Berechnen der Formel für die Gesamtstunden in Excel

Microsoft Excel bietet als Tabellenkalkulationsprogramm viele nützliche Funktionen für die Produktivität eines kleinen Unternehmens. Das wichtigste unter diesen ist die Fähigkeit, Formeln zu verwenden, um verschiedene Berechnungen mit den Daten in verschiedenen Zellen durchzuführen. Aufgrund der Bedeutung abrechenbarer Stunden, Gehaltsabrechnungen, Stundenlöhne und Überstunden sollten sich Mitarbeiter und Führungskräfte damit vertraut machen, wie sie die Gesamtstunden in Excel sowohl für die Planung als auch für die Berichterstellung berechnen.

Hinzufügen von Zeitstempelspalten

Sie können Excel verwenden, um die Zeit zu protokollieren, die Mitarbeiter mithilfe von Excel ein- und ausschalten. Sie können entweder Mitarbeiter direkt in Excel einer Arbeitszeit hinzufügen, während sie ein- und ausschalten, oder das Programm verwenden, um Zeitdaten aus einer anderen Quelle zu speichern und zu bearbeiten, ob es sich um ein Zeiterfassungsprogramm oder um eine physische Stempeluhr handelt.

Um die Spalten für die Nachverfolgung von Zeitdaten einzurichten, klicken Sie in Zelle A1 und geben Sie "Clock In" ein. Klicken Sie in B1 und geben Sie "Clock Out" ein. Klicken Sie in C1 und geben Sie "Gesamtstunden" ein. Diese Spalten werden verwendet, um die Ein- und Ausstempeldaten sowie die Gesamtstunden jeder Schicht zu kennzeichnen. Sie können sie natürlich umbenennen, wenn Sie der Meinung sind, dass andere Sprachen klarer sind.

Stundenerfassung für mehrere Mitarbeiter

Wenn Sie die Stunden mehrerer Mitarbeiter verfolgen, können Sie entweder eine Spalte hinzufügen, um anzugeben, welcher Mitarbeiter zu welcher Zeile gehört, oder jeden Mitarbeiter in seine eigene Registerkarte in der Tabelle oder in die eigene Tabellendatei einfügen. Wenn Sie planen, dass Ihre Mitarbeiter ihre eigene Zeit in Tabellenkalkulationen protokollieren und diese mit einem integrierten Zeitrechner in Excel als Arbeitszeitnachrichten einreichen, ist die Verwendung separater Tabellenkalkulationen möglicherweise die einfachste Lösung. Anschließend können Sie die Tabellenkalkulationsvorlagen an jeden Mitarbeiter verteilen, um seine Stunden zu verfolgen, oder Daten aus einem externen Zeitnahme-Tool importieren.

Verwenden Sie eine 24-Stunden-Uhr

Da sowohl Mittag als auch Mitternacht als 12:00 ausgedrückt werden können, konvertieren Sie alle "Clock In" - und "Clock Out" -Zeiten in das 24-Stunden-Format (manchmal auch als Militärzeit bezeichnet), um einen Berechnungsfehler zu vermeiden. Wenden Sie dieses Format auf alle Spalten von Zeitdatenzellen in dieser Tabelle an.

Wählen Sie dazu die betreffenden Spalten aus, indem Sie auf den oberen Rand klicken oder Zellen einzeln auswählen. Halten Sie die Steuertaste auf Ihrer Tastatur gedrückt, während Sie klicken, um mehrere Spalten oder Zellen gleichzeitig auszuwählen. Klicken Sie dann im Ribbon-Menü oben auf dem Bildschirm auf die Registerkarte "Home". Klicken Sie auf die Popup-Schaltfläche neben dem Wort "Nummer", um die Formatierungsoptionen zu öffnen.

Wählen Sie unter "Kategorie" die Option "Zeit" aus. Wählen Sie dann eine Option aus, die Datum und Uhrzeit in einem 24-Stunden-Format anzeigt, das Ihnen und jedem, der mit Ihrer Tabelle arbeitet, klar ist. OK klicken."

Geben Sie die Zeitformel in Excel ein

Um die Differenz zwischen "Clock In" -Zeit und "Clock Out" -Zeit zu berechnen, geben Sie das Gleichheitszeichen (=) in die Zelle unter der Bezeichnung "Gesamtstunden" (C2) ein und klicken Sie auf die Zelle "Clock Out" links, geben Sie das Minuszeichen (-) ein, klicken Sie links auf die Zelle "Clock In" und drücken Sie "Enter". Stellen Sie sicher, dass Sie diese Formel in die Spalte kopieren, damit zusätzliche Verschiebungen in anderen Zeilen ebenfalls berechnet werden. Klicken Sie auf die unterste Zeile einer Zelle und ziehen Sie sie in die Spalte, um sie zu kopieren.

Beachten Sie, dass eine zusätzliche Summenformel (= SUMME) verwendet werden kann, um jede der einzelnen Schichtsummen für eine kumulierte Summe hinzuzufügen. In der Regel müssen Sie jede Spalte zusammenfassen, um die Gesamtzahl der geleisteten Stunden anzuzeigen.

Testen Sie die Formeln und überprüfen Sie die Formatierung

Geben Sie Testdaten ein, um zu überprüfen, ob die Zellen richtig ausgerichtet sind und die Formel wie beabsichtigt funktioniert. Wenn zum Beispiel die Uhrzeit von 14:00 Uhr und die Uhrzeit von 18:30 Uhr festgelegt ist, sollte "Gesamtstunden" 4, 5 sein.