Budget für ein Dokumentenverwaltungssystem

Unternehmen und Regierungsstellen verwenden Dokumentenverwaltungssysteme, um zu ermitteln, wo sie gedruckte Exemplare eingereicht haben. Überwachung der Umwandlung alter Papierdokumente in digitale Kopien; und zum Speichern und Auffinden von offiziellen E-Mails, PDFs oder PowerPoint-Präsentationen. Die Bestellung in Ihren Bürodokumentenstrom zu bringen, erfordert sowohl Aufwand als auch Geld. Um den Geld- und Zeitaufwand zu minimieren, ermitteln Sie Ihre Prioritäten und Bedürfnisse, bevor Sie das System implementieren, und erstellen Sie ein Budget, nachdem Sie wissen, was Sie benötigen.

Planen des Systems

1

Legen Sie Ihre Prioritäten fest. Im Buch "Construction Litigation" werden grundlegende Ziele für ein Dokumentenverwaltungssystem festgelegt, damit Sie Informationen schnell finden, relevante Dokumente für ein bestimmtes Projekt identifizieren und bei Bedarf Dokumente in Papierform abrufen können. Laut Microsoft Technet müssen Sie für die Einrichtung eines guten Systems wissen, welche Arten von Dokumenten Ihr Unternehmen erstellt, welche Daten zu jedem Dokument verfügbar sind, wo Dokumente in jeder Phase des Lebenszyklus gespeichert werden sollen und wer Zugriff auf das Internet haben muss Dokumente, wie sie in der Organisation gehandhabt werden und welche rechtlichen und betrieblichen Anforderungen an die Buchführung gestellt werden.

2

Planen Sie Ihr System anhand Ihrer Prioritäten. Legen Sie fest, wie Sie und Ihr Unternehmen die Dokumente organisieren möchten, wie Informationen zwischen Teilen der Organisation ausgetauscht und verschoben werden sollen, welche Dokumente aufbewahrt werden sollten und welche verworfen werden können, und wie der Zugriff auf Dokumente gesteuert werden kann, die nicht allen zugänglich sind.

3.

Sprechen Sie mit den Personen, die sich tatsächlich mit den Dokumenten befassen. Finden Sie heraus, ob das, was Sie sich vorstellen, für sie geeignet ist. Wenn sie Einwände haben, entscheiden Sie, ob die Einwände angemessen sind oder nur ein mangelndes Interesse an Änderungen. Wenn sie gültige Probleme sehen, finden Sie einen Weg, um sie zu beheben.

Budgetierung des Systems

1

Bewerten Sie die Anlaufkosten für die Umwandlung alter Dokumente in elektronische Form. Das Scannen alter Dokumente in elektronischer Form erfordert nicht nur neue Computerausrüstung, sondern auch Zeit und Arbeitskraft, wie die Autoren von "Construction Litigation" betonen.

2

Berechnen Sie die Arbeitsstunden für den Umgang mit Material in Papierform. Die Vorabkosten sind beim Konvertieren von Papierdateien in den Computer steiler, aber das manuelle Suchen, Sortieren und Analysieren von Dokumenten kostet mehr Arbeit, als dieselben Aufgaben auf dem Computer auszuführen.

3.

Stellen Sie ein Budget zusammen, das sowohl die Anlaufkosten als auch die Betriebskosten abdeckt. Wenn Sie ein Budgetlimit haben und überschreiten, prüfen Sie, ob es Orte gibt, an denen Sie Kosten sparen können, ohne die Funktion zu beeinträchtigen.

Dinge benötigt

  • Dateien
  • Unterlagen
  • Elektronische Dokumente
  • Computersystem

Spitze

  • Die Autoren von "Construction Litigation" sagen, dass die Verwaltung physischer und elektronischer Dokumente nicht immer mit der Verwaltung der Informationen in den Dokumenten identisch ist. Ein effektives System hilft nicht nur bei der Suche nach einem Dokument unter Tausenden, sondern auch bei der Suche nach Informationen, unabhängig davon, in welchem ​​Dokument es sich befindet.

Warnung

  • Bereiten Sie sich auf Fehler vor, z. B. falsch abgelegte Dokumente oder Kopien mit fehlenden Seiten. Haben Sie einen Plan, um solche Fehler zu beheben - weil dies früher oder später passieren wird.

Empfohlen

Der Implementierungsprozess von strategischen Plänen
2019
So beruhigen Sie einen Hyper-Mitarbeiter
2019
So erstellen Sie ein horizontales Bildmenü in Blogspot
2019