So erstellen Sie eine Ja- oder Nein-Spalte in Excel
Die Verwendung von Datenbanksoftware zur Einschränkung von Datenänderungen durch einen Benutzer ist Routine. Die Lernkurve für das Programmieren in Apps wie Microsoft Access kann jedoch mehr Zeit in Anspruch nehmen, als Sie als Eigentümer eines kleinen Unternehmens investieren müssen. Microsoft Excel verfügt über rudimentäre Datenbankfunktionen, und Sie verwenden möglicherweise bereits Arbeitsblätter in Ihrem täglichen Betrieb.
Beim Erstellen einer Dropdown-Liste "Ja" oder "Nein" in Excel wird eine Funktion verwendet, die nur einigen Excel-Benutzern bekannt ist. Die Datenüberprüfung bietet eine Möglichkeit zum Erstellen von Dropdown-Listen mit eingeschränkten Dateneingabeoptionen (z. B. Ja oder Nein). Die Datenvalidierung ist zwar nicht so intuitiv wie einige Excel-Programmierfunktionen, aber die beste Möglichkeit, benutzerfreundliche Excel-Dropdown-Listen zu erstellen, ohne auf separate Datenbank-Apps zurückgreifen zu müssen.
Verwenden der Datenüberprüfung zum Erstellen eines Dropdown-Menüs in Excel
Wenn Sie in Excel eine Ja- oder Nein-Spalte erstellen, müssen Sie eine Frage beantworten. Normalerweise befindet sich diese Frage in einer Zelle und die Dropdown-Liste Ja oder Nein wird in der Zelle direkt rechts neben der Frage eingerichtet. Um eine Ja- oder Nein-Spalte zu erstellen, markieren Sie die Zelle neben der Frage und dann:
- Wählen Sie im Excel-Menüband die Registerkarte "Daten" und klicken Sie auf "Datenprüfung".
- Wählen Sie die Registerkarte "Einstellungen", klicken Sie auf den Dropdownpfeil rechts neben dem Feld "Zulassen" und wählen Sie "Liste".
- Geben Sie die Elemente der Dropdown-Liste getrennt durch Kommas in das Feld "Quelle" ein. Geben Sie für ein Ja oder Nein-Dropdown "Ja, Nein" ohne die Anführungszeichen ein.
- OK klicken."
Ihre Ja- oder Nein-Zelle hat jetzt einen Dropdown-Pfeil auf der rechten Seite. Durch Klicken auf diese Option kann der Benutzer der Kalkulationstabelle "Ja" oder "Nein" auswählen. Sie können Text auch direkt eingeben. Wenn es sich jedoch um etwas anderes als "Ja" oder "Nein" handelt, erscheint die Fehlermeldung "Dieser Wert entspricht nicht den Einschränkungen der Datenvalidierung definiert für diese Zelle "erscheint. Bei Einträgen in einer mit Daten validierten Zelle ist sogar die Groß- und Kleinschreibung zu beachten.
Die Datenvalidierung kann in den meisten Desktop-Versionen von Excel bis zu Excel 2007 programmiert werden. Während Sie die Datenvalidierung nicht mit Online- oder mobilen Versionen von Excel eingeben können, können Sie Dropdown-Listen verwenden, die in Desktop-Versionen erstellt wurden.
Andere Möglichkeiten zur Datenvalidierung
Sie sind nicht auf Listen für datenvalidierte Zellen beschränkt, obwohl Listen häufig verwendet werden. Im Feld Zulassen können Sie verschiedene Validierungskriterien festlegen.
Bei Dropdown-Listen, deren Elemente geändert werden, können Sie eine Excel-Tabelle in dieselbe Arbeitsmappe eingeben und definieren und dann auf diese Tabelle im Feld Quelle verweisen, anstatt Ihre Liste manuell einzugeben. Änderungen an der Tabelle werden automatisch in Ihrer Dropdown-Liste aktualisiert.