Überwachung und Verbesserung von Arbeitsabläufen

Jedes Unternehmen muss den Betrieb am Arbeitsplatz überwachen, um Strategien zur Verbesserung von Verfahren und Protokollen zu entwickeln. Wenn ein Unternehmen im Umsatz oder in der Größe anwächst, wird die Überwachung immer wichtiger. Die Überwachung der Vorgänge erfordert Managementaufsicht, Mitarbeiterfeedback und Kundenbewertungen. Um die Abläufe zu verbessern, müssen die gesammelten Daten analysiert werden, um die zugrunde liegenden Probleme zu erkennen und Lösungen zu finden.

Datenerfassung über Monitoring und Vermessung

Es gibt viele Möglichkeiten, Daten durch regelmäßige Überwachung und regelmäßige Vermessung zu sammeln. Viele Unternehmen verwenden eine Kundenbindungsmanagement-Software (CRM). Die Softwarefunktionen unterscheiden sich, die meisten bieten jedoch verschiedene Möglichkeiten zur Überwachung des Arbeitsablaufs.

Ausgehende Anrufe, potenzielle Kontaktanrufe und Korrespondenz, Follow-ups und Verkäufe werden in CRM-Tools erfasst. Dank fortschrittlicherer Ressourcen können Geschäftsinhaber die Anrufdauer verstehen. Einige helfen sogar dabei, Bestellungen nachzuverfolgen, neigen dazu, Muster zu kaufen und Folgeangebote zu versenden.

Neben der Technologie können Geschäftsbesitzer Standortüberprüfungen, Mitarbeiterbefragungen und Kundenfeedback verwenden, um wertvolle Daten darüber zu sammeln, wie das Unternehmen sein Produkt oder seine Dienstleistung erbringt. Vor-Ort-Vorgänge können von der Geschäftsführung, den Eigentümern oder von einem externen Beratungsunternehmen ausgeführt werden, wodurch die Sicht eines Außenstehenden auf die Vorgänge ermöglicht wird. Mitarbeiterbefragungen geben wertvolle Rückmeldungen zu Ineffizienzbereichen, die Mitarbeiter täglich erleben, wie beispielsweise konsistente Inventarfragen.

Kundenbewertungen, unabhängig davon, ob sie angefordert oder über soziale Online-Media-Kanäle gesammelt werden, informieren die Unternehmen über die Benutzererfahrung. Manchmal, wenn alles reibungslos zu laufen scheint, weist die Kundenbewertung auf etwas anderes hin, das sonst übersehen wurde.

Daten analysieren und nach Mustern suchen

Unternehmer sollten regelmäßig nach Daten suchen, um Muster zu verstehen und nach Anomalien zu suchen. Obwohl es möglicherweise keine monatliche Überprüfung der Website gibt, können Arbeitgeber andere gesammelte Daten verwenden, um festzustellen, was gut funktioniert und was nicht.

Wenn beispielsweise Kundenbewertungen beanstandet, dass die Kundendienstzeiten länger als 30 Minuten sind, sollte ein Manager nicht warten, um nach einer Lösung zu suchen. Wenn noch keine Mitarbeiterumfragen durchgeführt wurden, ist dies ein guter Zeitpunkt, um eine schnelle Umfrage oder eine Aufforderung zur Rückmeldung zu senden, um Stauprobleme zu ermitteln. Der Manager kann sich auch dafür entscheiden, einige Zeit im Call Center zu verbringen, oder er kann sich sogar als Kunde selbst anrufen, um zu verstehen, was das Problem sein könnte. Die Lösung könnte darin bestehen, eine bessere Schulung durchzuführen oder schnellere Computersysteme zu haben.

Neues Protokoll implementieren

Sobald das Problem im bestehenden Prozess identifiziert wurde, muss das Unternehmen unbedingt Schritte unternehmen, um die Arbeitsabläufe am Arbeitsplatz zu verbessern. Wenn ein neues Anruf- oder Verkaufsprotokoll implementiert ist, muss es als Teil des Betriebshandbuchs beschrieben und an die Mitarbeiter verteilt werden. Zusätzlich zur Verteilung des schriftlichen Protokolls müssen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter regelmäßig und regelmäßig schulen, um das neue Protokoll zur Gewohnheit zu machen. Darüber hinaus sollten Arbeitgeber um Rückmeldungen zu neuen Richtlinien und Verfahren bitten, um diese abzustimmen.

In manchen Fällen ist die Verbesserung von Workflowänderungen einfacher als zu anderen Zeiten. Wenn Bestandsprobleme bestehen, müssen Manager mit Lieferanten Vereinbarungen treffen oder neue finden, die der Nachfrage gerecht werden. Zum Beispiel kann ein Restaurant, das ein beliebtes Lachsgericht hat, aber der derzeitige Anbieter nicht genügend Lachs für den Wochenenddienst des Restaurants bereitstellen, einen Zweitanbieter finden. In vielen Fällen ist dies eine einfachere Lösung, verglichen mit schlechter Lebensmittelqualität oder schlechtem Kundenservice.