So verfolgen Sie die Forderungen einer Arztpraxis
Forderungen sind der Betrag, den Ihre Kunden Ihnen am Ende des Rechnungszeitraums schulden. Sie entstehen, wenn Sie Ihre medizinischen Leistungen zu Kreditbedingungen erbringen. Die ständige Verfolgung Ihrer Forderungen erleichtert die rechtzeitige Zahlung Ihrer Schulden. Ihre Arztpraxis riskiert das Anhäufen von Forderungsausfällen, wenn Sie Ihre Forderungen nicht überwachen. Die Entscheidung, Ihre Gesundheitsdienstleistungen zu Kreditbedingungen anzubieten, ist daher mit der zusätzlichen Verantwortung für die Verwaltung von Forderungen verbunden.
Rechtzeitige Rechnungsstellung
Bereiten Sie Ihre Rechnungen sofort vor, nachdem Sie die medizinischen Leistungen auf Kredit erbracht haben. Jede Rechnung sollte den Namen des Kunden, die Kontonummer, das Transaktionsdatum, eine Beschreibung der erbrachten medizinischen Leistungen, etwaige Preisnachlässe und den zu zahlenden Gesamtbetrag enthalten. Diese Angaben sind sehr wichtig für die Verfolgung Ihrer Forderungen, nachdem Sie sie in Ihre Verkaufsjournale und Hauptbuchkonten übertragen haben. Rechnungen sind auch nützlich für Fehler oder Streitigkeiten wie etwa Über- und Unterzahlungen, die in der Zukunft entstehen können. Führen Sie Folgeanrufe aus, um zu bestätigen, dass Ihre Kunden ihre Rechnungen erhalten haben.
Bericht alter Schuldner
Ein alter Schuldnerbericht ist ein Zeitplan Ihrer Schuldner, der Betrag, den jeder Kunde schuldet, und die Fälligkeitstermine der Schulden. Bereiten Sie einen alten Schuldnerbericht in einer Computertabelle vor. Der Bericht sollte Spalten für Datum, Kundennamen und Kundenkonto-Codes sowie Spalten für 30 Tage, 60 Tage, 90 Tage und 120 Tage enthalten. Listen Sie Ihre Kunden in alphabetischer Reihenfolge in den Zeilen auf, um die Überprüfung zu erleichtern. Überspringen Sie zwei Zeilen nach dem letzten Kundennamen, und fügen Sie die Worte "Gesamtbeträge" ein. Markieren Sie die nebenstehende Zelle in der 30-Tage-Spalte und klicken Sie im Arbeitsblattmenü auf AutoSum, um die gesamten Forderungen für den Zeitraum von 30 Tagen zu erhalten. Wiederholen Sie den Vorgang bis zur 120-Tage-Spalte. Ein derart gealterter Schuldnerbericht fasst die Rechnungen jedes Kunden zusammen und ermöglicht Ihnen, den Einzug der Schulden bei Fälligkeit zu verfolgen. Wenn zum Beispiel eine Rechnung, die 60 Tage nach dem Verkaufsdatum zur Zahlung fällig ist, auf 90 Tage überschreitet, sollte dies einen Alarm auslösen, in dem Sie Erinnerungsschreiben oder E-Mails senden, um die Zahlung anzufordern. Alle Schulden, die länger als 120 Tage ausstehen, sollten aggressivere Maßnahmen auslösen, wie z. B. die Eintreibung von Schuldnersammlern oder die Verklärung von Schuldnern.
Überwachungsraten der Sammlung
Gemäß der Website von Principles of Accounting.com können Sie die Forderungsumsatzquote verwenden, um Ihre Inkasso-Rate zu überwachen. Das Verhältnis zeigt an, wie oft Sie Ihre Forderungen während des Rechnungszeitraums in Bargeld umwandeln konnten. Teilen Sie Ihren Netto-Kreditumsatz durch Ihre durchschnittlichen Netto-Forderungen, um die Umsatzquote Ihrer Forderungen zu berechnen. Die durchschnittliche Nettoforderung aus Forderungen ist die Summe Ihrer Nettoforderungen zu Beginn und am Ende des Zeitraums, dividiert durch zwei. Wenn Ihre Netto-Kreditverkäufe beispielsweise 160.000 US-Dollar, die Nettoeröffnungsforderungen 8.000 US-Dollar und die Nettoabschlussforderungen 10.000 US-Dollar betrugen, beträgt Ihr Forderungsumsatzverhältnis 160.000 US-Dollar / [8.000 US-Dollar + 10.000 US-Dollar / 2] = 160.000 US-Dollar / 17.000 US-Dollar. Sie sollten in der Lage sein, diese Zahl mit den vergangenen Abrechnungsperioden zu vergleichen, um festzustellen, ob Sie die gewünschte Erfolgsbilanz in Ihrem Inkasso haben oder nicht.
Vorsichtsmaßnahmen
Wenn Sie Ihre medizinischen Leistungen auf Kreditbasis bereitstellen, sollten Sie sich zum Ziel gesetzt haben, langfristige Beziehungen zu Kunden aufzubauen und hochkarätige Kunden, wie z. B. Firmenkunden, zu gewinnen. Es ist jedoch ebenso wichtig, Vorsichtsmaßnahmen zu treffen und Ihre Kunden gründlich zu prüfen, bevor Sie Ihre medizinischen Leistungen zu Kreditbedingungen anbieten. Führen Sie Due Diligence-Verfahren durch, z. B. die Überprüfung der Kreditwürdigkeit Ihrer potenziellen Kreditkunden, um die Wahrscheinlichkeit einer Kreditausweitung auf eine hohe Anzahl von Zahlungspflichtigen zu minimieren. Darüber hinaus wird es einfacher, Ihre Forderungen für Ihre Arztpraxis zu verfolgen, wenn Sie über einen zuverlässigen Schuldnerpool verfügen.