So steigern Sie die Produktivität am Arbeitsplatz durch Planung, Verschleppung und Priorisierung

Um die Kosten zu senken und die Rentabilität zu verbessern, suchen Unternehmen nach Wegen, die Produktivität mit weniger Mitarbeitern zu steigern. Die Möglichkeit, die Produktivität zu steigern, ohne die Kosten zu erhöhen, kann den Unterschied zwischen dem Geschäftsleben und dem Verriegeln der Türen ausmachen. Während es an jedem Arbeitstag Hunderte von Arbeitsaufgaben oder Aufgaben geben kann, die von Bedeutung sind, haben einige eine höhere Bedeutung als andere. Wenn Sie sich auf nichtproduktive oder „harte Arbeit“ konzentrieren, wird die Zeit und das Talent der Mitarbeiter nur unzureichend genutzt. Dies führt zu verpassten Chancen, unglücklichen Kunden und Einkommensausfällen.

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Machen Sie eine Liste. Bevor Sie mit der Planung Ihres Tages, Ihrer Woche oder Ihres Monats beginnen können, benötigen Sie eine vollständige Liste aller Aufgaben mit ihren Terminen, Projekten, Besprechungen, Telefonkonferenzen, Kundenbesuchen, Schulungen, Webinaren und anderen möglichen Terminen. Da diese Informationen aus E-Mails, Telefonanrufen, Kurzmitteilungen, Notizen, Briefen, Kontakten zu sozialen Medien und Konversationen stammen, können Sie all diese Aktivitäten an einem Ort erfassen. Führen Sie eine laufende "To-Do" -Liste, wenn Dinge auftauchen, um den Stress zu vermeiden, einen wichtigen Termin oder einen Termin für eine Aufgabe zu vergessen.

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Übertragen Sie die Liste in Ihren Planer. Egal, ob Sie Dinge in einem manuellen Planer schreiben oder Ihren Computer oder Ihr Smartphone verwenden, Sie müssen Elemente täglich von Ihrer Aufgabenliste in Ihren Planer übertragen. Geben Sie jeden Artikel am Fälligkeitstag ein, sichern Sie sich mehrere Tage und legen Sie eine benutzerdefinierte Erinnerung fest. Große Projekte sollten in Segmente unterteilt und separat eingegeben werden. Wenn möglich, farbcodieren Sie Elemente nach Priorität, Kunden oder Umsatzchancen. Seien Sie realistisch und planen Sie keine direkten Termine ein. Die Produktivität kann sich verbessern, wenn Sie sich genügend Vorlaufzeit geben, um Aufgaben effektiv zu erledigen.

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Aufschub zulassen. Es mag sich als kontraproduktiv anhören, aber manchmal kann es durch das Aufschieben oder Verschieben von Aufgaben oder Terminen die Produktivität verbessern. Wenn Sie nicht über alle Informationen verfügen, um eine Aufgabe innerhalb einer bestimmten Frist abzuschließen, können Sie durch Verzögerung der Aktion ein besseres Ergebnis erzielen. Wenn kritische Teammitglieder nicht verfügbar sind, empfiehlt es sich zu warten, bis alle an Diskussionen und Entscheidungen teilnehmen können. Produktivität ist nicht nur schnell erledigt. Um eine falsche Entscheidung zu treffen, kann es erforderlich sein, Ressourcen zu überarbeiten und Ressourcen für andere Aufgaben zu verwenden.

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Eines nach dem anderen. Durch das Priorisieren Ihrer Liste können Sie wichtige oder zeitkritische Aufgaben vor anderen planen. Zu den Prioritätskriterien zählen Fristen, Möglichkeiten für neue Geschäfte, die Bedeutung einer Person oder eines Projekts oder die Höhe des potenziellen Umsatzes. Es kann von Ihrem Chef oder der Geschäftsleitung vorgeschrieben werden. Projektzeitlinien priorisieren Aufgaben mit der Critical-Path-Methode, die Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Fertigstellung und ihrer Abhängigkeit voneinander plant. Aufgaben, die abgeschlossen sein müssen, bevor eine andere beginnen kann, haben eine höhere Priorität. Das Ignorieren der Priorität einer Aufgabe in einer Sequenz kann zu Wartezeiten führen, die sich negativ auf die Produktivität auswirken.

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  • Planer mit Kalender

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