So halten Sie ein Sitzungsprotokoll für eine S Corporation

Das Sitzungsprotokoll ist eine offizielle Aufzeichnung darüber, was bei einem bestimmten Meeting erreicht wurde. Im Gegensatz zu einer Bandaufzeichnung, die das widerspiegelt, was in einer Besprechung gesagt wurde, sollen die Protokolle nur die Aufzeichnungen von Besprechungen aufnehmen. Wenn Sie eine S-Corporation betreiben, sind Sie gesetzlich nicht verpflichtet, die Protokolle einzuhalten. Sie können jedoch eine gute Methode sein, um den Fortschritt Ihres Unternehmens bei der Erreichung der Unternehmensziele aufzuzeichnen. Das Protokoll kann auch als rechtliche Aufzeichnung der Unternehmensaktivitäten im Falle einer Klage oder einer Steuerprüfung nützlich sein.

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Besorgen Sie sich vorab eine Kopie der Tagesordnung. Wenn Sie die Agenda im Voraus festgelegt haben, können Sie den Ablauf und die Struktur des Meetings verstehen und können sich so besser Notizen machen.

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Schreiben Sie die administrativen Fakten der Besprechung auf. Als Einleitung zu den eigentlichen Sitzungsprotokollen verlangt das übliche parlamentarische Verfahren die Aufzeichnung bestimmter Fakten über die Sitzung. Geben Sie den Namen der Organisation, die Uhrzeit und den Ort der Besprechung an und geben Sie an, ob die Besprechung regelmäßig oder speziell war. Das Protokoll sollte auch die Namen der Anwesenden enthalten, insbesondere den Vorsitzenden und den Protokollführer. Für eine S-Corporation ist es möglich, dass der Vorsitzende und der Protokollführer ein und dasselbe sind, da die S-Corporation normalerweise nicht sehr groß ist.

3.

Erstellen Sie eine Gliederung für Ihr Protokoll basierend auf der Tagesordnung des Meetings. Die Protokolle, die Sie für Ihre S-Gesellschaft aufbewahren, sollten der Tagesordnung der Besprechung folgen. Setzen Sie also einen Punkt für jeden Tagesordnungspunkt und lassen Sie dann das Leerzeichen frei, in dem Sie die tatsächlichen Protokolle schreiben können.

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Notieren Sie die Aktionen, die im Protokoll des vorherigen Meetings ausgeführt wurden. Einer der ersten Geschäftsschritte in einer regulären Besprechung ist die Genehmigung oder Änderung des Protokolls der vorherigen Besprechung.

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Zeichne jede Bewegung und alle durchgeführten Aktionen auf. Der Name aller Personen, die in der Besprechung einen Antrag stellen, sollte zusammen mit dem Ergebnis des Antrags, z. B. Genehmigung oder Ablehnung, aufgezeichnet werden. Wenn es eine Abstimmung gibt, sollte auch die Anzahl der Stimmen mit einbezogen werden.

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Listen Sie alle bei der Besprechung gemachten Notizen auf.

7.

Auftrags- und Berufungsaufzeichnungen festhalten. Eine Bemerkung zur Geschäftsordnung ist eine Pause in einer Tagesordnung, die durch einen möglichen Verstoß gegen die Regeln des parlamentarischen Verfahrens hervorgerufen wird. In der Regel wird der Vorsitzende der Besprechung aufgefordert, etwaige Punkte der Bestellung oder etwaiger Rechtsmittel zu klären. Wenn der Vorsitzende der Versammlung die Gründe für Entscheidungen festlegt, sind diese zu melden.

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Hängen Sie alle während des Treffens übermittelten Berichte an das Protokoll an. Notieren Sie im Protokoll, ob Berichte angefügt sind.

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Notieren Sie den Zeitpunkt der Vertagung der Sitzung.

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Übermitteln Sie das Protokoll zur offiziellen Genehmigung. In der Regel werden die Protokolle beim folgenden regulären Meeting genehmigt.

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Legen Sie eine Kopie der offiziell genehmigten Protokolle in die Unternehmensakte ein.