Wie man Bargeld ausgleicht

Der Kassenfonds ist ein wirksames Mittel, um kleinere Ausgaben im Büro zu verwalten, ohne jedes Mal eine formelle Anforderung stellen zu müssen. Wenn Sie eine kleine Menge Bargeld vorhalten, können Sie bei Bedarf Einkäufe tätigen und die Quittungen einreichen. Eine korrekte Nachverfolgung und Abstimmung ist für die Verwaltung des Kassenbestandes unerlässlich. Stimmen Sie den Saldo im Vergleich zur Aktivität am Ende jedes Abrechnungszeitraums ab, oder häufiger, wenn Ihr Kassenfonds häufiger aktiv ist.

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Bestimmen Sie den Endsaldo des Kontos bei der letzten Abstimmung. Dies ist der Startsaldo für die aktuelle Periode. In den meisten Fällen handelt es sich hierbei um ein Standardguthaben, z. B. um einen 200-Dollar-Kassenfonds.

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Zählen Sie den Gesamtbetrag, der am Ende des Berichtszeitraums noch auf dem Kassenkonto verbleibt. Zählen Sie beispielsweise den Saldo am Monatsende, wenn Sie einen monatlichen Abgleich durchführen. Notieren Sie den aktuellen Kontostand.

3.

Sammeln Sie alle Belege, die für die Ausgaben bereitgestellt wurden, die für den betreffenden Zeitraum aus dem Konto gezahlt wurden. Fügen Sie den Gesamtbetrag der Quittungen hinzu und erfassen Sie ihn als Gesamtaufwand.

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Addieren Sie den Gesamtbetrag der Quittungen zum Endsaldo. Das Ergebnis sollte mit dem Startsaldo des Kontos übereinstimmen.

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Bestimmen Sie den Betrag einer Abweichung. Konto für eventuelle Ergänzungen des Kontokorrentkontos, z. B. zusätzliche Einzahlungen oder eine Auszahlung, die möglicherweise nicht erfasst wird. Wenn sich ein Mitarbeiter mit einer IOU aus dem Fonds entlehnt hat und den Restbetrag noch nicht zurückgezahlt hat, kann dies die Ursache für die Abweichung sein.

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Eventuelle Abweichungen im Kassenbestand an das leitende Management des Fonds melden. Die kleine Bargeldverwahrstelle sollte das Konto überwachen und abstimmen. Die zuständigen Behörden des Unternehmens, die den Fonds auffüllen, müssen jedoch eventuelle Fehlmengen oder Überbestände beheben.

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