So erstellen Sie eine Rechnung in Excel
Wenn Sie ein Unternehmen haben, das Krediten an Ihre Kunden vergeben möchte, müssen Sie sich mit der Rechnungserstellung vertraut machen. Die Rechnung ist eine Rechnung an ein anderes Unternehmen, die den fälligen Gesamtbetrag zusammen mit einer Aufschlüsselung der gekauften Artikel aufführt. Wenn es an der Zeit ist, Rechnungen für die Versendung an Ihre Kunden zu generieren, können Sie den Vorgang durch die Verwendung von Vorlagen in Microsoft Excel vereinfachen.
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Laden Sie Microsoft Excel und klicken Sie auf "Datei" und dann auf "Neu", um das Dialogfeld "Neue Arbeitsmappe" zu öffnen.
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Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt "Microsoft Office Online" oder zu einem ähnlichen Namen, der sich auf der linken Seite des Dialogfelds befindet. Klicken Sie auf "Rechnungen", um eine Vielzahl von Rechnungen zu finden, die Sie für die Anforderungen Ihres kleinen Unternehmens verwenden können. Stellen Sie sicher, dass Sie mit dem Internet verbunden sind.
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Durchsuchen Sie die verfügbaren Rechnungen - Sie haben grundlegende Produktrechnungen sowie Formulare für bestimmte Arten von Dienstleistungen zur Auswahl. Klicken Sie auf eines und wählen Sie "Herunterladen", um es in Ihrer Excel-Kalkulationsdatei anzuzeigen.
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Füllen Sie jedes Feld in der Rechnung aus, für das ein benutzerdefinierter Eintrag erforderlich ist. Dazu gehören der Firmenname und die Adresse, das Logo, die Kunden-ID-Nummer (falls zutreffend), die Zahlungsbedingungen und der offizielle Name des Zahlungsempfängers, um Scheckzahlungen zu erhalten.
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Klicken Sie auf "Datei" und anschließend auf "Speichern", um die neue benutzerdefinierte Rechnungsvorlage in einem Ordner auf Ihrem Computer zu speichern. Benennen Sie die Vorlage nach Kunden. Wenn einer Ihrer Kunden beispielsweise ABC Company ist, können Sie die Datei "ABC_InvoiceTemplate.xls" nennen.
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Füllen Sie die verschiedenen Details in Ihrer Rechnungsvorlage aus, einschließlich einer Beschreibung der von Ihnen gelieferten Produkte, der neuen Rechnungsnummer, ggf. aktualisierter Bedingungen, des Fälligkeitsdatums und der Postanschrift des Kunden. Jedes Mal, wenn Sie der Firma die Vorlage für eine neue Rechnung ausfüllen, können Sie die neue Rechnungsnummer zum neuen Dateinamen hinzufügen und in Ihrem Computerordner speichern. Zum Beispiel "ABC_Invoice101.xls" für die erste Rechnungsnummer 101 und "ABC_Invoice102.xls" für die zweite Rechnungsnummer 102.
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Drucken Sie die ausgefüllte Rechnung als E-Mail an Ihren Kunden oder konvertieren Sie sie mit einer PDF-Konvertierungssoftware in das PDF-Format (eine kostenlose Option finden Sie unter Ressourcen), und senden Sie sie per E-Mail an Ihren Kunden.