So halten Sie eine Online-Kalkulationstabelle sicher
Online-Kalkulationstabellen können effektiv sein, wenn Daten zwischen einer Gruppe von Mitarbeitern verwaltet oder gemeinsam genutzt werden. Webbasierter Speicher bedeutet, dass auf Dateien immer von jedem Browser aus zugegriffen werden kann. Außerdem entfällt das manuelle Verteilen aktualisierter Versionen bei jeder Implementierung von Änderungen. In den meisten Fällen werden Dateien in Echtzeit gespeichert und können von mehreren Benutzern gleichzeitig abgerufen werden. Einige dieser Optionen für kollaborative Tabellenkalkulationen unterstützen zusätzliche Sicherheitsfunktionen, wie z. B. Lesezugriff und Kennwortschutz. Ihre Daten bleiben also unverändert, und vertrauliche Informationen sind nur für diejenigen sichtbar, denen Sie Zugriff gewährt haben.
Die heruntergeladene Datei mit einem Kennwort schützen
Wenn Sie anderen eine echte Excel-Kalkulationstabellendatei zur Verfügung stellen möchten - beispielsweise über einen Download-Link auf Ihrer Website oder über einen Cloud-Ordner -, können Sie einen Kennwortschutz implementieren, der jedes Mal ausgelöst wird, wenn die Datei geöffnet oder Änderungen vorgenommen werden . Beginnen Sie mit dem Öffnen der Tabelle und wählen Sie "Datei" und entweder "Speichern" oder "Speichern unter". Bestätigen Sie den Namen und den Speicherort, und klicken Sie unten auf "Extras", und wählen Sie "Allgemeine Optionen". Hier können Sie ein Kennwort zum Öffnen und Bearbeiten der Datei anfordern.
Eine Microsoft-spezifische webbasierte Lösung
Excel-formatierte Arbeitsblätter, die in der SkyDrive-Cloud gespeichert sind, können gemeinsam mit der Excel-Web-App in einem beliebigen Browser gemeinsam genutzt werden. Die App kann zwar keinen Kennwortschutz einrichten oder eine kennwortgeschützte Arbeitsmappe öffnen, sie kann jedoch die Dateifreigabe auf bestimmte Benutzer beschränken und kann die Leseberechtigung konfigurieren, um Änderungen am Dokument zu verhindern. Klicken Sie bei geöffneter Kalkulationstabelle in der Webanwendung auf "Freigeben", und geben Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Mitarbeiter ein. Klicken Sie auf "Empfänger können bearbeiten" und wählen Sie "Nur anzeigen". Klicken Sie anschließend auf "Freigeben". Wählen Sie "Get a Link" aus, aktivieren Sie die Option "Nur Ansicht" und klicken Sie auf "Link erstellen".
Schutz und Zugriff über Google
Während vorhandene Excel-Tabellenkalkulationen in Google Drive hochgeladen werden können, können Sie mit der zugehörigen Google Sheets-App auch neue, in der Cloud synchronisierte Tabellenkalkulationen erstellen. Die Sicherheitseinstellungen werden dann beim Freigeben der Datei implementiert. Sie können z. B. jedem Zugriff mit dem Freigabe-Link gewähren oder basierend auf der Anmeldung eines Google-Kontos Berechtigungen festlegen. Zu den zusätzlichen Einschränkungen gehören Optionen nur zum Anzeigen, Anzeigen und Kommentieren oder zur vollständigen Bearbeitung. Kollaborateure haben auch die Möglichkeit, sich anzumelden und an einem Echtzeit-Chat teilzunehmen, sodass Inhalte und Änderungen besprochen, Daten analysiert und als Gruppe bearbeitet werden können.
Andere Echtzeit-Collaborative-Lösungen
Zusätzliche Optionen für die Dateizusammenarbeit mit Sicherheitsfunktionen sind ebenfalls verfügbar. In Adobe Acrobat.com erstellte Tabellenkalkulationen können beispielsweise mit schreibgeschütztem oder uneingeschränktem Bearbeitungszugriff für Mitarbeiter konfiguriert werden, die sich bei Adobe registriert haben und eine Einladung zu Ihrem Arbeitsbereich erhalten haben. In Zoho Docs erstellte oder hochgeladene Tabellenkalkulationen können auf die gleiche Art und Weise gemeinsam genutzt und geschützt werden. Dies bietet den zusätzlichen Vorteil des Kennwortschutzes, wenn Dokumente mit nicht registrierten Benutzern gemeinsam genutzt werden. Vorhandene Excel-Tabellen können in SecureSheet hochgeladen und mit Benutzerberechtigungen aktiviert werden, die das Bearbeiten oder Anzeigen einzelner Zellen, Zeilen, Spalten oder Arbeitsblätter ermöglichen.