So buchen Sie eine Geschäftsreise online

Da die Kosten für Geschäftsreisen seit 2010 stetig steigen, ist es wichtiger denn je, sicherzustellen, dass Sie den besten Wert für Ihren Dollar erzielen. Durch die Online-Buchung einer Reise können Sie verschiedene Fluggesellschaften, Hotels und sogar Mietwagen von verschiedenen Websites aus vergleichen. Wenn Ihre Organisation noch nie zuvor eine Online-Reise gebucht hat, können Sie zwischen zahlreichen Reisewebseiten wählen. Während Sie einen Flug direkt bei einer Fluggesellschaft buchen können, gibt es viele gute Reisewebseiten, auf denen Sie verschiedene Fluggesellschaften gleichzeitig vergleichen können. Außerdem finden Sie die besten Angebote für ein Hotelzimmer zur gleichen Zeit.

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Sprechen Sie mit Ihrem Manager, um festzustellen, ob Ihre Organisation ein Konto bei einer Reisewebsite hat oder nicht. Dies könnte Sie ersparen, die Reise mit Ihrer eigenen Kreditkarte bezahlen zu müssen. Einige Unternehmen verwenden nur vorab genehmigte Dienstleistungen oder haben möglicherweise Richtlinien, die Sie befolgen müssen, wenn Sie die Erstattung Ihrer Reisekosten erwarten.

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Vergleichen Sie die Kosten auf zwei oder drei zuverlässigen Reisewebseiten wie Expedia.com, Priceline.com oder Travelocity.com. Auf Websites wie diesen gibt es in der Regel Pauschalangebote, bei denen Sie ein Hotel und einen Flug gleichzeitig buchen können. Dies ist in der Regel günstiger als die separate Buchung. Sie können auch Websites wie Cheapflights.com oder Kayak.com aufrufen, mit denen Sie die Preise zwischen mehreren Reisewebsites gleichzeitig vergleichen können.

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Lesen Sie die Nutzerbewertungen für die Hotels, die angeboten werden, bevor Sie ein Zimmer buchen, insbesondere wenn Sie noch nie in dieser Stadt waren. Auf Reisewebseiten sind in der Regel Fotos der Hotels vorhanden, diese werden jedoch häufig von den Hotels selbst zur Verfügung gestellt und geben Ihnen möglicherweise nicht das ganze Bild. Benutzerbewertungen können Ihnen sagen, wie sauber die Zimmer sind und wie die Nachbarschaft um das Hotel herum ist.

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Vergleichen Sie zusätzlich zu dem Preis die Reisezeiten und Zwischenstopps der verschiedenen Flüge. Eine Ersparnis von 50 US-Dollar lohnt sich möglicherweise nicht, wenn Sie drei Stunden am Flughafen sitzen. Wenn Sie das Flugzeug wechseln müssen, werfen Sie einen Blick auf die Zeit zwischen den Flügen. Geschäftsreisen können stressig genug sein, ohne durch einen unbekannten Flughafen zu eilen, der nur zehn Minuten vom nächsten Gate entfernt ist.

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Vergleichen Sie die Lage des Hotels mit den Orten, die Sie während Ihrer Reise besuchen müssen. Mit Google Maps oder Bing Maps können Sie Entfernungen und Routen zwischen dem Hotel und dem Flughafen sowie Ihren anderen Zielen ermitteln. Wenn Sie nicht viel Zeit in Ihrem Hotelzimmer verbringen, wird ein nahe gelegenes Hotel mit einer niedrigeren Sternebewertung wahrscheinlich weniger anstrengend und weniger kostspielig sein als ein höherklassiges Hotel auf der anderen Seite der Stadt.

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Überlegen Sie, ob Sie ein Mietauto benötigen. Die meisten Reisewebseiten haben die Möglichkeit, ein Auto zu buchen, während Sie ein Flug- und Hotelzimmer buchen.

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Buchen Sie Ihre Reise möglichst mindestens zwei Wochen im Voraus. Je länger Sie warten, desto weniger Auswahlmöglichkeiten haben Sie bei der Preisgestaltung und bei der Verfügbarkeit. Bei der Buchung müssen Sie Ihre Kreditkartendaten sowie Ihren Namen und Ihre Adresse eingeben.

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Drucken Sie Ihre Bestellbestätigung und Ihre Reiseroute aus. Machen Sie zusätzliche Kopien davon und lassen Sie sie bei jemandem im Büro, falls Sie Ihre unterwegs verlieren. Drucken Sie eine Kopie der Routen zu Ihrem Hotel und zu den Zielen und bringen Sie diese auch mit.

Tipps

• Wenn mehrere Personen Ihrer Organisation zusammen reisen oder wenn Sie häufig zum selben Ziel reisen möchten, erhalten Sie möglicherweise ein besseres Angebot, wenn Sie das Hotel direkt anrufen.
• Rufen Sie Ihr Kreditkartenunternehmen an, um ihm mitzuteilen, dass Sie reisen. Um Betrug zu verhindern, können Kreditkartenunternehmen Ihre Karte sperren, wenn sie Einkäufe außerhalb der Stadt feststellen.
• Wenn Sie international reisen, scannen Sie Ihren Reisepass. Lassen Sie die Kopie einem Kollegen oder Familienmitglied, falls Ihr Reisepass im Ausland verloren geht oder gestohlen wird.