So weisen Sie Rechnungsnummern zu
Außerhalb des fälligen Betrags ist die Rechnungsnummer die zweitwichtigste Nummer auf Ihrer Rechnung. Durch systematisches Zuweisen einer eindeutigen Nummer zu jeder Rechnung erhalten Sie eine Kennung. Verwenden Sie diese Kennung, um eine Rechnung auf einem Computer abzurufen, wenn ein Kunde mit einer Rechnungsfrage anruft, oder um eine physische Kopie der Rechnung in Ihren Dateien zu finden. Strukturieren Sie Ihre Rechnungsnummer auf eine Weise, die Ihren Anforderungen am besten entspricht, sofern Sie die Nummer mit einem eindeutigen, fortlaufenden Identifikator beenden.
Sequentiell
Die meisten Buchhaltungssoftware verwendet standardmäßig die fortlaufende Nummerierung für Rechnungen. Die fortlaufende Rechnungsnummerierung ist die Grundlage für die Erstellung eindeutiger Rechnungsnummern. Die Rechnungsnummerierung beginnt mit der Nummer „1“, sofern Sie sie nicht überschreiben. Wenn Sie beispielsweise eine fünfstellige Rechnungsnummer bevorzugen, können Sie die "1" durch die Nummer "10.000" ersetzen. Die Software weist automatisch die nächste Rechnungsnummer "10.001" zu. Außerdem, wenn Sie versuchen, eine Rechnung mit einer doppelten Rechnungsnummer, die meisten Software werden Sie warnen. Um die fortlaufende Rechnungsnummerierung manuell zu erstellen, verwenden Sie eine Liste mit fortlaufenden Nummern. Wenn Sie eine Nummer verwenden, notieren Sie sich den Namen des Kunden, dem Sie die Rechnungsnummer zugewiesen haben, und den Rechnungsbetrag.
Chronologisch
Ordnen Sie Rechnungsnummern in chronologischer Reihenfolge zu. Beispiel: Formatieren Sie eine auf einer Rechnung generierte Rechnungsnummer für eine Kundennummer 4.072 am 30. Juni 2017 als 20170630-4072-00. Die erste Zahlenreihe ist das Datum, die zweite Zahlenreihe ist die Kundennummer und die dritte Zahlenreihe ist die fortlaufende eindeutige Kennung für die Rechnung. Wenn Sie an diesem Datum eine zweite Rechnung für diesen Kunden erstellen, lautet die Rechnungsnummer 20170630-4072-01. Verwenden Sie ein beliebiges Datumsformat. Alternative Datumsformate umfassen 06302017, 120630 und 063012.
Kundennummer
Beginnen Sie die Rechnungsnummern mit der Kundennummer, um sich eine sekundäre Möglichkeit zu geben, eine Rechnung als zu einem bestimmten Kunden gehörend zu identifizieren, indem Sie nur die Rechnungsnummer betrachten. Diese Methode ähnelt der chronologischen Nummerierungsmethode. Ein Rechnungsnummerierungssystem, das sich auf die Kundennummer stützt, beginnt mit dieser Nummer. Zwei Beispiele für den Kunden 4072 sind 4072-06302017-01 (Kundennummer, Datum, laufende Nummer) und 4072-0001 (Kundennummer, laufende Nummer). Verwenden Sie mehr Ziffern für Ihre fortlaufende Nummer, wenn Sie das Datum nicht verwenden, um nicht schnell eindeutige fortlaufende Nummern zu erreichen.
Projektnummer
Verwenden Sie eine Projektnummer als Teil Ihrer Rechnungsnummer, wenn Sie das Projekt, zu dem eine Rechnung gehört, anhand der Rechnungsnummer identifizieren können. Diese Rechnungsnummerierungsmethode ist vorteilhaft für Bauunternehmen und andere Unternehmen, die Projekte übernehmen. In diesem Fall ist die Projektnummer eine der wichtigsten Zahlen. Beginnen Sie die Rechnungsnummer mit dem eindeutigen Projektcode, gefolgt von einem Datum. Beispiele für Projektrechnungsnummern sind 4072-STUC5012-01 (Kunde, Projekt, sequentiell) und STUC5012-4072-01 (Projekt, Kunde, sequentiell).