Wie man elektronische Zeitkarten einführt

Unternehmen, die Stundenlöhne zahlen, müssen die Anzahl der Arbeitsstunden der Mitarbeiter nachverfolgen. Eine zuverlässige Nachverfolgung ist besonders für kleine Unternehmen wichtig, da eine einzige Fehlerquelle einen großen Teil des Gesamtbudgets ausmachen kann. Elektronische Zeitkarten bieten eine zeitsparende, genaue und sichere Möglichkeit, die Arbeitsstunden der Mitarbeiter zu verfolgen. Systeme steuern das An- und Abmelden über Magnetkarten, Ausweise, PINs oder biometrische Merkmale wie Fingerabdrücke oder Gesichtserkennung. Bei einigen Systemen ist eine GPS-Funktion zur Verfolgung mobiler Mitarbeiter verfügbar. Unternehmen können das Sicherheitsniveau auswählen, das sie benötigen, und dann die Mitarbeiter darin trainieren, das neue System effektiv zu nutzen.

Wählen Sie das System aus

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Definieren Sie Ihre Anforderungen für die Nachverfolgungszeit. Wenn Sie nur ein System benötigen, um Lochkarten zu ersetzen, erhalten Sie ein System, mit dem sich Mitarbeiter elektronisch an gemeinsam genutzten Stationen anmelden können. Wenn Sie auch die Zeit der Büroangestellten erfassen müssen, besorgen Sie sich ein System, das auf einem Desktop-Computer ausgeführt werden kann. Besorgen Sie sich zur Erfassung mobiler Mitarbeiter ein System, das auf einem Smartphone ausgeführt werden kann, und erwägen Sie gegebenenfalls eine GPS-Funktion.

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Definieren Sie Ihre Sicherheitsanforderungen. Wenn Vorgesetzte überprüfen können, wer anwesend ist, erhalten Sie Magnetkarten oder Abzeichen. Beachten Sie jedoch, dass sich die Arbeitnehmer dann gegenseitig anmelden können oder sich Dritte mit verlorenen Karten anmelden können. PINs sind etwas sicherer, da sie nicht verloren gehen oder verlegt werden können. Wenn hohe Sicherheit erforderlich ist, erhalten Sie ein System mit Fingerabdruck- oder Gesichtserkennungs-Logins.

3.

Definieren Sie Ihre Berichtsanforderungen. Stellen Sie sicher, dass das System die Zeiten verarbeitet, um Daten zu erstellen, die Sie verwenden können. Fragen Sie nach Datenformaten, Datenbankkompatibilität und Dateiformaten und prüfen Sie diese mit Ihren vorhandenen Lohn- und Zahlungsanwendungen.

Kauf und Installation

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Identifizieren Sie mindestens drei Lieferanten, die Systeme mit den in Abschnitt 1 definierten Eigenschaften anbieten können. Bitten Sie sie, Vorschläge einzureichen.

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Bewerten Sie die Vorschläge im Hinblick auf die grundlegenden Anforderungen, die Sie in Abschnitt 1 definiert haben. Wenn einem System eines Lieferanten einige der grundlegenden Anforderungen fehlen, bitten Sie ihn, die erforderlichen Merkmale hinzuzufügen oder ein Angebot von einem zusätzlichen Lieferanten anzufordern.

3.

Bewerten Sie die Lieferantenpreise bei mindestens drei Lieferanten und kaufen Sie beim niedrigsten Bieter. Wenn Sie besondere Anforderungen haben, dh Sie haben weniger Vorschläge, die Ihren Anforderungen entsprechen, stellen Sie sicher, dass der Preis des qualifizierten Bieters im Vergleich zu den Preisen der anderen Anbieter angemessen ist, auch wenn er höher ist.

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Erwerben Sie das gewählte System, lassen Sie es vom Lieferanten installieren und konfigurieren Sie die Software. Weisen Sie die Mitarbeiter an, mit dem Lieferantenteam zusammenzuarbeiten, um praktische Erfahrungen mit dem neuen System zu sammeln.

Training und Verwendung

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Bitten Sie einen Lieferantenvertreter, den Mitarbeitern die Verwendung des neuen Systems zu zeigen. Stellen Sie sicher, dass der Lieferant Bedienungsanleitungen zur Verfügung gestellt hat.

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Führen Sie einen Test mit einem vollständigen Zyklus von Anmeldungen, Abmeldungen, Datenverarbeitung, Lohnabrechnung usw. durch, um sicherzustellen, dass das System funktioniert.

3.

Weisen Sie die Verantwortung für den Support zu und starten Sie den Live-Betrieb. Behalten Sie den Prozess und die Daten für die ersten Verarbeitungszyklen im Auge und suchen Sie nach Anzeichen von Problemen. Überprüfen Sie die Ausgabe und das Berichtswesen, bevor Sie die Abrechnung oder Abrechnung mit dem neuen System durchführen.

Spitze

  • Halten Sie Ihr System so nah wie möglich am Standard des Lieferanten. Die Anpassung ist teuer und eine Fehlerquelle.

Warnung

  • Unternehmen werden in Zukunft mehr Sicherheit brauchen. Kaufen Sie im Zweifelsfall mehr Sicherheit als weniger.

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