Wie lange halten Arbeitgeber nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses Aufzeichnungen?
Wenn ein Arbeitsverhältnis endet, sind die Arbeitgeber verpflichtet, die Personalakten der Mitarbeiter an einem sicheren Ort aufzubewahren. Die Aufbewahrungsdauer der Mitarbeiterdaten ist je nach Bundes- und Landesgesetzen in Bezug auf die Aufbewahrung von Arbeitgebern unterschiedlich. Dies sind strenge Vorschriften, und Arbeitgeber, die bestimmte Mitarbeiterakten nach der Kündigung nicht erstellen können, können mit harten Strafen und Geldbußen bestraft werden, die von staatlichen Stellen verhängt werden.
Kündigung des Mitarbeiters
Der Begriff "Arbeitnehmerkündigung" umfasst eine Reihe von Beschäftigungsmaßnahmen, nicht nur eine unfreiwillige Kündigung oder eine Arbeitnehmerentlassung. Arbeitgeber verwenden das Wort "Kündigung", um alle Arten der Trennung von Arbeitnehmern zu kennzeichnen - freiwilliger Rücktritt, Entlassung, Ruhestand und Aufhebung des Arbeitsplatzes. Das klingt für den Laien hart, aber die Personalabteilungen sprechen von einer Kündigung, weil das Arbeitsverhältnis beendet ist. Daher ist es unabhängig von den Umständen immer anwendbar.
Komponenten von Beschäftigungsdatensätzen
Beschäftigungsdatensätze bestehen aus Personalakten der Mitarbeiter, Gehaltslisten, Formularen zur Leistungserfassung und Krankenakten. Berufsrelevante Materialien - alles außer Gesundheits- und medizinischen Informationen - werden in der Regel in der Personalabteilung gespeichert und stehen den Mitarbeitern ggf. zur Verfügung. Abrechnungsunterlagen werden manchmal getrennt aufbewahrt, sind jedoch zur einfachen Zugänglichkeit nach Mitarbeiternamen oder Identifikationsnummer (z. B. Sozialversicherungsnummer) gespeichert.
Informationen in Bezug auf die Gesundheit oder medizinische Leistungen von Mitarbeitern und damit zusammenhängende Dokumente stehen nur einem Personalbeauftragten oder einem Mitarbeiter auf Managerebene zur Verfügung, der als Datenschutzbeauftragter gemäß den Bestimmungen des HIPAA-Gesetzes (Health Insurance Portability and Accountability Act) festgelegt wurde, das die Vertraulichkeit bestimmter Datensätze gewährleistet ein Arbeitgeber.
FLSA Keine Mitarbeiteraufzeichnungen
Gemäß dem Fair Labor Standards Act (FLSA) müssen Arbeitgeber für drei Jahre Lohnlisten für nicht exekutierte Arbeitnehmer aufbewahren. Die Gehaltslisten für nicht exekutierte Mitarbeiter umfassen Arbeitgeberkopien von Lohnabschlüssen oder einen Beleg für Lohnzahlungen, einen Beleg für geleistete Überstunden, reine Arbeitszeit und Überstunden, Lohnabzüge und andere Lohnmaterialien. Die Aufbewahrungspflichten für angestellte, freigestellte Arbeitnehmer unterscheiden sich geringfügig, nur weil freigestellte Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Überstunden haben und Sie daher keinen Beleg für Überstunden haben. Das FLSA schreibt vor, dass die Arbeitgeber drei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses die nichtexperimentierten Aufzeichnungen führen.
Die FLSA-Anforderung beträgt zwei Jahre für Aufzeichnungen wie Tarifverträge, Leistungsbeurteilungen und Dokumente, die die Anforderungen erfüllen können, um Lohnskalen, Lohnsätze und Lohnniveaus zu rechtfertigen.
Die gesetzlichen Vorschriften zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen können vom Bundesstaat abweichen, und in einigen Bundesländern sind die Anforderungen länger als die gesetzlichen Auflagen. Der Bundesstaat Texas verlangt beispielsweise, dass Arbeitgeber bestimmte Lohn- und Steuerinformationen vier Jahre lang aufbewahren. Bestimmte Materialien, die sich auf Vorteile beziehen, sollten von Arbeitgebern in Texas sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
EEOC-Aufzeichnung aller Beschäftigungsaufzeichnungen
Die US-amerikanische Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) verlangt, dass Sie alle Beschäftigungsnachweise ein Jahr ab dem Kündigungstermin des Mitarbeiters aufbewahren. Aus Gründen des Altersdiskriminierungsgesetzes (ADEA) müssen Sie die Abrechnungssätze für die gleiche Zeitdauer aufbewahren, die gemäß FLSA erforderlich ist - drei Jahre nach dem Kündigungsdatum. Andere Informationen zu Leistungen an Arbeitnehmer müssen nur für ein Jahr aufbewahrt werden.
Besondere Regeln für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen gelten, wenn ein Arbeitnehmer wegen eines der von der EOC erzwungenen Antidiskriminierungsgesetze Anklage wegen Diskriminierung erhebt. In Angelegenheiten von Arbeitnehmerstreitigkeiten im Rahmen des Bundesrechts über Bürgerrechte müssen Sie die Mitarbeiterakten aufbewahren, bis der Arbeitgeber und die Bundesbehörde eine Lösung finden oder bis das EOC seine Entscheidung trifft. Da die Akten während des gesamten Streitbeilegungsprozesses aufbewahrt werden müssen, kann es Jahre dauern, bis ein Arbeitgeber die Akten des Mitarbeiters sicher verwerfen kann.
Sicher ist sicher
Da sich die Regeln für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen je nach den Anforderungen des Bundes und der Länder unterscheiden, ist es ratsam, die Aufzeichnungen der Mitarbeiter so lange wie möglich zu führen. Es ist vollkommen in Ordnung, diese Datensätze elektronisch zu speichern, sodass Sie den Papierdatensätzen keinen Platz und keine Ressourcen zuweisen müssen. Es ist ratsam, alle Mitarbeiterakten mindestens drei Jahre lang aufzubewahren, um alle Grundlagen der Bundesvorschriften abzudecken, und länger, um die staatlichen Vorschriften einzuhalten.