So erstellen Sie ein schönes Organigramm

Aus praktischen Gründen, einschließlich der Lesbarkeit, beschränken größere Organisationen das Organigramm normalerweise auf funktionale Verantwortungsbereiche, die Befehlskette und Schlüsselpositionen. Ein kleines Unternehmen kann jedoch jeden Mitarbeiter nach Namen auflisten und das Organigramm trotzdem bequem auf ein Blatt Papier passen. Bei der Auflistung aller Mitarbeiter - im Gegensatz zu einer straffen Organisationshierarchie - kann es schwierig sein, eine saubere, lesbare Kopie zu erstellen. Behandeln Sie dieses Problem, indem Sie den üblichen Formatierungskonventionen folgen und das Layout sorgfältig planen, um ein schönes Organigramm zu erstellen.

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Wählen Sie das Computerprogramm aus, mit dem Sie das Diagramm erstellen möchten. Viele Programme verfügen über vorgefertigte Vorlagen für Organigramme. Verwenden Sie Vorlagen, um mit Leichtigkeit ein professionell aussehendes Dokument zu erstellen. Sie benötigen kein spezielles Programm - Organigramme können mit Standardsoftware wie Microsoft Word, PowerPoint oder Visio erstellt werden.

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Überprüfen Sie die Organisationshierarchie und rationalisieren Sie die Berichtbeziehungen so weit wie möglich. Entscheiden Sie, wie weit Sie die Kette nach Namen auflisten möchten. In einer kleineren Organisation können Sie jede Person anhand ihres Namens identifizieren. Wenn das Diagramm dadurch unübersichtlich wird, sollten Sie nur die Schlüsselpersonen nach Namen und die Gruppen, für die sie verantwortlich sind, nach Abteilungsname oder Funktionsbereich hinzufügen.

3.

Erstellen Sie für jedes Element im Diagramm eine rechteckige Box. Behalten Sie die Größe und den Stil jedes Rechtecks ​​bei, damit das Diagramm konsistent und organisiert aussieht, oder zeigen Sie die Hierarchie visuell an, indem Sie für übergeordnete Funktionen oder Positionen größere Rechtecke verwenden. Mischen und passen Sie keine Formen und Größen an - sonst erscheint das Diagramm unübersichtlich und verwirrend.

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Legen Sie fest, welche Informationen in den einzelnen Feldern des Diagramms enthalten sein sollen. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise die formale Berufsbezeichnung, den Namen des Mitarbeiters, die Pflichten oder Verantwortlichkeiten, die Positionsnummer und die Kontaktinformationen, wie z. B. Telefonerweiterung, auflisten. Erstellen Sie alternativ separate Diagramme, wenn die Informationen dazu führen würden, dass die Felder zu überfüllt erscheinen.

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Wählen Sie eine konsistente Methode, um jede Berichtsbeziehung darzustellen. Wählen Sie ungebrochene Linien für direkte Berichte und gepunktete Linien für indirekte Berichte. Markieren Sie Peer-to-Peer-Beziehungen mit horizontalen Linien zwischen den einzelnen Kästchen. Vermeiden Sie mehrere Zeilen zwischen den einzelnen Boxen sowie diagonale oder wellenförmige Linien. Eine mit zu vielen Zeilen komplizierte Seite ist ein Zeichen, dass Sie das Diagramm komprimieren oder separate Diagramme für bestimmte Unterteilungen oder interne Beziehungen erstellen müssen.

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Formatieren Sie das Diagramm entsprechend. Verwenden Sie eine einfache Geschäftsschriftart in lesbarer Größe. Überbeanspruchen Sie keine Farben, Schattierungen und Hervorhebungen - ein Schwarzweiß-Diagramm ist für das Auge angenehmer. Vermeiden Sie einseitige und unebene Diagramme. Formatieren Sie die Felder stattdessen so, dass sie auf dem Papier zentriert sind.

Spitze

• Datum immer datieren, damit Sie verschiedene Versionen leicht unterscheiden können und sie in der Reihenfolge ordnen können. Dies ist besonders nach einigen Jahren nützlich, wenn Sie historische Organisationsstrukturen nachschlagen müssen.

Warnung

• Bringen Sie nicht zu viel Text in ein Diagramm. Wenn Ihre Organisation zu groß ist, um auf eine Seite zu passen, erstellen Sie für jede Abteilung oder Unterteilung ein separates Diagramm.