So nehmen Sie Änderungen in einem Abrechnungssystem vor
Zu den Optionen für Änderungen an einem Gehaltsabrechnungssystem gehören in der Regel nicht der Wechsel bestimmter Elemente, sondern der Wechsel von einem Handbuch zu einem elektronischen System, die Entscheidung, Lohnabrechnungsdienste auszulagern oder ausgelagerte Lohnabrechnungsdienstleistungen als internen Vorgang zurückzugewinnen. Unabhängig von der Situation sind jedoch bestimmte Überlegungen und Verfahren für eine erfolgreiche Änderung unerlässlich.
Erste Überlegungen
Bevor Sie endgültig entscheiden, ob ein Abrechnungssystem geändert werden soll, sollten Sie am besten prüfen, ob eine Änderung wirtschaftlich sinnvoll ist. Jedes Abrechnungssystem hat Vor- und Nachteile, so dass eine gründliche Analyse ein wichtiger erster Schritt ist. Ein kleines Unternehmen, das mit einer Handvoll Mitarbeitern und einem manuellen Abrechnungssystem beginnt, kann im Laufe der Zeit so stark wachsen, dass die erhöhte Genauigkeit und die Zeitersparnis, die ein computergestütztes Abrechnungssystem bieten kann, die finanzielle Investition wert ist. Ein Unternehmen, das weder über die Ressourcen noch über das Wissen verfügt, um die Gehaltsabrechnung korrekt zu verarbeiten, kann entscheiden, dass die Lohnabrechnung durch Outsourcing eine Möglichkeit ist, dem Unternehmen zu helfen, kostspielige Fehler zu vermeiden.
Timing ist alles
Einer der wichtigsten Aspekte bei Änderungen in einem Abrechnungssystem ist das Timing. Nach Möglichkeit ist es am einfachsten und besten, die Änderung zum Ende einer vierteljährlichen Berichtsperiode vorzunehmen - oder besser noch zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres. Eine Änderung zu Beginn eines Geschäftsjahres kann nicht nur einfacher und bequemer sein, sondern je nach Situation auch die Wahrscheinlichkeit von Konvertierungsfehlern verringern. Bei einer Umstellung von einem Handbuch auf ein Computersystem zur Jahresmitte müssen beispielsweise historische Finanzinformationen manuell in das neue System eingegeben werden. Fehler bei der Dateneingabe können das W-2-Berichtswesen, die Einnahmen und Abzüge sowie die Steuerschuld des Unternehmens erheblich beeinflussen.
Erstellen Sie einen Konvertierungsplan
Die Erstellung eines schriftlichen Plans, der Änderungsverfahren beschreibt und Maßnahmen zur Überwachung des Prozesses enthält, ist ein wesentlicher Schritt. Der Plan sollte Verfahren zum Einrichten des neuen Systems und gegebenenfalls zum Erstellen einer Sicherung des alten Systems und eines Zeitrahmens für die Konvertierung enthalten. Erwägen Sie die Entwicklung von Lösungen für mögliche Probleme oder Probleme, die den Konvertierungsprozess beeinflussen können. Nach Abschluss der Änderung sollte der Plan Maßnahmen enthalten, z. B. das Ausführen identischer Berichte aus dem alten und dem neuen System sowie das Vergleichen der Ergebnisse, um zu überprüfen, ob die Informationen im neuen System korrekt sind.
Gleichzeitige Personalabrechnung durchführen
Legen Sie einen Zeitraum von wenigen Wochen bis zu einigen Monaten fest, in dem das Unternehmen beide Abrechnungssysteme verwendet. Dies ist sowohl notwendig, um die Genauigkeit des neuen Abrechnungssystems weiterhin zu überprüfen, als auch für den Fall, dass das neue System ausfällt, eine Notfallmöglichkeit. Verweisen Sie während dieser Zeit regelmäßig auf Abrechnungsdaten und erstellen Sie Prüfprotokolle, um eventuelle Fehler vom Ursprungsort bis zur ursprünglichen Quelle zurückverfolgen zu können. Wenn das neue System gut läuft und konsistente genaue Daten erzeugt, erstellen Sie eine endgültige Sicherung oder bewahren Sie Papieraufzeichnungen für das alte System auf, bevor Sie die gleichzeitige Verarbeitung abbrechen.