren, anstatt die Kontrolle unmittelbar nach dem Meeting zu testen. Verwenden Sie Ihre objektiven Messinstrumente, um festzustellen, ob die Steuerung ihren Zweck erfüllt und ob sie die Effizienz fördert oder behindert. Wenn eine Ineffizienz wahrgenommen wird, prüfen Sie das Verfahren und bitten Sie die Mitarbeiter um Rückmeldung, um sie effizienter zu gestalten. Seien Sie darauf vorbereitet, regulatorische Fragen zu erläutern, die Änderungen verhindern könnten.

4

Berichten Sie den betroffenen Mitarbeitern die Ergebnisse der Tests und bitten Sie sie um Kommentare und Vorschläge. Erläutern Sie, warum die Kontrollen für das Unternehmen wichtig sind und wie sich diese Gründe auf ihre Arbeit beziehen. Betonen Sie, dass Kontrollen vorhanden sind, um die Menschen vor falschen Anschuldigungen zu schützen, sowie um die Vermögenswerte des Unternehmens zu schützen.

Dinge benötigt

• Liste der Steuerelemente, die Sie testen möchten
• Schriftliche Verfahren für die Kontrollen werden Sie testen

Tipps

• Geben Sie Ihren Mitarbeitern während der Besprechungen Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit.
• Ehrlichkeit ist der beste Weg, um Einwände zu überwinden.

Warnung

• Seien Sie bereit, Ihr Ego an der Tür des Besprechungsraums zu überprüfen.