Wie lange sollte ein Unternehmen Kreditkartenbelege aufbewahren?

Kunden haben bis zu 18 Monate Zeit, um Gebühren auf ihrer Kreditkartenrechnung zu bestreiten. Wenn Sie die Kreditkartenbelege aus Verkaufstransaktionen nicht aufbewahren, könnte Ihr Unternehmen gezwungen sein, das Geld für den Kauf dem Kreditkartenunternehmen des Kunden zurückzugeben. Wenn sich das Kreditkartenunternehmen auf der Seite des Kunden befindet und Sie keine Quittung zur Bestätigung des Kaufs haben, kann das Unternehmen Ihr Händlerkonto für eine Rückbelastung belasten.

Eine Rückbelastung bestreiten

Der Kreditkartenbeleg für persönliche Transaktionen enthält typischerweise die Unterschrift des Kunden. Wenn Sie die Quittung weggeworfen haben, können Sie nicht nachweisen, dass der Kunde tatsächlich für den Kauf unterschrieben hat. Laut Visa umfassen andere Verfahren zur Anfechtung einer Rückbuchung jegliche Korrespondenz zwischen Ihnen und dem Karteninhaber, bei der er den Kauf bestätigt, sowie andere Informationen auf der Quittung, einschließlich eines Autorisierungscodes. Die Quittung selbst beweist auch, dass Sie die Karte oder Informationen von der Karte zur Eingabe der Transaktion in Ihr Händlerterminal hatten.

Quittungsspeicher

Kreditkartenbelege enthalten Informationen, mit denen Identitätsdiebe betrügerische Konten erstellen und illegale Einkäufe tätigen können. Eine sichere Methode zum Speichern Ihrer Quittungen ist für den Schutz Ihrer Kundeninformationen unerlässlich. Die Federal Trade Commission empfiehlt, alles, was die identifizierenden Informationen eines Kunden enthält, in einem abgeschlossenen Raum oder in einer Akte zu verwahren und die Anzahl der Mitarbeiter, die Zugang zu den Informationen haben, auf so wenige wie möglich zu beschränken. Wenn Sie digitale Kopien der Quittungen aufbewahren, verschlüsseln Sie die Dateien und stellen Sie zwei oder mehr Mitarbeitern Teile der Verschlüsselungsschlüssel zur Verfügung. Dadurch wird sichergestellt, dass niemand alleine auf die Dateien zugreifen kann.

Quittungen zerstören

Obwohl dies von den meisten Unternehmen nicht verlangt wird, stellt die Befolgung der FTC-Entsorgungsregel sicher, dass die Informationen über die Quittungen nach der Vernichtung nicht mehr erkennbar sind. Sie sollten zumindest die Quittungen vernichten. Um jedoch sicherzustellen, dass die Daten nicht erkannt werden können, sollten Sie das Verbrennen der verbleibenden Reste nach dem Vernichten in Betracht ziehen. Alternativ können Sie auch eine Firma beauftragen, die sich auf die Zerstörung von Unternehmensunterlagen spezialisiert hat. Darüber hinaus können Sie theoretisch Daten löschen, indem Sie Computerdateien mehrmals löschen und neu schreiben. Erweiterte Datenabfrageprogramme können jedoch möglicherweise einige der vertraulichen Informationen abrufen. Eine bessere Option ist die Verwendung eines Sicherheitsprogramms, das die Datei löscht und neu schreibt, bis die Originaldatei nicht mehr erkannt werden kann.

Steuern

Der Internal Revenue Service empfiehlt, dass Sie die Dokumentation der Abzüge und Einkünfte mindestens drei Jahre aufbewahren. Das Halten von Kreditkartenbelegen ist nicht obligatorisch, solange Sie andere Unterlagen zum Verkauf haben, wie z. B. Ihre Einzahlungsunterlagen von Ihrem Händlerkonto oder Ihre Registrierkassenbelege. Wenn Sie jedoch eine Ausgleichsbuchung von Ihrer Steuer absetzen möchten, kann der Originalbeleg oder eine Kopie dazu beitragen, den Verlust zu überprüfen, wenn der IRS Ihre Retoure für ein Audit auswählt.

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