So halten Sie Ihre Daten sicher

Daten bestehen aus allen computergestützten Informationen, die Ihr Unternehmen zum Überleben benötigt. Es enthält eine Aufzeichnung Ihrer finanziellen Transaktionen, die Namen und Adressen Ihrer Kunden sowie die Sozialversicherungsnummern und Steuern Ihrer Mitarbeiter. Sie müssen diese Daten nicht nur vor physischen Katastrophen wie Feuer oder Stromschlag schützen, sondern auch vor Sicherheitsangriffen und Viren.

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Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, bei der Einstellung eine Vertraulichkeits- und Geheimhaltungsvereinbarung zu unterzeichnen. Dadurch wird verhindert, dass Ihre Informationen an Dritte weitergegeben werden, wenn sie Ihre Richtlinien beenden oder sich damit unzufrieden machen. Geben Sie im Falle eines Verstoßes bestimmte Strafen an. Wenn Kundeninformationen für Ihr Unternehmen von Bedeutung sind, bitten Sie Ihre Mitarbeiter, eine Klausel über den Wettbewerb zu unterzeichnen.

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Schulung Ihrer Mitarbeiter in Sicherheitsverfahren. Viele Computerinstitute und -hochschulen bieten solche Schulungen an, wenn Sie es nicht selbst tun können. Diese Schulung kann die Bedeutung von langen Passwörtern, die sie häufig ändern, sowie das Erkennen von Phishing- und anderen Betrugsversuchen sowie das Sichern und später Löschen von Formularen, auf denen Kunden vertrauliche Informationen gedruckt haben, umfassen.

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Sichern Sie Ihre Computer und andere Geräte. Dies kann so einfach sein wie das Hinzufügen eines Kennwortschutzes für Ihre Laptops oder das Bereitstellen von gesperrten Bereichen für Ihre Desktops, für die der Zugriff auf spezielle IDs erforderlich ist. Wenn Sie mit Ihren Geräten reisen, sollten Sie die Installation einer Software in Betracht ziehen, mit der Sie sie während eines Verlusts finden können oder die ihre Festplatten auf Knopfdruck löschen kann.

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Verwenden Sie Software, um Ihre Systeme vor Viren und Malware zu schützen. Installieren Sie eine Firewall, um gefährliche Programme oder Spyware zu blockieren, bevor sie Ihre Computer infizieren können. Seien Sie vorsichtig beim Öffnen von unbekannten Dateien oder verdächtigen E-Mails und aktualisieren Sie Ihr Betriebssystem und Ihre Virenprüfprogramme, damit diese effektiv mit den neuesten Angriffen umgehen können.

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Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig. Führen Sie tägliche Sicherungen am Ende eines jeden Geschäftstages durch. Wenn Ihre Datenbank gelöscht wird, haben Sie höchstens einen Tag an Informationen verloren. Dies kann automatisch mit Software durchgeführt werden, sodass Sie und Ihre Mitarbeiter nicht vergessen, dies zu tun. Bewahren Sie die Sicherungsmedien außerhalb des Standorts auf. Wenn also ein Notfall an Ihrem physischen Standort eintritt, sind Ihre Informationen geschützt. Verwenden Sie nach Möglichkeit Online- oder Cloud-Storage-Unternehmen, die Ihre Informationen an mehreren Orten aufbewahren können. Wenn Sie die Backups an einem anderen Ort wiederherstellen müssen, können diese Unternehmen dies von Ihrem nächstgelegenen Standort aus tun.