Wie wichtig sind Kommunikationspläne für Projektmanager?

Kommunikation spielt eine entscheidende Rolle, um ein Projekt auf dem Laufenden zu halten. Der Projektmanager hat die Aufgabe, alle Aspekte des Projekts einschließlich des Kommunikationsplans zu leiten. Die Einzelheiten der Kommunikation, einschließlich der Methode und Häufigkeit, variieren je nach den Anforderungen Ihres Projekts. Das Verständnis des Zwecks des Projektkommunikationsplans hilft einem Manager, die Ziele des Plans zu erreichen.

Erwartungen

Der Projektkommunikationsplan legt die Standards dafür fest, wie und wann die Kommunikation stattfindet. Als Projektmanager möchten Sie den Ton für die gesamte Kommunikation des Projekts festlegen. So behalten Sie die Kontrolle über das Projekt und stellen sicher, dass alle Beteiligten die erforderlichen Informationen erhalten. Legen Sie Standards für die Kommunikation der Teilnehmer fest, einschließlich E-Mail, Besprechungen, Telefonanrufe und Memos. Für die regelmäßige Kommunikation, z. B. für Meetings, ist das Timing eine weitere Überlegung. Planen Sie wöchentliche Projektmeetings, um die Teilnehmer über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Konsistenz

Ein solider Kommunikationsplan erhöht die Konsistenz der Projektabwicklung. Die Teilnehmer, die den Plan befolgen, sollten konsistent miteinander kommunizieren. Sie müssen auch sicherstellen, dass alle Stakeholder die gleichen Informationen über die Projektanforderungen und -änderungen haben. Wenn einige Stakeholder nicht über Änderungen informiert werden, riskieren Sie Fehler oder Verzögerungen bei der Projektarbeit.

Produktivität

Durch regelmäßige Kommunikation können die Mitarbeiter, die an dem Projekt arbeiten, produktiv bleiben. Wenn sie über Projektereignisse auf dem Laufenden gehalten werden, werden sich die Mitarbeiter mit ihren Aufgaben wohler fühlen. Sie sind mit den erforderlichen Informationen ausgestattet, um weiterzuarbeiten, anstatt häufig anzuhalten, um nach fehlenden Informationen zu suchen. Die Mitarbeiter sind auch besser in der Lage, mit einer ordnungsgemäßen Kommunikation zusammenzuarbeiten, was die Zusammenarbeit und die effektive Durchführung des Projekts ermöglicht.

Ergebnis

Ein Kommunikationsplan ermöglicht es Ihnen als Projektmanager, das Team zum gewünschten Projektergebnis zu führen. Ohne ordnungsgemäße Kommunikation mit allen Stakeholdern können Sie die Projektanforderungen nicht erfüllen. Sie benötigen eine klare Kommunikation von den Stakeholdern, um genau herauszufinden, was sie vom Projekt erwarten und benötigen. Wenn Sie beispielsweise ein Softwareprogramm für einen Dritten entwickeln, ist eine regelmäßige Kommunikation mit dem Drittanbieter zwingend erforderlich, um genau herauszufinden, wie die Software funktionieren soll. Durch die fortgesetzte Kommunikation wird sichergestellt, dass das Endprodukt die Erwartungen bei der Lieferung erfüllt.