So berechnen Sie Auto- und LKW-Aufwendungen und Abschreibungen für die IRS

Der Internal Revenue Service erlaubt normale und notwendige Transportkosten als Abzug vom Geschäftseinkommen eines im Geschäftsleben verwendeten PKW oder LKW. Wenn sich das Fahrzeug im Besitz des Unternehmens befindet, kann es mit einigen Einschränkungen in der Regel über einen Zeitraum von fünf Jahren abgeschrieben werden.

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Notieren Sie den Anfang und den Endstand des Fahrzeugs pro Jahr, um die gefahrenen Kilometer zu berechnen. Führen Sie eine detaillierte Aufzeichnung aller Meilen für die geschäftliche Nutzung durch. Dies beinhaltet örtliche Kilometer (keine Übernachtfahrten), die von Ihrem Hauptgeschäftsstandort zu einem anderen Arbeitsort, zum Standort eines Kunden oder Kunden fahren, um an geschäftlichen Besprechungen, Kongressen oder Seminaren teilzunehmen, die mit Ihrem Unternehmen in Verbindung stehen, Vorräte oder Produkte abholen und haben Fahrzeug gewartet oder repariert. Der IRS erfordert eine gleichzeitige Aufzeichnung aller Geschäftskilometer, um einen Abzug geltend zu machen. Dies bedeutet, dass Sie an jedem Tag, an dem Sie das Auto oder den LKW geschäftlich nutzen, ein Tagebuch oder ein Protokoll führen, in dem Sie Geschäftsmeilen und den Geschäftszweck der Reise eingeben. Die geschäftliche Nutzung für Übernachtfahrten ist ebenfalls abzugsfähig. Diese Nutzung wird jedoch als Reisekosten klassifiziert und sollte separat erfasst und aufgezeichnet werden.

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Bewahren Sie Quittungen für alle Fahrzeugwartungen und -reparaturen, Gas und Öl, Park- und Mautgebühren, Vermietung von Garagen oder Stellplätzen, Kfz-Versicherungsprämien, Reifen und Fahrzeugzulassung auf. Wenn das Fahrzeug geleast ist, halten Sie Quittungen für die Leasingzahlungen. Wenn es finanziert wird, notieren Sie die Zinszahlungen für das Darlehen. Buchhaltungssoftware ist hilfreich bei der Erfassung, Organisation und Verfolgung dieser Ausgaben. Wenn Sie die Belege auf Ihren Computer oder ein elektronisches Speichergerät einscannen, können Sie die Anzahl der Papierbelege auf ein Minimum reduzieren.

3.

Verwenden Sie eine Abschreibungstabelle, um den zulässigen Abschreibungsaufwand jedes Jahr zu berechnen. Der IRS begrenzt den gesamten Abschreibungswert von Personenkraftwagen und Lastkraftwagen sowie den jährlich zulässigen Abschreibungsaufwand. In einigen Fällen kann der gesamte abschreibungspflichtige Wert des PKWs oder Lastkraftwagens im ersten Nutzungsjahr als Aufwand von § 179 als Aufwand betrachtet werden. In den Folgejahren sind nur die tatsächlichen Geschäftskosten abzugsfähig.

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Entscheiden Sie, ob Sie während des ersten Jahres, in dem das Fahrzeug geschäftlich genutzt wird, tatsächliche Kosten oder den normalen Kilometerabzug geltend machen. Der IRS legt die Standard-Kilometerleistung jedes Jahr fest und passt sie an die Änderungen der Betriebskosten eines Fahrzeugs an. Wenn Sie das Fahrzeug einem Abschreibungsplan unterziehen, können Sie nicht die Standardkilometerrate verwenden. Stattdessen müssen Sie den Abschreibungsbetrag plus die tatsächlichen Ausgaben für das Jahr berücksichtigen. Berechnen Sie den Abzug der Fahrzeugkosten auf beiden Wegen: Verwenden Sie die Abschreibung (wenn das Unternehmen das Fahrzeug besitzt) und die tatsächlichen Kosten, und berechnen Sie sie unter Verwendung der standardmäßigen Laufleistung neu. Vergleichen Sie die Ergebnisse, um festzustellen, welche Methode die bessere Ableitung ist. Wenn Sie die tatsächlichen Kosten im ersten Jahr verwenden, können Sie in späteren Jahren nicht mehr zum Standard-Kilometerabzug wechseln. Wenn Sie über eine Flotte von fünf oder mehr Fahrzeugen verfügen, können Sie nicht die Standardkilometerzahl verwenden.

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Fordern Sie nur den betrieblich genutzten Teil der Aufwendungen und Abschreibungen an, wenn Sie das Auto oder den LKW auch als persönliches Fahrzeug verwenden. Wenn Sie beispielsweise mit dem Fahrzeug insgesamt 16.000 Meilen pro Jahr fahren, aber nur 12.000 Meilen für geschäftliche Zwecke sind, können Sie 75 Prozent der Kosten und Abschreibungen als Geschäftskosten geltend machen. Wenn Sie die Standard-Kilometerleistung verwenden, multiplizieren Sie die Rate mal 12.000 Meilen, um den abzugsfähigen Betrag zu berechnen.

Dinge benötigt

  • Software für die Geschäftsbuchhaltung
  • Abschreibungsplan
  • Kilometerstand
  • Scansoftware (optional)

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