Tabs für HR-Personalordner erstellen

Organisierte und leicht zugängliche Personalmappen sind für den reibungslosen Ablauf einer Personalabteilung unerlässlich. Ein großer Teil der HR-Funktion dreht sich um Mitarbeiterdatensätze, einschließlich deren Erstellung und Pflege. Es ist auch wichtig, die Privatsphäre der Mitarbeiter zu wahren, wie dies von Bundes- und Landesgesetzen vorgeschrieben wird, und gleichzeitig den erforderlichen Zugriff auf Dateien zu ermöglichen. Präzise und beschreibende Registerkarten für Ordner machen den Zugriff auf Informationen einfach und effizient.

Typen

Krankenakten werden häufig durch Bundes- und Landesvorschriften geregelt. Erstellen Sie daher Personalmappen für medizinische Informationen und trennen Sie diese von Ordnern für allgemeine Beschäftigungsinformationen. Zu den medizinischen Informationen gehören Aufzeichnungen über die Entschädigung von Arbeitnehmern, Krankengeschichten, Informationen zu Drogen- und Alkoholtests sowie alle Aufzeichnungen im Zusammenhang mit dem US-amerikanischen Behindertengesetz oder dem Familien- und Krankenurlaubsgesetz.

Abschnitte

Beschriften Sie jeden Mitarbeiterordner mit Namen, Abteilung und Einstellungsdatum. Erstellen Sie innerhalb der Mappe einzelne Abschnitte für verschiedene Arten von Informationen, z. B. für Einstellungsformulare, Steuerunterlagen, Entschädigungen, Anwesenheit, Disziplinarverfahren, jährliche Überprüfungen und Unterlagen zu Leistungen. Stellen Sie sicher, dass für jeden Abschnitt eine Registerkarte vorhanden ist, die über die Breite der in der Datei enthaltenen Dokumente hinausgeht, um Informationen leichter finden zu können.

Materialien

Da es wichtig ist, bestimmte Personaldatensätze vertraulich zu behandeln, ist es ratsam, Verschlussordner zu verwenden, damit jedes Blatt in dem Ordner gesichert wird und nicht herausfallen oder verlegt werden kann. Es gibt Befestigungsordner mit Trennwänden und Registerkarten, auf denen Sie für jeden Abschnitt Datei-Ordner-Labels anbringen können. Verwenden Sie Etiketten, anstatt direkt auf den Registerkarten zu drucken, sodass Sie bei Bedarf später Abschnitte aktualisieren können, indem Sie einfach ein neues Etikett drucken und anbringen.

Empfohlen