Zuschüsse für gemeinnützige Organisationen verwalten

Zuschüsse von Stiftungen und Unternehmen unterstützen die Arbeit von gemeinnützigen Organisationen. Für die Recherche, Beantragung und Verwaltung von Stipendien müssen die Prozesse konsequent beachtet werden. Das Grant-Management erfordert etablierte Kontrollen und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen. Die Beziehung der gemeinnützigen Organisation zur finanzierenden Gemeinschaft hängt von der ordnungsgemäßen Verwaltung der Zuschussprozesse, der Verwendung der Mittel und dem Betrieb finanzierter Projekte oder Programme ab. Das Grant Management ermöglicht die zentrale Steuerung der Prozesse und die Überwachung interner Richtlinien.

Grant Manager

Gemeinnützige Organisationen können einen Zuschussverwalter beauftragen oder Zuschussverwaltungsaufgaben einem oder mehreren Mitarbeitern zuweisen. Grant-Manager berichten in der Regel an den Leiter der Entwicklungsabteilungen, die für das Fundraising zuständig sind. Der Zuschussverwalter überwacht die Zuschussaktivitäten, führt Aufzeichnungen und Unterlagen über Zuschüsse, fungiert als Vermittler und koordiniert die Zuschussprozesse mit Führungskräften in anderen Abteilungen. Die Aufgaben des Finanzhilfemanagers könnten die Recherche und Vorlage von Finanzhilfevorschlägen umfassen, die Zusammenarbeit mit dem Programmpersonal zur Deckung des Finanzbedarfs und die Überwachung der Verwendung der gewährten Finanzhilfen. Der Zuschussverwalter entwickelt Beziehungen zu potenziellen Geldgebern und hilft bei der Entwicklung von Jahresberichten und Marketingressourcen wie Website und Broschüren.

Richtlinien und Verfahren

Durch die Entwicklung und den Vertrieb interner Richtlinien und Verfahren, einschließlich der Beschreibung der Finanzhilfemanager, erhalten die Mitarbeiter Anweisungen für die zentrale Kontrolle aller Finanzhilfeaktivitäten, einschließlich des Kontakts mit potenziellen Geldgebern und der Einreichung von Finanzhilfeanträgen. Der Zuschussverwalter ist die Person, die als Hauptansprechpartner für Fragen benannt wird, die Zuschüsse betreffen. Die Mitarbeiter sollten dem Zuschussverwalter Finanzhilfematerial zur Überprüfung und Einreichung vorlegen, um sicherzustellen, dass die Einreichung der Organisation vollständig und professionell ist und die erforderlichen Unterschriften enthält. Ihre Non-Profit-Organisation kann den Mitarbeitern helfen, sich auf die Einführung von Finanzhilfeverwaltungsverfahren vorzubereiten.

Aufzeichnungen

Für die Bewilligungsverwaltung ist ein gut organisiertes Aufbewahrungssystem erforderlich. Ihre Organisation kann eine Datenbank verwenden, um alle Kontakte mit Stiftungen aufzuzeichnen und zu verfolgen. Sie können Dateien für jede Antragstellung des Finanzhilfeantrags erstellen und nach Erhalt eines Prämienpakets neue Dateien erstellen. Ihre Akten sollten aktuelle Kopien der Dokumente enthalten, die im Rahmen des Antrags auf Finanzhilfe verwendet werden, wie z. B. das Schreiben 501 (c) (3) und ein aktuelles Board of Directors. Fügen Sie Korrespondenz, Material von Geldgebern, Recherchen und andere Dateien hinzu, die die Verwaltung der Zuschussaktivitäten der Organisation erleichtern.

Grant Awards

Überprüfen Sie das Zuschussschreiben und das Paket, und achten Sie dabei besonders auf wichtige Termine, Berichtsanforderungen und Einschränkungen bei der Verwendung von Zuschussmitteln. Treffen Sie sich mit den Programmmitarbeitern und wichtigen Finanzmitarbeitern, um das Preispaket zu überprüfen. Der Zuschussverwalter muss möglicherweise sicherstellen, dass Kontrollen vorhanden sind, beispielsweise neue Konten für Zuschussmittel und Verfahren für die Anforderung von Finanzberichten zur Überwachung der Verwendung der Mittel. Koordinieren Sie die Erstellung und Übermittlung von Berichten an den Geldgeber. Einige Organisationen verwenden Projektmanagement- oder Grant-Management-Software für die Zusammenarbeit und die gemeinsame Nutzung von Dateien. Schließen Sie das Finanzierungsjahr ordnungsgemäß mit dem erforderlichen Bericht und einem letzten Dankschreiben ab, das Pläne für die Beantragung künftiger Finanzhilfen enthält.

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