So berechnen Sie den Kilometerstandausgleich

In Übereinstimmung mit der IRS-Kilometerabzugsentschädigung ist die Erstattung der während einer Geschäftsreise anfallenden Kilometerzahl ein Vorteil, den viele Arbeitgeber anbieten. Wenn Ihre Mitarbeiter häufig geschäftlich mit dem Auto unterwegs sind, kann das Erstattungsangebot Ihrem Geschäftsplan für die Leistungen Ihres Unternehmens entsprechen. Wenn Sie eine professionelle Firma betreiben, können Sie Kunden die Erstattung der Meilen in Rechnung stellen, was eine solide Aufzeichnungen erfordert. Berechnen Sie die Meilenerstattung ordnungsgemäß, um die Genauigkeit der Buchhaltungsunterlagen Ihres Unternehmens zu erhalten. Legen Sie die entsprechende Dokumentation als Referenz für den Fall eines Audits vor.

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Stellen Sie Meilenprotokolle für Ihre Mitarbeiter bereit, um die Laufleistung zu verfolgen, wenn sie geschäftlich unterwegs sind. Das Kilometerprotokoll sollte das Datum, eine Erläuterung der Reise, die Startkilometer und die Endkilometer sowie die Gesamtzahl der zurückgelegten Meilen enthalten. Wenn Sie Kunden die angefallenen Kilometer in Rechnung stellen, fügen Sie im Protokoll für das mit der Reise verknüpfte Kundenkonto einen Abschnitt hinzu.

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Fordern Sie an, dass Meilenprotokolle in regelmäßigen Abständen zur Verarbeitung eingereicht werden, die Ihrem Abrechnungszyklus entsprechen. Erforderlichenfalls Genehmigung der Geschäftsführung.

3.

Überprüfen Sie jedes Protokoll und überprüfen Sie die Berechnungen, bevor Sie sie für die Zahlung verarbeiten. Den aktuellen Erstattungssatz für Meilen erhalten Sie beim Internal Revenue Service. Multiplizieren Sie die Anzahl der Meilen mit der gefahrenen Kilometer. Wenn der Mitarbeiter beispielsweise 100 Meilen geschäftlicher Nutzung zum Kurs von 0, 51 US-Dollar im Jahr 2011 meldet, beträgt die Erstattungsprüfung 51 US-Dollar. Sie können wählen, ob Sie die Meilen monatlich, wöchentlich oder in dem für Ihr Unternehmen geeigneten Intervall zurückerstatten möchten.

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Erfassen Sie Meilenrückerstattungen in Ihrem Buchhaltungsbuch als Reduzierung der Betriebsmittel. Erfassen Sie die Abrechnungstransaktion auf dem Transportkonto oder einem ähnlichen Konto. Sie müssen Erstattungen in Ihrem Ledger verbuchen, um sie als Ausgaben in den Steuererklärungen des Unternehmens auszuweisen.

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Aktualisieren Sie Ihre Kundenabrechnungskonten mit den entsprechenden Kilometergebühren gemäß den Reiseprotokollen und dem aktuellen Erstattungssatz. Behalten Sie Ihre Kilometeraufzeichnungen bei jedem Kundenkonto bei, um die Genauigkeit bei der Erstellung der Spesenabrechnungen sicherzustellen.

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