So verwalten Sie einen Facility-Wartungsvertrag
Der Lebenszyklus der Verwaltung eines Wartungsvertrags beginnt, bevor ein kleines Unternehmen einen Lieferanten auswählt, der die erforderlichen Dienstleistungen erbringen muss, um die Gebäude und das Gelände in gutem Zustand zu erhalten. Ein Kleinunternehmer kann die Verantwortung übernehmen, die Ausstellung und Verwaltung eines Wartungsvertrags zu beaufsichtigen, oder er könnte die Verantwortung einem Mitarbeiter zuweisen, der die Lieferantenbeziehung für das Unternehmen überwacht.
Anfragen für Vorschläge
Der Prozess zum Anlegen von Wartungsverträgen beginnt in der Regel mit der Erstellung einer Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen (RFP). RFPs beschreiben den Umfang der zu erledigenden Arbeit, und es wird von den Anbietern erwartet, dass sie die Vertragsbedingungen einhalten. RFPs werden in der Regel an Anbieter verschickt, die sich in der Nähe der Einrichtung befinden und die Dienstleistungen erbringen können, die das kleine Unternehmen auszulagern sucht. Durch das Senden der RFPs an mehrere Lieferanten kann der Vertragsmanager mehrere Angebote und die Preise vergleichen, die von jedem Lieferanten in Rechnung gestellt werden sollen.
Hersteller auswählen
Bei der Auswahl eines Anbieters ist die Preiskalkulation wichtig, aber ebenso wichtig ist die Fähigkeit eines Verkäufers, die Vertragsbedingungen einzuhalten. Bei der Auswahl des zu wählenden Anbieters kann es hilfreich sein, herauszufinden, wo jeder Anbieter die gleiche Art von Arbeit ausgeführt hat, und diese Unternehmen anzurufen, um zu erfahren, wie zufrieden sie mit der vom Verkäufer geleisteten Arbeit sind. Durch tatsächliche Besuche vor Ort, um die Qualität der Arbeit der Anbieter zu überprüfen, kann ermittelt werden, welche für einen Vertragsmanager in Frage kommen sollten.
Vertragserfüllung
In einem Vertrag werden in der Regel die Verantwortlichkeiten aufgeführt, zu deren Erfüllung der Verkäufer verpflichtet wurde. Vertragsmanager nehmen häufig Zeit, um die Aktivitäten des Verkäufers und seiner Mitarbeiter regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie die Vertragsbedingungen einhalten. Dies umfasst im Allgemeinen die Überprüfung der Arbeit, für die der Verkäufer eingestellt wurde, und das Feedback von anderen Mitarbeitern des Unternehmens, wie sie das Gefühl haben, dass die Arbeit erledigt wird und wie gut die Mitarbeiter des Verkäufers mit den Mitarbeitern des Unternehmens interagieren. Der Vertragsmanager möchte alle Probleme schnell und professionell angehen, um sicherzustellen, dass der Anbieter seine Pflichten nicht effektiv erfüllt.
Beziehung verwalten
Ein Vertragsmanager dient in der Regel als Ansprechpartner zwischen dem Lieferanten und anderen Abteilungen, auch in kleinen Unternehmen. Der Manager erhält in der Regel die Rechnungen für die erbrachten Leistungen und prüft sie auf Vollständigkeit. Sobald der Manager zufrieden ist, kann er die Rechnung zur Zahlung an die Buchhaltungsabteilung senden. Fragen der Buchhaltungsabteilung werden normalerweise vom Vertragsmanager an den Lieferanten zurückgeleitet, um etwaige Unstimmigkeiten zu beheben.